Короткий огляд-нагадування, про що має пам’ятати замовник наприкінці року.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Так, уповноважена особа має багато про що пам’ятати і протягом всього року. Проте саме наприкінці року навантаження на закупівельників збільшується в рази, адже потрібно забезпечити безперебійне функціонування установи на початку наступного року, провести нагальні закупівлі, не забути прозвітувати про виконання договорів. Це все не враховуючи поточної роботи.
Читайте також: "Звітуємо про виконання договорів 2023 року вчасно і правильно. Частина 2"
Отже, що обов’язково має врахувати замовник, завершаючи закупівельний рік.
Угрудні зазвичай з’являється необхідність провести численні закупівлі й обов’язково до кінця року.
Закупівлі ці не планувалися заздалегідь, кошти під них виділені саме наприкінці року, або ж мала місце економія внаслідок розірвання договорів, укладання додаткових угод тощо. Тому замовник обирає закупівлю, керуючись винятково очікуваною вартістю — прямий договір, відкриті торги чи електронний каталог. Це підтверджується абз. 3 п. 15 Особливостей, а саме: якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена в поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
До речі, нагадаю занадто обережним чи занадто невпевненим у собі і своїх знаннях замовникам, що жоден нормативно-правовий акт законодавства у сфері закупівель не містить такого поняття, як «річна сума закупівель за кодом ДК», або щось подібне, чим так часто оперують замовники.
Так Особливостями передбачено, що:
- Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом (пункт 3).
- Забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (пункт 5).
- Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (пункт 6).
- Закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів) (пункт 14).
Отже, замовник здійснює закупівлі на підставі наявної потреби (планової потреби), при цьому він не має права ділити предмет закупівлі на частини, придбавати товари/ роботи/ послуги без проведення процедури закупівлі (якщо її проведення необхідне) та дотримується принципів здійснення закупівель.
Тобто відсутня пряма вимога додавати всі закупівлі, що відбувалися за тим чи іншим кодом протягом року та обирати закупівлю в залежності від обрахованої суми. І якщо з’явилася нова потреба, наявні зекономлені чи додатково виділені кошти — це все є нова потреба та нова закупівля. А щоб уникнути поділу предмета закупівлі, вважаю достатнім чітко та неухильно дотримуватися норм законодавства у сфері закупівель, що визначені в першу чергу Законом України «Про публічні закупівлі», Особливостями здійснення закупівель, що затверджені Постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178, Наказом Мінекономіки № 708 від 15.04.2020 «Про затвердження порядку визначення предмета закупівлі» та іншими нормативно-правовими актами.
Як бачимо, електронні закупівлі вже мають свої легенди та перекази.
Замовник має перевірити договори, що були укладені протягом року та вжити заходи до їх закриття або у разі потреби продовжити їх на наступний рік у розмірі до 20 %.
Щоб закрити виконаний договір, замовник додатковою угодою приводить договір у відповідність до фактичного виконання. Так, щоб залишки за договором у кількісному та вартісному виразах дорівнювали нулю.
Ще одна щорічна дія замовника — подовження договору на наступний рік до 20 %, що передбачено підп. 8 п.19 Особливостей.
Яких саме договорів це стосується:
Договір, що укладений в результаті проведення відкритих торгів, застосування запиту пропозицій постачальників (електронний каталог) або одного із винятків, передбачених п. 13 Особливостей. Адже всі ці договори в обов’язковому порядку включають порядок зміни умов договору.
І вчергове звертаю увагу, що жодним нормативно-правовим актом не встановлено, що перелік підстав для зміни істотних умов договору визначається вибірково, в залежності від предмета закупівлі.
Договір має бути діючим, строк дії якого ще не минув. Якщо строк дії договору 31.12.2023, то додаткова угода про продовження строку укладається до вказаної дати.
Сума договору може бути збільшена до 20 %. Для розрахунку береться сума після урахування всіх змін, що вносилися до договору протягом його дії.
Строк, на який продовжується договір, не обмежено, але він має бути достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року.
Замовник не може просто продовжити строк дії договору, не проводячи процедуру закупівлі на початку наступного року. Тобто, не кожний договір, що містить зазначену підставу про внесення змін до його істотних умов може бути подовжений таким чином. Наприклад, договір укладений на підставі під. 5 п. 13 Особливостей (з так званим «монополістом»). Оскільки замовник не має підстав проводити відкриті торги, а знову укладе прямий договір на наступний рік, він не повинен подовжувати діючий договір до 20 %, оскільки не зможе виконати всі встановлені умови.
Ще одне поширене запитання — чи можна подовжити таким чином договір на закупівлю лікарських засобів/ медичних виробів, закупівля яких має здійснюватися виключно через електронний каталог. Так, звичайно, якщо замовник має намір в наступному році провести також і закупівлю товарів, що до каталогу не включені. Тобто у замовника є підстава для проведення відкритих торгів у наступному році. Вимоги про співпадіння конкретної назви товарів або МНН при закупівлі лікарських засобів не встановлено.
Кількість договорів, дію яких замовник може таким чином продовжити, не обмежена. При наявності декількох діючих договорів за одним предметом закупівлі, замовник може продовжити більше одного із них, проте буде зобов’язаний провести таку ж кількість процедур закупівель.
Видатки на закупівлю обов’язково повинні бути затверджені.
Звітування про виконання договору.
Звіт оприлюднюється протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.
Якщо договір діє до 31.12.2023, то двадцятий робочий день — 26.01.2024. Додаткових вихідних у січні наступного року не встановлено, 01.01.2024 — робочий день.
Для оприлюднення звіту про виконання договір має бути повністю виконаний сторонами та додатковими угодами приведений у відповідність до факту.
Особливостями передбачено звітування про виконання лише щодо договорів, укладених в результаті відкритих торгів.
Проте нагадаю, норми ст. 8 Закону, якою визначено, що моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії.
Так само п. 23 Особливостей передбачено, що органи державного фінансового контролю здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель.
Під такими закупівлями маються на увазі як проведені на підставі п. 13 Особливостей, тобто укладення прямих договорів за винятками так і прямі договори, укладені відповідно до очікуваної вартості закупівлі. Вкотре підкреслюю, що при вартості закупівлі до 50 000 грн закупівля лише включається до річного плану, звіт про укладений договір не оприлюднюється. Значення має не вартість закупівлі, а сам факт оприлюднення в системі звіту про договір, укладений без застосування електронної системи закупівель.
І, звичайно, планування та проведення закупівель на наступний рік.
Законом та Особливостями не встановлено обов’язку замовника складати та затверджувати річний план закупівель на підставі кошторису (тимчасового кошторису), фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних коштів).
Замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році, може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати закупівлю за відповідним предметом закупівлі.
Враховуючи, що Особливостями передбачене дотримання замовниками принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом стосовно до будь-яких закупівель (зокрема і договорів, укладених без застосування електронної системи закупівель), раджу при плануванні закупівель наступного року приділити належну увагу визначенню потреби в товарах, роботах та послугах, аналізу та дослідженню ринку, розрахунку очікуваної вартості, опису технічних та якісних характеристик для предмета закупівлі.
Отримана інформація стане в нагоді при підготовці відповідей на запити контролюючих органів, так само як і посилання на використання Примірної методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275.
Отже, підсумовуючи викладене, замовник, завершуючи рік:
- проводить закупівлі відповідно до наявної потреби;
- закриває виконані договори;
- продовжує у разі потреби договори на 20%;
- здійснює закупівлі відповідно до планової потреби наступного року;
- звітує про виконання договорів не пізніше 26.01.2024.