15 лютого 2021, 12:10

Як обрати систему електронного документообігу?

"Знать!"


Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!


Дедалі більше компаній переходять на електронний документообіг. Повний перехід ринку неминучий, адже електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, але ними зручніше, ефективніше, безпечніше та економніше користуватися.

Компаніям, які ще не перейшли на ЕДО, треба допомогти з вибором системи. Розповідаємо про характеристики систем електронного документообігу, на які треба звернути увагу перш за все.

Інтерфейс

Звичайно, інтерфейс відрізняється залежно від сервісу, але він має бути зручним і зрозумілим. Якщо за перші 30–40 хвилин не вдається розібратися з основними функціями, що та як працює, то варто спробувати іншу систему.

Власне, адміністративна панель також має бути зрозумілою та зручною, щоби систему можна було налаштовувати залежно від того, що вам необхідно. Середнім і великим компаніям вкрай важлива можливість створення структури департаментів підприємства, налаштування маршрутизації документів, розподіл ролей співробітників тощо.

Електронний підпис

Система має підтримувати всі типи електронного підпису, які випускають кваліфіковані постачальники електронних довірчих послуг України: традиційний, що зберігається на флешці, або Mobile ID від оператора мобільного зв’язку, який записується на SIM-карту.

Важлива також і процедура входу до системи. У багатьох компаніях це відбувається за допомогою логіна та пароля, але є й винятки. Наприклад, у Deals можлива реєстрація і вхід у систему за допомогою КЕП. Це забезпечує двофакторну аутентифікацію користувача та суттєво підвищує рівень кібербезпеки.

Безпека

Безпека системи часто залежить від платформи, на якій вона була розроблена. Якщо рівень її захисту відповідає національним стандартам Г2, то систему можна вважати надійною.

Крім того, існують компанії, які спеціалізуються на перевірці програмного забезпечення на вразливість, так звані білі хакери. Вони проводять penetration test — спробу злому системи за різноманітними сценаріями хакерських атак. Якщо система ЕДО може показати документ про успішне проходження такого тесту, то цей продукт вартий уваги.

Пакетне підписання документів

Ще важлива наявність можливості пакетного підписання документів. Адже бувають ситуації, коли треба підписати велику кількість документів, не відкриваючи кожен із них. Пакетне підписання дає змогу одночасно завантажити необхідну кількість документів і підписати їх усі за раз.

Також має значення порядок погодження, а саме вибір між паралельним і послідовним погодженням документів. Паралельне погодження — це коли різні відповідальні особи компанії можуть працювати з одним документом одночасно. Послідовне — це погодження по черзі. Наприклад, спочатку документ має бути затверджений одним департаментом, а потім уже другий переходить до роботи з ним.

Вартість

На українському ринку є купа варіантів систем електронного документообігу. Кожна має своє можливості та функціонал, тому ціни на їхні послуги також різні. Є безкоштовні варіанти, але більшість усе ж надає сервіс за гроші.

Тарифи, зазвичай, залежать від кількості документів, які треба підписати за місяць чи рік. Середня ціна — близько однієї гривні за підписаний документ.

Здебільшого, сервіси електронного документообігу надають безкоштовний період користування. За цей час можна зрозуміти, чи підходить він саме вам під ваші завдання та вимоги. Також можна спробувати працювати одночасно в різних системах і обрати найбільш оптимальну.

Онсайт-версія

Вона може бути розгорнута на сервері клієнта, її можна кастомізувати, додавати нові функції та брендувати. Наприклад, систему зовнішнього ЕДО DocsET Міністерства інфраструктури України створили на основі системи зовнішнього ЕДО Deals. Розробник надав свій продукт та кастомізував його з потреб міністерства.

Також важливо мати можливість інтеграції. Система зовнішнього електронного документообігу має легко інтегруватися з іншими системами автоматизації бізнес-процесів компанії — тоді інформація з різних систем документообігу та обліку підприємства буде легко передаватися з однієї в іншу.

Наявність хмарного підпису

Хмарний кваліфікований електронний підпис створений за допомогою технології, яка переносить усі обчислювальні операції з використанням ЕП на зовнішній сервіс («хмару»). Користувачу лише треба підтвердити свою особистість і здійснити операцію в зручний йому спосіб (наприклад, через мобільний застосунок).

Отже, користувач ЕП звільняється від «жорсткої» прив’язки до налаштованого робочого місця. Також у такому разі не страшний ризик відмови ключового носія, його поломки, втрати або крадіжки.

Можливість використовувати такий підпис є і в українських системах, наприклад, Deals та Paperless.

Додаткові елементи

Це функції та можливості, які покращують роботу та роблять її більш зручною.

Наприклад, чат. Він потрібен для спільної роботи з документами. Для цього, звичайно, можна використовувати пошту, месенджери, телефон, але більш зручно це робити прямо в системі — коли ти знаєш, що це місце для обговорення конкретної теми.

Або архів. Зручний та відсортований архів, який допомагає шукати документи атрибутами, реквізитами, сумами та іншими параметрами.

Мобільний застосунок. Його наявність значно спрощує користування системою ЕДО — так, у вебверсій набагато більше функцій, але застосунок допомагає швидко та оперативно працювати з базою.

0
0

Додати коментар

Відмінити Опублікувати