Закупівельний 2024 рік добігає кінця, а це означає, що замовникам необхідно правильно завершити усі розпочаті процедури закупівель, прозвітувати про виконання договорів та забезпечити установу необхідними послугами чи товаром на початку нового року, від постачання яких прямо залежить діяльність замовника.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
По-перше, мають бути завершені закупівлі, які здійснювалися впродовж року; по-друге, замовники ще на початку грудня плануються закупівлі на наступний рік. Насамперед це стосується закупівель комунальних послуг, електричної енергії та природного газу.
У грудні зазвичай маємо багато термінових закупівель. Важливо вірно вибрати закупівлю та провести її без порушень.
Замовники для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році, можуть наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати закупівлю за відповідним предметом закупівлі.
Водночас при укладанні договору про закупівлю за результатом процедури розпоряднику (одержувачу) бюджетних коштів необхідно обов’язково враховувати вимоги частини першої статті 23 та частини четвертої статті 48 Бюджетного кодексу України, які забороняють взяття розпорядниками (одержувачами) бюджетних зобов’язань та здійснення платежів без відповідних бюджетних асигнувань, що своєю чергою надаються відповідно до встановлених бюджетних призначень. Тому я рекомендую в проєкті договору про закупівлю передбачити відповідний порядок виникнення договірних зобов’язань залежно від реального фінансування.
Водночас замовникам необхідно пам’ятати, що істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених пунктом 19 Особливостей. Якщо замовник ухвалює рішення не продовжувати дію договору на наступний рік, тоді в такому випадку він додатковою угодою обов'язково зменшує вартість та обсяг договору до фактично виконаного. У разі необхідності – оприлюднює звіт про виконання договору.
Що необхідно знати замовнику при звітуванні про виконання договору?
Законодавством передбачено публікацію звіту про виконання договору впродовж 20 робочих днів із дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання. Крім цього, звертаю увагу, що закон не містить вимоги про обов’язкову публікацію звіту про виконання договору на підставі, що настала раніше за інші.
Замовник сам вибирає: публікувати звіт після останньої оплати за договором (якщо вона здійснювалася після поставки товару) чи після завершення строку дії договору. У разі дії договору до 31.12.2024, 20-й робочий день припадає на 28.01.2024.
Особливостями передбачено оприлюднення звіту про виконання договору, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей:
- в результаті проведення відкритих торгів;
- в результаті використання електронного каталогу для закупівлі товару.
Що стосується договорів, укладених на підставі пунктів 11 та 13 Особливостей, то законодавством не передбачено оприлюднення звіту про виконання таких договорів. Проте в разі виконання договору замовник може ухвалити рішення про оприлюднення звіту про виконання такого договору, керуючись певними міркуваннями. Оприлюднення звіту про виконання договору у випадках, не передбачених законодавством, не є порушенням.
І я завжди рекомендую все-таки звітувати в закупівлях особливо по пункту 13 Особливостей. Для замовника оприлюднити звіт про виконання договору не займе насправді багато часу і не потребує значних зусиль, однак приведений договір у відповідність ніколи не викликатиме додаткових питань із боку контролюючих органів.
І також звертаю вашу увагу: в закупівлях, в яких застосовувалася локалізація, замовники разом зі звітом про виконання договору оприлюднюють в електронній системі закупівель підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару.
Державна аудиторська служба під час здійснення моніторингу (на початку року) встановлює порушення у вигляді неоприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю. Зокрема, в закупівлі UA-2023-12-04-013761-a органами державного фінансового контролю встановлено, що при виконанні сторонами Договору зобов’язань за ним в повному обсязі у грудні 2023 року (відповідно до наданої Замовником інформації та документів) та завершення строку дії цього договору 31.12.2023, звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднено Замовником лише під час моніторингу (08.02.2024).
Аналогічне порушення аудиторами було встановлено в закупівлі UA-2023-11-24-013526-a. У висновку про результати проведення моніторингу зазначається, що Замовник оприлюднив звіт про виконання договору про закупівлю (13 лютого 2024 року о 12:46) з порушенням строку оприлюднення інформації, визначеного пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.
