Проекти з аудиту досить складні, тому під час їх реалізації можна натрапити на безліч ризиків. Аби оминути їх або принаймні мінімізувати, потрібно вибудувати систему управління, зважаючи на ті загрози, які існують для проєкту, вибравши найважливіші елементи системи управління ним.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Читайте також: "Бонусна система в аудиті: як це працює".
Про це зазначають у ПАБУ.
Усіх учасників проекту інформують про те, хто, що і коли повинен зробити, яка в кожного з учасників відповідальність. Після зборів вже ніхто з ключових осіб не може сказати: "Що це за проєкт? Уперше про нього чую! Я не повинен це робити".
Зазначається, що важливо мати документ, що запускає проект (статут, наказ про запуск проекту, запит на проект). Він фіксує основні параметри проєкту і зобов’язання проектної команди. Після його затвердження стає зрозуміло, що потрібно зробити в межах проекту, хто цим буде займатися.
Зокрема, дорожня карта - це високорівневий план, що передбачає ключові блоки роботи і контрольні точки. У кожної контрольної точки повинен бути відповідальний.
Слід проводити регулярні зустрічі робочої групи. Якщо хтось із членів проєктної команди не розуміє, що конкретно йому зараз потрібно робити для досягнення цілей проєкту, то на зустрічах він повинен про це сказати. Формат таких зустрічей цілком певний: кожен розповідає, що він робив минулого тижня, що планує робити на цьому, які є проблеми і бар’єри, що заважають роботі.
Робочий список завдань проекту: документ, який показує, хто і що повинен робити найближчим часом для отримання запланованих результатів.
Матриця розподілу відповідальності: фіксує розподіл відповідальності за ключові роботи та результати проєкту між учасниками. Матриця дасть змогу просто й наочно побачити, хто і за що відповідає.
Цей список можна розширювати. Кожен з елементів окремо проблему не вирішить, але в сукупності вони цілком можуть стати непроникною стіною на шляху ризиків.
Отже, спочатку необхідно зрозуміти, які обмеження має проєкт (за термінами, ресурсами, амбіціями зацікавлених сторін тощо). Визначити, хто і як ухвалюватиме рішення щодо проєкту, які управлінські установки, підходи, теорії та концепції вони поділяють, які аспекти проєкту для них найважливіші. А далі слід вибудовувати систему управління, підібравши ту рольову модель, ті інструменти управління, які будуть для них зрозумілі та прийнятні.
Актуально: