Як показав 2022-й, найкраще, що може зробити бізнес зараз, — то працювати далі. За рахунок цього в нашій країні буде забезпечено колообіг фінансів та наповнення бюджету. Проте, щоб рухатися вперед, потрібно ставити цілі та планувати їх виконання.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Плануючи стратегічні завдання на цей рік, керівники, як завжди, повинні насамперед після плану продажів проаналізувати питання безпеки свого бізнесу.
Бізнес вже вміє працювати через ризикоорієнтований підхід. Однак війна додала та загострила декілька з пунктів у переліку таких загроз. У цій статті актуалізовані ці ризики та інструменти протидії їм, про які повинні знати не тільки юристи, а й керівники компаній.
Всі надані рекомендації стосуються дій та інструментів на стадії до початку виникнення проблеми. Бо після настання негативних наслідків до роботи долучаються юристи, адвокати, PR-, IT- та інші спеціалісти. Починаються певні процеси, на які бізнес вже не має змоги впливати, а може лише очікувати результатів такої роботи. Своєю чергою, результати таких процесів залежать від того, наскільки добре була виконана домашня робота.
Ось саме про цю домашню роботу, що передує настанню ризиків або їх мінімізує, і йтиметься далі. Для легкості сприйняття розподілимо ці питання на дві групи: питання гігієни, тобто безумовні процеси, що повинні завжди виконуватися, та ті дії, що потрібно зробити.
І. Гігієна
Гігієна має у своєму сенсі дії, які повинні бути апріорі виконані юридичним відділом або зовнішніми радниками на підприємстві. Це рутинні, обов’язкові дії, необхідність яких навіть не обговорюється.
1. Робота з новими контрагентами
a. Перевірка нового контрагента
Ретельне вивчення реєстрів юридичних осіб, судових рішень, податкових та інших боржників надає 80% інформації для прийняття рішення. Звичайно, що зараз певні труднощі з доступами до реєстрів, але їх поступово відкривають чи майже відкрили.
Крім того, на сьогодні питання підсанкційності є принциповим. Процес визначення, чи підпадають під санкції фізичні або юридичні особи, з якими плануєте працювати, — непроста робота, але потрібна. Та, звісно, до цих процесів зараз додався ще аналіз інформації про бенефіціарів, на предмет пов’язаності з рф.
Наступним кроком є пошук через інтернет відгуків та іншої інформації, який завжди надає максимум відомостей про контрагента.
І наостанок — фактична перевірка на місці — є об’єктивно найскладнішим завданням. Якщо бізнес має багато контрагентів, що знаходяться не тільки по всій Україні, а й за кордоном, зробити таку перевірку — дороге задоволення. Більш ефективним є підхід, коли контрагент для підтвердження своєї надійності сам повинен надати документи, що запевняють у його благонадійності.
b. Перевірка договору, що наданий контрагентом
Договори, надані контрагентами, звісно, повинні проходити ретельну перевірку. Обов’язкові пункти, яким необхідно приділити більше уваги, — це імплементація дієвого механізму у разі настання форс-мажору чи істотної зміни обставин.
Також добре себе зарекомендували відносно нові інструменти до договорів — «Запевнення». Їх оформлюють окремим розділом, у якому йдеться про способи вирішення питання розподілу відповідальності у разі недотримання договору.
2. Супровід значущих угод (щодо придбання нерухомості чи корпоративних прав) та супровід загальних зборів товариства
Гадаю, окремого коментування ці позиції не потребують. Ризик припуститися помилки у таких угодах може коштувати великих збитків, а юристу — роботи.
3. Увага до запитів державних та правоохоронних органів
Ненадання відповіді чи її несвоєчасне надання є прямою підставою для отримання негативного процесуального наслідку у вигляді, наприклад, позапланової перевірки чи обшуку.
Кожен запит повинен сприйматися вкрай серйозно. Навіть якщо спочатку здається, що це не стосується вашого бізнесу, лише питання щодо контрагента, це пастка, що може мати продовження. Потрібно прогнозувати відразу, що саме цей документ надалі буде використовуватися у суді і на його змісті базуватиметься частина стратегії захисту.
4. Контроль інформації та кореспонденції
Усі юристи розуміють значення пропуску процесуальних строків. Це, мабуть, один з найприкріших сценаріїв при виникненні проблеми. Процес програно, наприклад, бо поштар не доставив документ або бухгалтер не встиг подивитися повідомлення у кабінеті платника податків.
Стандартним пакетом для контролю є наступні об’єкти:
— моніторинг інформації про всіх підконтрольних суб’єктів господарювання, керівництво та бенефіціарів як у всіх відповідних реєстрах, так і через інструменти, що надають інформацію про згадування в інтернеті;
— моніторинг, відповідно, усіх пошт (електронної, що вказана в реєстрі, у кабінеті платника податків та звичайної пошти, що обслуговує «Укрпошта»).
ІІ. Потрібно зробити
Тепер перейдемо до проактивних дій, необхідних понад заходи гігієни. Кризові та інші явища на ринках змушують констатувати, що режим турбулентності може спричинити проблеми навіть там, де раніше було все спокійно.
