У сучасних економічних умовах все більше компаній віддають перевагу співпраці з незалежними підрядниками (фрилансерами) замість офіційного працевлаштування співробітників. Це дозволяє бізнесу оптимізувати витрати, мінімізувати податкове навантаження та зберегти гнучкість у питаннях кадрового забезпечення. Однак така співпраця несе в собі певні юридичні ризики, зокрема ризик перекваліфікації цивільно-правових відносин у трудові.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Далі ми розглянемо ключові аспекти побудови відносин із фрилансерами так, щоб мінімізувати ймовірність їх перекваліфікації в трудові, а також запропонуємо практичні рекомендації для забезпечення юридичної безпеки бізнесу.
Трудові vs цивільно-правові відносини: основні відмінності
Перш ніж розглядати практичні аспекти співпраці з фрилансерами, важливо розуміти фундаментальні відмінності між трудовими та цивільно-правовими відносинами. Трудові відносини характеризуються підпорядкуванням працівника правилам внутрішнього розпорядку, виконанням роботи за конкретною посадою та регулярною виплатою заробітної плати тощо. Роботодавець зобов'язується забезпечити належні умови праці, а працівник повинен особисто виконувати покладені на нього обов'язки.
Цивільно-правові відносини будуються на зовсім інших засадах. Їх суть полягає у виконанні конкретного завдання або наданні послуги з чітко визначеними кількісними та якісними характеристиками. Оплата здійснюється не за витрачений час, а за отриманий результат. Важливою ознакою є те, що підрядник самостійно організовує свою роботу та має право залучати третіх осіб для виконання своїх зобов'язань, якщо це не суперечить умовам договору.
Ризики перекваліфікації та їх наслідки
Податкові органи та інспекції з питань праці регулярно проводять перевірки на предмет виявлення фактичних трудових відносин під виглядом цивільно-правових. Наслідки такої перекваліфікації можуть стати досить неочікуваним та суттєвим ударом для бізнесу. Компанії загрожує донарахування податку на доходи фізичних осіб та єдиного соціального внеску, значні штрафи за порушення трудового законодавства тощо. Не варто забувати й про репутаційні втрати, які можуть негативно вплинути на бізнес у довгостроковій перспективі.
Практичні рекомендації з мінімізації ризиків
1. Коректне оформлення договірних відносин
Договір із фрилансером повинен чітко відображати цивільно-правовий характер відносин. Уникайте використання термінології, притаманної трудовим відносинам, таких як «посада», «заробітна плата», «посадова інструкція», «графік роботи», «відпустка», «соціальні гарантії» або «робоче місце». Договір має містити чітко встановлений предмет із точним визначенням очікуваних результатів роботи чи послуг.
Важливо встановити чіткі критерії оцінки якості та повноти виконаних робіт, а також передбачити порядок їх приймання-передачі через відповідні акти. Вартість робіт та порядок оплати також повинні бути узгоджені та чітко прописані в договорі.
2. Організація робочого процесу
При організації співпраці з фрилансером надзвичайно важливо уникати побутових елементів, характерних для трудових відносин. Не потрібно встановлювати фіксований графік роботи або вимагати постійної присутності на робочому місці. Надання фрилансеру постійного робочого місця в офісі компанії також може стати аргументом на користь трудових відносин.
Також варто утримуватися від видання наказів та розпоряджень щодо процесу виконання роботи, а також від застосування дисциплінарних стягнень. Фрилансер повинен самостійно забезпечувати себе необхідними інструментами та обладнанням, оскільки їх надання з боку замовника може бути розцінене як ознака трудових відносин.
3. Оплата послуг
Система оплати послуг фрилансера має кардинально відрізнятися від виплати заробітної плати. Головна відмінність полягає в тому, що оплата має здійснюватися за конкретний результат роботи, а не за відпрацьований час. Уникайте регулярних однакових виплат, оскільки вони є характерною ознакою заробітної плати. Підставою для оплати мають бути акти виконаних робіт, які підтверджують факт надання послуг або виконання завдань. Категорично не рекомендуємо застосовувати оплату відпусток, лікарняних та інших соціальних гарантій, передбачених трудовим законодавством.
4. Підтвердження існування відносин цивільно-правового характеру
У разі перевірки контролюючими органами надзвичайно важливо мати документи, що підтверджують реальний характер відносин із фрилансером. До таких документів належать договори, акти приймання-передачі виконаних робіт або наданих послуг, листування щодо деталей виконання завдань, технічні завдання з детальним описом очікуваних результатів тощо.
5. Диверсифікація ризиків
Зменшити ризики перекваліфікації можна також шляхом розподілу співпраці з різними фрилансерами. Доцільно укладати договори на виконання конкретних проєктів, а не на тривалий період. Тривала співпраця з одним і тим самим фрилансером може викликати підозри в контролюючих органів.
Варто також переконатися, що фрилансер працює й з іншими замовниками, оскільки ексклюзивна співпраця також може бути розцінена як ознака трудових відносин. У деяких випадках може бути доцільно організувати роботу з фрилансерами через спеціалізовані платформи або агентства.
Особливості співпраці з ФОП
Особливої уваги заслуговує співпраця з фрилансерами, які мають статус фізичної особи-підприємця. Цей формат співпраці є одним із найбільш поширених та надає додаткові переваги для обох сторін. По-перше, статус підприємця створює презумпцію підприємницької діяльності, що знижує ризик трактування відносин як трудових. По-друге, спрощена система оподаткування дозволяє оптимізувати податкове навантаження. По-третє, такий формат забезпечує можливість легального виведення коштів у межах господарської діяльності.
Однак варто пам'ятати, що сам факт реєстрації фрилансера як ФОП не є достатньою гарантією захисту від перекваліфікації відносин. Навіть при співпраці з підприємцем необхідно дотримуватися всіх вищезазначених рекомендацій та забезпечувати реальний цивільно-правовий характер відносин.
Висновки
Співпраця з фрилансерами на основі цивільно-правових договорів є законним способом організації бізнес-процесів, який має ряд економічних переваг. Щоб уникнути ризиків перекваліфікації у трудові відносини, необхідно дбати про те, щоб договір відображав реальні цивільно-правові відносини, а співпраця була організована без елементів, притаманних трудовим відносинам.
Застосування наших рекомендацій дозволить вам ефективно взаємодіяти з фрилансерами, мінімізуючи юридичні та фінансові ризики. Пам'ятайте, що в сучасному бізнес-середовищі правильно структурована співпраця з фрилансерами може стати вагомою конкурентною перевагою, але лише за умови належного юридичного оформлення.