Відкрили фірму, набрали штат, придбали кавовий апарат, комп'ютери та сучасну оргтехніку, призначили високі зарплати, а ефективність роботи низька, результату нуль, дисципліна кульгає. Сьогодні багато молодих компанії зіштовхуються з такими труднощами та шукають спосіб їх усунення. Звільняють недбайливих, набирають нових співробітників… Усе повторюється знову і знову. Повсюдне впровадження «розумних офісів» з електронними засобами постановки завдань та контролю їх виконання у встановлений час не виключають головної ланки у бізнес-процесі – людини, найнятої для виконання цих завдань.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Як виявилося, пити каву з печивом на офісній кухні та міркувати про нові віяння моди може переважна більшість «офісного планктону», а видавати реальний результат, як правило, здатні одиниці. Ви не примусите ефективно працювати менеджерів і фахівців, якщо все, про що ви говорите, залишається лише на словах, між справою, мимохідь. До того ж найкмітливіший з них «демагог» обеззброїть вас простим запитанням: «А де це написано? Де написано, що я щось маю робити, робити в установлений вами термін, з певним результатом?». Найчастіше виявляється, що ніде.
У цій статті ми розглянемо один із механізмів, як грамотно та однозначно відповісти на зазначене питання, який дозволить вам відсіяти «демагогів» ще на етапі прийому на роботу, що це значно спростить роботу колективу і попит результатів керівнику. Неодноразово відзначалося, що людина усвідомлює і повністю приймає рівень відповідальності лише тоді, коли прочитає документ про свої права та обов'язки, а також власноруч поставить під цим підпис. Пам'ятаєте афоризм: «Обіцяв одружитися – ще не означає, що одружиться»?
Отже, посадова інструкція – це документ, покликаний чітко визначити місце та призначення конкретної посади в компанії. Саме тут відображені такі важливі питання як вимоги, що висуваються до кандидатів на вакантні посади, посадові обов'язки співробітників, їхні права та відповідальність. Посадова інструкція покликана полегшити адаптацію нових співробітників. Вона служить основою для оцінки результатів діяльності співробітників та їх атестації. Слід зауважити, що типова посадова інструкція містить лише загальну інформацію, а завдання HR-фахівця та інших зацікавлених осіб – переробити типову посадову інструкцію на підставі корпоративних стандартів своєї компанії.
Наявність посадової інструкції є бажаною для роботодавця в тому випадку, коли трудовий договір з працівником не складено у письмовій формі (відповідно, немає письмово закріплених прав, обов'язків працівників, визначення їхніх трудових функцій). Наявність посадових інструкцій дає можливість:
- чітко встановити трудову функцію працівника – визначити його трудові обов'язки;
- вплинути на працівника, який відмовляється виконувати певні завдання, мотивуючи це тим, що їх виконання не входить до його обов'язків, оскільки вимагати від співробітника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, заборонено ст. 31 КЗпП України;
- довести невиконання працівником його трудових обов'язків та притягнути до дисциплінарної відповідальності на підставі п. 3 ст. 40 КЗпП України або п. 1 ст. 41 КЗпП України та/або матеріальної відповідальності (ст. 130 КЗпП України);
- в деяких випадках підтвердити перевищення працівником повноважень у разі залучення його до кримінальної або адміністративної відповідальності.
Взявши за основу приклади різних посадових інструкцій, необхідно розробити такий документ, який вирішуватиме завдання вашої компанії, враховуючи її структуру, сферу діяльності та інші особливості.
Не варто описувати в посадовій інструкції працівника обов'язки та відповідальність, невластиві займаній посаді, «перекладати з хворої голови на здорову». Наведу приклад з реального життя. Під час прийому на роботу начальника фінансового відділу керівництво запропонувало кандидату на цю посаду підписати посадову інструкцію, повністю складену головним юристом підприємства. Ця інструкція містила відповідальність начальника фінансового відділу за фінансовий стан усієї компанії (а отже, за рішення, які приймаються особисто директором підприємства), повну матеріальну відповідальність (оформляється за іншою процедурою за допомогою спеціального договору, зазвичай стосується завідувачів складів і касирів), ведення договірної роботи та зберігання договорів (мабуть, юрист хотів перекласти свої безпосередні обов'язки на колегу). Результат зрозумілий – спільна робота працівника та роботодавця не відбулася.
Оскільки в адекватності розробки посадової інструкції зацікавлений керівник, то саме він вирішує, кому її розробляти: залишити цю роботу для себе, доручити HR-фахівцю або безпосередньо працівнику. Останній варіант – найбільш прийнятний, тому що результатом роботи має стати якісна посадова інструкція, яка включатиме інтереси як працівника, так і роботодавця, а також охоплюватиме всі нюанси роботи кожного співробітника.
Необхідність створення персональної посадової інструкції, коли в ній визначаються обов'язки конкретного працівника, може бути продиктована специфікою діяльності підприємства, коли обов'язки працівників однієї і тієї ж посади відрізняються. Однак більшість підприємств не займається складанням персоніфікованих посадових інструкцій. Якщо ви вирішите створити посадові інструкції, то раджу підійти до цього питання з відповідальністю, щоб згодом ваша робота була ефективною, а посадові інструкції можна було використовувати при врегулюванні відносин з працівниками підприємства.
Складаючи посадові інструкції, керуються нормами законів і підзаконних актів. Велику допомогу надає Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, узгоджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 16.02.1998 р. №24 (враховуючи зміни та доповнення до змісту характеристик, які виникли у зв'язку з впровадженням нових технологій, застосування в усіх сферах діяльності комп'ютерної техніки, нового підходу до організації виробництва та праці тощо). Він складається з двох розділів: «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» та «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності». Оформляти новоприйнятих на підприємство працівників необхідно на посади та роботи, які містяться в Державному класифікаторі професій ДК 003-95. HR-фахівці та керівники, які розробляють посадові інструкції для своїх працівників, повинні вказувати найменування робіт і посад, а також коди Класифікатора професій відповідно до ДК 003-95.
Ще до початку роботи людину потрібно ознайомити з роботою і донести до неї, що саме належить до її трудових обов'язків. Саме для цього роботодавець повинен розробити посадову інструкцію. Також посадова інструкція стане у нагоді в ситуації, коли ви вирішите направити працівника у відрядження, а він відмовиться, вказавши, що це не належить до його обов'язків. Для того щоб не виникли суперечки щодо невиконання обов'язків, визначених для працівника посадовою інструкцією, з нею потрібно ознайомити працівника під розписку. Звісно, можна усно розповісти робітникові про його посадові обов'язки, але тоді будьте готові, що через деякий час може виникнути конфлікт щодо цього питання.
Під час складання посадової інструкції використовується діловий стиль мовлення, опис має бути коротким, логічним, пов'язаним. Не слід допускати двозначності та суперечностей. Потрібно вказувати реальні трудові функції, які виконує працівник. Не варто дублювати одні й ті ж функції формулюваннями-синонімами. Текст структурують за розділами, пунктами, підпунктами. Як правило, посадову інструкцію підписує начальник структурного підрозділу, в якому працює людина; особа, яка погоджує посадову інструкцію; працівник, який обіймає посаду, за якою склали посадову інструкцію. Підпис працівника свідчить про те, що він ознайомився з посадовою інструкцією та зобов'язується керуватися нею у своїй трудовій діяльності.
Детальніше з вимогами до написання посадової інструкції можна ознайомитися в Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. №336 (в редакції, що діє з 22.09.2015 р.).