Продовження строку дії договору на наступний рік
Можливість продовжити термін дії договору на наступний рік є необхідною, коли закупівля на наступний рік ще не проведена, а предметом закупівлі є товари/послуги, споживання яких має характер безперервний або ж близький до такого, і не може бути припинено до завершення закупівлі. Тому замовник має забезпечити для себе безперебійне постачання, наприклад, електроенергії, природного газу, пального, лікарських засобів, кейтерингових послуг тощо. Відповідно до пункту 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої-п’ятої, сьомої-дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей.
Пунктом 19 Особливостей визначено, що істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13) цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім визначених випадків.
Водночас пунктом 57 Порядку формування та використання електронного каталогу передбачено, що Запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням підстав та в разі потреби – із зазначенням порядку змін його умов.
Отже, перелік підстав для зміни істотних умов договору включається в договори, укладені в результаті відкритих торгів (з особливостями), на підставі одного із зазначених в пункті 13 Особливостей винятків та запиту пропозицій постачальників. Вказані підстави можуть бути застосовані для внесення змін до істотних умов договору про закупівлю.
Підпунктом 8 пункту 19 Особливостей передбачається зміна умов у зв’язку із застосуванням положень частини шостої статті 41 Закону.
Частиною шостою статті 41 Закону визначено, що дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.
Якщо замовником буде ухвалено рішення щодо продовження строку дії договору, укладеного шляхом запиту пропозиції постачальників, то в такому випадку замовнику необхідно буде провести процедуру закупівлі відкритих торгів.
Замовник продовжує дію договору на строк, який вважає за необхідний для проведення закупівлі.
Звертаю увагу, що наявні випадки, коли органи державного фінансового контролю під час здійснення моніторингу (на початку року) встановлюють порушення у вигляді внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, не передбачених законом. Порушення полягає в тому, що замовник продовжив дію договору на 20%, проте в електронній системі закупівель відсутня інформація про оголошення/проведення процедури закупівлі за аналогічним предметом закупівлі.
Зокрема, в закупівлі UA-2023-11-15-011149-a за результатами проведення моніторингу органами ДАСУ встановлено, що Замовником 18 грудня 2023 року укладено договір із переможцем торгів на постачання товару. Також моніторингом установлено, що Замовник уклав додаткову угоду до Договору, керуючись підпунктом 8 пункту 19 Постанови №1178, яким передбачено зміни умов договору у зв’язку із застосуванням положень частини 6 статті 41 Закону. Водночас, відповідно до інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, станом на дату оприлюднення повідомлення про початок здійснення моніторингу зазначеної процедури закупівлі (8 лютого 2024 року) Замовник не оголосив (не провів) відповідну процедуру закупівлі за аналогічним предметом закупівлі. Отже, Замовник уклав додаткову угоду від 29 грудня 2023 року №1 до Договору за відсутності умов, визначених частиною 6 статті 41 Закону, чим порушив вимоги підпункту 8 пункту 19 Постанови №1178. Замовника зобов'язано здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, зокрема шляхом розірвання договору про закупівлю.
Тому якщо замовником було ухвалено рішення про продовження дії договору на 20%, він зобов’язаний оголосити процедуру закупівлі відповідних товарів/послуг на початку наступного року.
Замовник сам аналізує та обирає, який із договорів буде продовжено, а який закрито, виходячи з вартості договору, асортиментного переліку товарів тощо.
Якщо замовник не продовжує дію договору на наступний рік, то замовник додатковою угодою обов'язково зменшує вартість та обсяг договору до фактично виконаного. У разі необхідності – оприлюднює звіт про виконання договору.
Пам’ятаємо! Неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звітів по закупівлях тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі від 1700 грн. За неправомірне та безпідставне збільшення договорів на 20% – штраф для керівника замовника становитиме від 25500 грн.
Отже, завершуйте правильно рік, що вже минає. І вдалих вам закупівель у новому 2025 році!