Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» набув чинності ще у 2003 р. Поширенню ЕДО трохи згодом посприяв закон «Про електронні довірчі послуги». Тоді ж ЕЦП (електронний цифровий підпис) замінили на КЕП (кваліфікований електронний підпис). Відповідно до українського законодавства, він є юридичним відповідником власноручного підпису без жодних додаткових умов.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Тобто вже давно в Україні є всі юридичні підстави для використання електронних документів замість паперових. Проте деякі компанії все ще мають певні сумніви щодо їх легітимності. Під час третього всеукраїнського форуму «Бізнес без паперу» команда Юри-дичної фірми «Василь Кісіль і Партнери» під моїм керівництвом спробувала розвіяти основні страхи бізнесу, пов’язані з електронним документообігом.
Чи приймають електронні документи державні органи та суди?
Державні органи (податкова, митниця, міністерства тощо) опрацьовують електронні надходження так само, як і фізичні. Направлені належним чином електронні звернення, запити, документи, листи тощо обов’язково розглянуть. А якщо ні, суд буде на вашому боці. Власне, суди теж спокійно приймають як електронні документи, так і докази в електронному вигляді.
Як чиновник чи контрагент може побачити електронний підпис?
Електронний підпис складно побачити, тому що це файл, який міститься там, де й електронний документ. Для зручності та наочності сервіси електронного документообігу, наприклад «Вчасно», спеціально додають до документів візуалізацію — круглу печатку з ідентифікаційним кодом підписувача. Насправді ця печатка не є електронним підписом, вона — лише зручна для користувачів помітка. Формати електронних документів, підписаних цифровим підписом, можуть бути різні, але найчастіше це буде архівна папка, а підпис матиме вигляд файлу з розширенням .p7s.
Як зрозуміти, чий підпис на документі, та перевірити його?
У сервісах електронного документообігу є можливість перевіряти електронні підписи автоматично. Але навіть коли немає системи, і документ надійшов електронною поштою, його завжди можна перевірити на державних сервісах — сайтах Міністерства юстиції України та в «Дії». На цих ресурсах можна завантажити файл і побачити всю інформацію стосовно електронного підпису включно з часом підписання документа.
До речі, мітка часу тут є перевагою. Вона важлива для державних органів, наприклад, для яких строк розгляду певних звернень має значення.
Як у разі потреби довести, що все було відправлено контрагенту?
Якраз використання сервісів електронного документообігу в таких ситуаціях має переваги порівняно з надсиланням електронною поштою чи обміном паперовими примірниками. Як показує судова практика, часто провайдер може виступити додатковим суб’єктом, який технічно підтвердить, що ви відправили певний документ у певний час. У суді таким доказам надається перевага.
Також суди, як і держоргани, набагато приязніше ставляться до КЕП, а не інших видів підписів, які мають меншу довіру. І взагалі наявна система електронного документообігу в компанії може допомогти довести певні обставини в суді.
Чи можна використовувати електронні документи в трудових відносинах?
Якщо обмінюватися сканами кадрових документів електронною поштою — це не електронний документообіг, і суди такі документи не сприймають. Та якщо працювати з кадровими документами в електронній формі за наявності інструкції з електронного діловодства, законодавство це дозволяє. Є спеціальний порядок, затверджений Міністерством юстиції України, про те, як всередині компанії налаштувати бізнес-процеси та прописати всі необхідні документи, зокрема інструкцію про електронний документообіг. І є Державна архівна служба, підпорядкована Міністерству юстиції, яка має їх погодити. І ось за наявності таких внутрішніх документів та погодження в Державній архівній службі використання ЕДО в трудових відносинах є законним, має силу доказів, і судова практика це також підтверджує. Щоправда, все ще є проблема зі зберіганням певних документів. Деякі з них треба зберігати 75 років. Також є вимога закону дублювати електронні документи паперами, які зберігаються понад 10 років. І це незручно, тому що треба додатково виготовити паперовий примірник документа, також підписати його і зберігати. Втім, наразі у трудових відносинах понад половину питань можна закривати виключно електронними документами (наприклад, заяви на відпустку).