Велика кількість підзаконних актів з питань службового діловодства та оформлення документів є актуальною проблемою сьогодення для їх застосування під час практичної діяльності. Якби вказані акти дублювались належним чином, не виникало б додаткових питань і труднощів у застосування.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Рухаючись по вертикалі структури вниз, кожен уповноважений суб’єкт, який має право затверджувати інструкцію з діловодства в окремих випадках вносить свої зміни і доповнення, що призводить до низького рівня оперативного опрацювання документів, а саме їх оформлення, створення, погодження проєкту. Аналогічні проблеми зустрічаються під час розгляду звернень і скарг.
Виконавець проєкту документа залежно від своєї займаної посади обирає яким підзаконним актом він повинен керуватись під час його опрацювання, але на практиці командування (керівництво) бере участь у погодженні не тільки по суті тексту, але і перевіряє вимоги його оформлення. Тут і постають проблемні питання щодо оперативного опрацювання документа тому, що не кожен володіє інформацією про актуальну наявність і кількість підзаконних актів, які встановлюють загальні вимоги щодо документування, на сьогодні мають юридичну колізію та суперечать один одному.
Порівняння підзаконних актів та інших документів, що встановлюють загальні вимоги щодо документування (оформлення/виготовлення)
Порівнюючи згадані вище підзаконні акти по вертикалі підпорядкування, беручи до уваги дати їх затвердження, ми зможемо дійти до відповідного висновку щодо наявності проблемних питань службового діловодства, а саме:
- типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі;
- інструкція з діловодства та документування управлінської інформації в електронній формі в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України, затверджена наказом Міністерства оборони України від 26.07.2018 № 370 визначає зміст та загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в паперовій та електронній формі;
- інструкція з діловодства у Збройних Силах України, затверджена наказом Генерального штабу Збройних Сил України від 07.04.2017 № 124 встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у військових частинах (установах) Збройних Сил України, штабах угруповань військ.
Тобто інструкції з діловодства Кабінету Міністрів України та Міністерства оборони України датовані 2018 роком, а інструкція Генерального штабу Збройних Сил України, яка має застарілі реквізити та вимоги щодо оформлення документів датована 2017 роком.
Окрім цього, є чинний ДСТУ 4163:2020 «Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який прийнято відповідно до наказу Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення документів. Поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
На жаль, на практиці зазначений вище національний стандарт до уваги не береться та ігнорується.
У структурі Міністерства оборони України та у підрозділах Збройних Сил України є випадки рандомного вибору підзаконного акту, яким керується виконавець або його командир (керівник) під час опрацювання (створення) документу з метою задоволення потреб вищого органу управління, який зі свого боку керується іншим підзаконним актом.
Відсутність єдиних і чітких вимог службового діловодства має далеко невичерпаний перелік негативних наслідків:
- затягування часу опрацювання документа — порушення строків виконання;
- систематичне доопрацювання — повернення без реалізації;
- відхилення у погодженні проєктів документів.
Система затвердження інструкцій з діловодства на різних інстанціях у держаних органах є недосконалою, вимоги належним чином не дублюються, а навпаки мають розбіжності. Це механізм негативно впливає на оперативне виконання покладених державою функцій і завдань та ускладнює взаємодію між підрозділами під час практичної діяльності.