Корпоративний захист бізнесу є одним з ключових завдань його власника. Забезпечення належного рівня безпеки, перш за все, унеможливить втрату контролю над компанією або активами, а також стане впевненим фундаментом для розвитку та масштабування бізнесу. Варто зазначити, що 2020 р. був роком випробувань, зокрема для сфери корпоративного захисту бізнесу.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Зміна парадигми організації звичного та звичайного ритму бізнесових процесів, введення обмежень окремих видів діяльності в певні періоди, обмеження пересування та перехід багатьох сфер на «надомний» режим роботи, безумовно, мали вплив і на питання безпеки бізнесу та його захисту від негативних елементів. Планування корпоративної безпеки на новий рік слід розпочинати з комплексного юридичного аудиту всіх аспектів ведення бізнесу. Виявлення існуючих проблем фінансової і юридичної діяльності компанії на ранніх етапах може допомогти виправити їх до настання будь-яких негативних наслідків. Базове дослідження має включати:
- аналіз корпоративної структури компанії та її установчих документів;
- перевірку правильності оформлення прав на активи, договірних зобов'язань;
- з'ясування статусу поточних чи потенційних претензій/судових спорів;
- перевірку на дотримання компанією регуляторних вимог;
- перевірку правильності оформлення трудових відносин;
- перевірку добросовісності та надійності контрагентів;
- аналіз порядку зберігання установчих та фінансових документів;
- перевірку порядку використання інформації з обмеженим доступом;
- перевірку порядку організації електронного документообігу тощо.
На основі отриманих результатів можна розробити як короткостроковий план дій по усуненню виявлених ризикових сфер, так і стратегічний підхід до забезпечення корпоративної безпеки бізнесу. Правильно розроблена стратегія юридичної безпеки допоможе знизити ризик несанкціонованого захоплення підприємства та зменшити майбутні витрати на захист порушених прав.
Корпоративне управління
Базовою та ключовою вправою є перевірка установчих документів та внутрішніх положень на наявність двозначностей і теоретичних можливостей для зловживань недобросовісними учасниками або керівниками, а також третіми особами. Установчими документами компанії має бути чітко врегульовано механізм зміни складу власників, порядок вступу та виходу учасників з деталізацією усіх необхідних формальностей та погоджень.
При цьому установчі документи компанії повинні мати запобіжні механізми, так звані антирейдерські положення — детально врегульований механізм контролю за менеджментом при вчиненні транзакцій, що передбачають відчуження активів, залучення позик та кредитів або передачу майна в іпотеку чи заставу. Нова реальність чітко показала, що окремо в установчих документах має бути детально врегульований розподіл повноважень між виконавчими органами та особами, наділеними повноваженнями вчиняти юридично значимі дії від імені та за рахунок компанії. Не менш важливим аспектом корпоративної безпеки є побудова системи внутрішньої взаємодії між працівниками та менеджментом, яка надає підприємству можливість найбільш ефективно захистити себе від будь-яких загроз, як внутрішніх, так і зовнішніх. Не менш важливою та затребуваною є наявність формалізованих детальних процедур щодо управління та розпорядження майном компанії в межах поточної діяльності, що дозволить при виникненні надзвичайних ситуацій (наприклад, під час рейдерських атак) організувати більш ефективний захист і усунути ефект несподіванки.
З огляду на тимчасову відсутність фізичного доступу до документів чи основних засобів компанії через карантинні обмеження, досить популярним серед власників бізнесу способом превентивного захисту належних їм корпоративних прав від рейдерських атак стало встановлення односторонньої вимоги нотаріального посвідчення їх підписів при укладенні правочинів щодо належних їм часток чи акцій.
Захист інформації
Нові реалії, які приніс 2020 р., додатково продемонстрували необхідність захисту інформації та інформаційних процесів бізнесу. Забезпечення належного рівня кібербезпеки та захисту інформації від несанкціонованого доступу стало критичним елементом корпоративного захисту. Загальновизнаним стандартом корпоративної безпеки є необхідність збереження установчих документів та документів, що посвідчують право власності на активи, або їх нотаріальних копій. Наявність дублікатів таких документів або їх нотаріальних копій для кожного керівника або юриста є обов'язковим елементом комплексу заходів, спрямованих на виключення несподіваних зазіхань на критично важливі документи компанії. Водночас вимогою часу є запровадження електронного документо обігу та оформлення необхідних документів засобами електронних довірчих послуг.
У сучасних умовах встановлення детальних правил застосування електронного документообігу, а також порядку оформлення електронних документів є надзвичайно важливим елементом внутрішніх нормативних актів компанії. При використанні електронного підпису забезпечується належний рівень ідентифікації особи, яка оформляє відповідний документ. Водночас доцільно та рекомендовано встановити, на рівні внутрішніх нормативних актів компанії та відповідних посадових інструкцій уповноважених працівників, однозначний перелік документів, які можуть бути оформлені з використанням електронних підписів, а також перелік осіб, які мають таке право відповідно до їх функціональних та посадових обов'язків. Проте і досі залишаються окремі дії та операції, які підтверджуються виключно паперовими документами встановленої форми. Відтак, вимогою корпоративної безпеки нового часу є унормування порядку їх оформлення та руху з метою обмежити простір для зловживань.
Перевіреним методом врегулювання процесу доступу до інформації компанії, що має важливе значення, є формалізація порядку та способу доступу до неї. У 2021 р. важливо переглянути відповідні визначення та процедури щодо конфіденційної інформації, а також коло осіб з правом доступу до неї на предмет актуальності та достатності з урахуванням стану технічного прогресу.
Моніторинг інформації щодо компанії та перевірка контрагентів
У 2021 р. на перше місце виходить швидкість доступу до інформації та можливість моніторингу змін в режимі реального часу. З метою оперативного аналізу поточного стану компанії та статусу її ключових активів власникам або керівникам слід здійснювати постійний моніторинг інформації, що міститься, в першу чергу, в публічних реєстрах, а також у реєстрах та базах даних, що не є публічно доступними. Налагоджена система поточного контролю за такою інформацією має стати достатнім запобіжником, який допоможе власникам та керівникам компаній відстежити й запобігти спробі або наслідкам рейдерства. В епоху форсованого наступу цифрової реальності в корпоративній сфері не менш важливим є здійснення належної перевірки та моніторингу контрагентів. Все більше компаній запроваджують процедури та порядки їх переддоговірної перевірки. Така перевірка полягає у вивченні як статусу контрагентів, так і даних про них з усіх реєстрів та баз даних. Проведення таких перевірок особливо важливе, якщо з такими контрагентами планується оформлення матеріальних договорів або ж договорів чи правочинів, що стосуються цінного майна компанії. Не буде зайвим проаналізувати й інформацію про контрагента в мережі Інтернет.
Таким чином, у 2021 р. корпоративний захист бізнесу у першу чергу має здійснюватися на основі позитивного досвіду 2020 р., а також враховувати окремі складнощі та «слабкі місця», які були ідентифіковані у минулому році. Реалізація зазначених заходів має сприяти посиленню системи захисту бізнесу з метою уникнення будь-яких спроб незаконного впливу або захоплення контролю над компанією та/або її майном.