Звільнення ключового працівника завжди становить певні ризики для бізнесу. Особливо гостро постає питання захисту комерційної таємниці, коли співробітник, який мав доступ до конфіденційної інформації, йде з компанії. Розглянемо, які превентивні заходи можна вжити, щоб мінімізувати потенційні втрати.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Що таке комерційна таємниця?
Якщо простими словами, то комерційна таємниця – це інформація, яка має комерційну цінність через її секретність і щодо якої власник вживає розумних заходів для збереження конфіденційності. Це можуть бути технології виробництва, формули, клієнтські бази, маркетингові стратегії, фінансові дані тощо.
Превентивні заходи
Захист комерційної таємниці починається задовго до моменту звільнення працівника. Важливим превентивним заходом є належне оформлення документів при працевлаштуванні. Угода про нерозголошення (NDA) має підписуватися ще до того, як працівник отримає доступ до конфіденційної інформації. Важливо переконатися, що NDA містить чіткі формулювання щодо того, яка саме інформація вважається конфіденційною, та визначені санкції за порушення. Крім такої угоди, варто включити відповідні положення про нерозголошення і в основний трудовий договір.
Не менш важливими є організаційні заходи захисту. Необхідно формально запровадити режим комерційної таємниці в компанії, що включає маркування документів як конфіденційних, обмеження фізичного та електронного доступу, ведення журналів доступу тощо. Доцільно впроваджувати принцип «need-to-know», надаючи доступ до конфіденційної інформації лише тим працівникам, яким вона дійсно необхідна для виконання їхніх обов'язків. Також варто проводити регулярні навчання для персоналу щодо важливості збереження комерційної таємниці та відповідальності за її розголошення.
Технічні заходи захисту доповнюють юридичні та організаційні. Рекомендується впровадити багаторівневі системи авторизації для доступу до важливої інформації, використовувати програмне забезпечення для відстеження дій користувачів у корпоративних системах та заблокувати можливість копіювання даних на флешнакопичувачі та інші зовнішні носії.
Дії при звільненні ключового працівника
Коли ключовий працівник повідомляє про свій намір залишити компанію, важливо вжити негайних заходів. Крім стандартних процедур та документів, які підписуються під час звільнення, правильне оформлення процедури звільнення включає проведення вихідного інтерв'ю, під час якого працівнику нагадують про його зобов'язання щодо нерозголошення комерційної таємниці, які продовжують діяти й після звільнення. Варто підписати документ, який підтверджує, що працівник повернув усі матеріали, які містять комерційну таємницю, та не зберіг копій. Також доцільно надати працівнику вичерпний перелік інформації, яку він не має права розголошувати після звільнення.
Технічні заходи безпеки при звільненні працівника передбачають негайне скасування всіх прав доступу до корпоративних систем, зміну паролів до спільних акаунтів, перевірку історії дій працівника в системах компанії за останні кілька місяців, щоб виявити можливі спроби копіювання конфіденційних даних. Необхідно також переконатися, що працівник повернув усі корпоративні пристрої (ноутбуки, смартфони тощо) та перевірити їх на наявність конфіденційної інформації.
У випадку звільнення особливо важливих працівників варто розглянути можливість залучення юриста для перевірки всіх аспектів процедури. Корисно надіслати офіційний лист із нагадуванням про відповідальність за порушення зобов'язань щодо нерозголошення.
Дії після виявлення порушення
Якщо ви виявили, що колишній працівник використовує або розголошує вашу комерційну таємницю, дійте одразу. Документуйте всі випадки можливого неправомірного використання комерційної таємниці та зберігайте всі електронні та паперові докази, які можуть підтвердити факт порушення.
Правові заходи в разі виявлення порушення включають надсилання офіційної претензії з вимогою припинити неправомірне використання комерційної таємниці. У разі серйозних порушень варто звертатися до суду з позовом про відшкодування збитків та/або вимогою заборонити подальше використання комерційної таємниці. Потрібно пам'ятати, що в деяких випадках розголошення комерційної таємниці може передбачати кримінальну відповідальність (наприклад, стаття 232 Кримінального кодексу України).
Висновок
Захист комерційної таємниці після звільнення ключового працівника – це комплексне завдання, яке вимагає як превентивних заходів, так і швидкої реакції на потенційні загрози. Правильно побудована система захисту включає юридичні, організаційні та технічні аспекти.
Найефективнішим підходом є створення культури поваги до конфіденційної інформації всередині компанії та розробка чітких процедур, які застосовуються як під час роботи співробітника, так і після його звільнення.
Пам'ятайте, що вартість запобіжних заходів завжди нижча, ніж потенційні збитки від втрати комерційної таємниці.