1. Аудит щодо корпоративного структурування
Підприємство може бути сумлінним платником податків та надійним контрагентом. Але життя, дії державних органів та місця влучання ракет — то є речі непередбачувані. Корпоративна оптимізація нагадає про слабкі та сильні сторони.
Крім питань виникнення проблем ззовні, у разі партнерства у бізнесі проблеми можуть виникнути і всередині компанії. Від конфлікту між партнерами ніхто не застрахований.
З досвіду можу запевнити, що такий механізм, як корпоративний договір, вирішує дуже багато питань. При правильній роботі над цим документом можна на 99% виключити судову перспективу.
Буде доречним актуалізувати (згадати) інформацію щодо механізму зміни складу власників, порядку вступу й виходу учасників та обмежень щодо дій директора. У разі конфлікту зазначені норми вже змінити буде неможливо, але знання цих правил дасть змогу діяти на випередження.
2. Аудит податкової схеми
Зміни у податковому законодавстві, що сталися під час війни, та зміни, що плануються, вказують на те, що податковим перевіркам та донарахуванням бути. Враховуючи необхідність наповнення бюджету, в майбутньому точно будуть проактивні дії податківців. Аудит господарської діяльності підприємства податковими спеціалістами допоможе передбачити та мінімізувати проблеми. Керівники бізнесу повинні розуміти, де можуть бути потенційні підстави для кримінальних проваджень (за ст. 212 КК України «Ухилення від сплати податків, зборів»), а де — лише невеликі штрафи або донарахування.
3. Актуалізація інформації щодо наявності документів, що посвідчують право власності на майно та активи компанії
У разі їх відсутності або втрати необхідно поставити це питання на вирішення. Ці документи, як завжди, потім знадобляться терміново. І від швидкості та взагалі можливості їх відшукати залежатиме розмір збитків для бізнесу.
4. Аудит відповідальності власників бізнесу
Попередження проблем у бенефіціара — це головна зброя, що допоможе вистояти всій компанії. На сьогодні власник бізнесу стає мішенню у разі, якщо він є директором за посадою. Крім того, інколи може бути використана ситуація, коли бенефіціар оформляє на себе як на фізичну особу майно, що використовується у господарській діяльності.
Є ефективні рішення, а є другорядні, рятувальні. Власник бізнесу не повинен бути директором і крапка. Це і є єдине ефективне правило, що забезпечить директора передусім свободою у всіх розуміннях.
5. Підготовка топменеджменту та персоналу до перевірок і обшуків
Підготовка колективу компанії повинна поділятися на підготовку керівництва та окремо — персоналу підприємства. Якщо перейти до питання, наскільки часто проводити такі заходи, то середня відповідь — раз на рік. Але тренінгів багато не буває. Інформація щодо алгоритму дій вивітрюється надшвидко з пам’яті. І це не дивно, зазвичай це нудна інформація. Тому рекомендація для юристів, що проводять такі заходи, — не більше двох правил колективу на запам’ятовування та жодного згадування статей законів. Більшої інформації жодна людина у стресі не згадає. Та у чому сенс, якщо у будь-якому разі приїде адвокат, що супроводжуватиме цей процес.
6. Імплементація механізмів відповідальності співробітників компанії (в разі їх відсутності)
Чинне законодавство має кілька дієвих механізмів: укладання договорів матеріальної відповідальності та призначення співробітників на певні посади (керівник структурного підрозділу, головний інженер, відповідальний за безпеку праці та ін.).
Такі рішення допомагають мінімізувати витрати всередині компанії у разі виявлення розтрати та розосередити відповідальність у разі настання підстав, наприклад, для кримінальних справ.
Окремо тут також зазначу про договори щодо нерозголошення та неконкуренцію зі співробітниками. Чи повинні вони бути — так! Чи виграємо судовий процес (раптом що) — відповіді чіткої немає. Але як інструмент превентивної психологічної протидії намірам зашкодити компанії працює добре.
7. Робота з чинними договорами, підписання не підписаного
За час своєї роботи не побачив жодного підприємства, де б ці питання були вирішені на постійній основі.
Зараз є актуальними питання стягнення заборгованості. Для вирішення цих завдань у компанії як мінімум повинні бути підписані та пролонговані всі договори та бути у розпорядженні укладені видаткові накладні або акти наданих послуг. Так, заборгованість можна стягнути й без укладеного у письмовій формі договору лише на підставі видаткових накладних, але ж тоді позивач не матиме змоги претендувати на штрафні санкції.
У цій статті розглянуто питання роботи з ризиками та безпекою бізнесу очима юристів. Звичайно, ризиків є більше: витоки інформації, репутаційні скандали, інформаційні чи кібератаки. Але то вже інша історія та контент інших авторів (PR-, HR-, ІТ- та GR-спеціалістів).
Підсумки
Приділяйте увагу здоров’ю свого бізнесу ще до початку виникнення проблем. Це дасть змогу керувати цими процесами та адмініструвати ризики, а не чекати результатів судового розгляду.