Пам’ятаєте цитату з «Аліса в задзеркаллі» Льюїса Керролла: «Треба бігти з усіх ніг, щоб тільки залишатися на місці, а щоб кудись потрапити, треба бігти хоча б удвічі швидше!»? Як на мене, ніщо краще не характеризує роботу юриста «ін-хауза» сьогодні. І якщо хтось ще думає, що це переважно робота з документами і текстами, вміння розуміти складну юридичну мову і нею ж користуватись, скажу прямо: це теж вже далеке минуле.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Роль юридичної команди в компанії сьогодні дуже влучно описуються словами business partner guardian: бути партнером, членом бізнес-команди, допомагаючи досягати поставлених цілей, і разом з тим оберігати від ризиків, забезпечувати, щоб проекти і бізнес-процеси втілювались відповідно вимогам закону. І на своєму прикладі можу сказати, що командна робота є ключовим елементом успіху. Все, про що я пишу тут, є суто командною роботою!
В компаніях, де юридичні команди маленькі (а в «ЛОРЕАЛЬ-Україна», приміром, це два юристи та інтерн, які підтримують 4 самостійні напрямки бізнесу), роль юриста стає ще більш вагома — потрібно не тільки забезпечити юридичну експертизу, а й побудувати внутрішні бізнес-процеси таким чином, щоб вони могли діяти автономно, без залучення юридичної підтримки на постійній основі. Треба навчити комерційну, маркетингову та інші команди самим бути експертами з юридичних питань у їх щоденній діяльності. Тому одними з найактуальніших та найнеобхідніших навичок у нашій команді стають, як не дивно, креативність та творчий підхід у вирішенні задач.
Як навчити складним вимогам закону наших колег з інших підрозділів? Як зробити процеси в компанії швидкими, простими, зрозумілими і водночас такими, що убезпечать від ризиків? Основні вимоги, які ми виділили і ставимо зараз перед собою, це:
- максимальна візуалізація юридичного контенту,
- «переклад» його зрозумілою та простою мовою,
- діджиталізація всієї інформації (уникнення, де можливо, паперових документів, доступ з будь-якого місця та з різних приладів),
- простота та швидкість.
Що ми можемо порадити зі свого досвіду? Не менш важливим, ніж візуальний дизайн, є дизайн мислення - щоб побудувати вдалий процес чи документ, ми вчимося дивитись на нього очами наших внутрішніх клієнтів, перевіряємо, як вони розуміють наданий варіант, тестуємо з ними, змінюємо. Перша наша мета - це зручність для них. Ми також слідкуємо за інноваціями, розвитком технологій, і не тільки в юридичній сфері, й шукаємо можливості їх застосування для нас.
Втілення цих вимог і підходів у повсякденну роботу юридичної команди стає нашою реальністю, а креативність та творчість - невід’ємною частиною буденної роботи. Я не помилилася, назвавши це навичками, бо впевнена, що цьому можна і потрібно вчитись та відпрацьовувати на практиці.
Що ми маємо вже в компанії «ЛОРЕАЛЬ Україна»? Основною нашою метою, коли ми починали, було: «Вся юридична інформація може бути легко знайдена на єдиному ресурсі». Тож якщо хочеш дізнатись, як самому зробити інтранет-сайт - запитай у юриста. Наша команда створила такий внутрішній юридичний сайт самостійно, на ньому працівники компанії можуть знайти наші контакти, зони відповідальності, основні юридичні процеси, консультації та матеріали тренінгів, скачати корпоративні документи, які запитує партнер, знайти посилання на важливі зовнішні ресурси (наприклад, де можна перевірити на наявність ризиків потенційного нового постачальника), зразки документів. Ми зробили також на цьому сайті «чат з юристом», де можна онлайн задати коротке питання та отримати швидку відповідь.
Робота з договорами - величезна частина нашого повсякденного життя. Тут є великі можливості для інновацій, удосконалення процесів та автоматизації. Ми почали зі створення бази темплейтів договорів. Наразі на інтернет-сайті наш внутрішній клієнт може легко знайти потрібний документ, зайшовши в потрібну директорію (наприклад, «договори з клієнтами»), і відкривши документ, він має заповнити лише кілька «відкритих» полів.
Сусідній розділ інтранету - внутрішня електронна система затвердження договорів. Ми встигли зробити запуск у кінці 2019 р., так що в період карантину ввійшли вже підготовлені та навчені затвердженню договорів онлайн. Поки ми очікуємо оновлення глобальної версії цієї системи в корпорації наступного року, рухаємось вперед із введенням електронного підпису та замислюємось над зміною дизайну самих темплейтів: а чому б не зробити договір легко читабельним, з візуалізацією ключових моментів чи різних тем регулювання?
Такі принципи ми вже втілили у виданні нової внутрішньої процедури з підписання договорів. Це інтерактивний електронний документ, у якому є зручна навігація між розділами: зі змісту на першій сторінці можна відразу потрапити в необхідну частину документа, натиснувши на її назву кнопкою мишки, так само і повернутись назад до змісту. Ми виділили різні розділи за допомогою кольорового оформлення, додали ілюстрації. До того ж, документ містить активні лінки, що дозволяють відразу перейти на документ, на який посилається процедура, відкрити довіреність на підписання документів, перейти на відповідний розділ інтранету, зайти в систему електронного затвердження договорів, відкрити темплейт договору або посилання на зовнішній інтернет-ресурс (наприклад, для перевірки благонадійності контрагента). Тобто це процедура, яка дозволяє відразу з легкістю реалізувати ті процеси, про які в ній ідеться.
Подібних ідей у нас ще багато. І ми із задоволенням переймаємо досвід колег. Наприклад, у Чехії юристи розробили тренінгові матеріали з теми «Захист персональних даних» у вигляді коміксу, що виявилося дуже вдалою ідеєю.
Ми бачимо, що такий підхід швидко стає глобальним трендом. Legal Design вже є окремим предметом у деяких західних університетах на факультетах права, в Європі створюються цілі агентства, які спеціалізуються на цьому напрямі. Тож ми маємо не тільки чому навчитись, а й у кого повчитись. Головне для нас - можливість працювати в компанії, де експериментувати і пробувати нове є загальною практикою, і ми в «ЛОРЕАЛЬ Україна» не тільки не маємо в цьому перепон, а й отримуємо повсякчасну підтримку.
Читайте також: «Ukrainian Women in Law 2020».
Ну, і на останок. Якщо запитаєте, що мені корисно було прочитати, можу порадити:
- для натхнення - Елізабет Ґілберт «Велика магія: Творче життя без страху»,
- для впевненості в собі - Том Келлі, Девід Келлі «Творча впевненість. Як розкрити свiй потенцiал»,
- щоб знайти цікаві ідеї для юридичної сфери - Margaret Hagan Law by Design (https://www.lawbydesign.co/legal-design/).
І так, бігти вдвічі швидше в цьому напрямку - це отримувати ще й величезне задоволення, відчуття самореалізації та нескінченну енергію, яку дає, напевне, тільки творчість.