Здається, що рік світової пандемії вплинув на осучаснення українського трудового законодавства більше, ніж майже 30 років незалежності[1].
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
На початку лютого парламент порадував двічі – були нарешті врегульовані питання дистанційної та надомної праці, а також запланований перехід від паперових трудових книжок до електронного реєстру.
Дистанційна та надомна робота (№ 4051, закон вже підписаний Президентом)
Нарешті парламент, на відміну від змін навесні 2020 року, таки врегулював окремо – дистанційну роботу, надомну роботу та гнучкий робочий час.
Що треба врахувати при дистанційній роботі?
- Дистанційна робота передбачає її виконання поза офісами чи територією роботодавця. При цьому, місце обирає працівник самостійно (і несе відповідальність за його безпечність та не шкідливість), а працює - з використанням інформаційних технологій.
- Договір про дистанційну роботу обов’язково укладається в письмовій формі (очікуємо розробку типового договору).
- Дозволений дистанційний інструктаж, ознайомлення з правилами внутрішнього розпорядку та колдоговором тощо. До того ж можна ознайомлювати працівника з наказами та іншими внутрішніми документами за допомогою електронної пошти (якщо це визначено в договорі). Важливо: ця норма міститься в статті при прийняття на роботу, але викладена - як для всіх випадків. Тому ми радимо бути обережними і, за можливості, більше використовувати паперові носії, доки ставлення судів до електронної пошти в якості доказів не зміниться.
- Дистанційна робота може поєднуватися з роботою і в офісі чи на території роботодавця, про що має бути зазначено в договорі.
- Такі питання, як ПО, на якому буде працювати, звіти про роботу, компенсація за використання власної техніки чи інших витрат працівника, - все це має регулюватися в договорі, що дає сторонам варіативність і певну свободу. Важливо: якщо ці питання не врегульовані, всі витрати несе роботодавець.
- Якщо працівник використовує обладнання компанії, він несе повну матеріальну відповідальність за його збереження.
- Цікаво, що введений «період відключення», тобто час гарантованого відпочинку, під час якого працівник може бути не на зв’язку і це не буде порушенням трудової дисципліни чи договору. Цей час також визначається в договорі про дистанційну роботу.
- В деяких випадках (загроза поширення епідемії, власне пандемія, загроза збройної агресії, надзвичайні ситуації) дистанційна робота вводиться односторонньо наказом роботодавця (з попередження щонайменше за два дні).
- Окремо встановлено право особливим категоріям працівників працювати дистанційно, якщо це можливо у відповідного роботодавця. До особливих категорій належать вагітні жінки, працівники, які мають дитину віком до трьох років або здійснюють догляд за дитиною відповідно до медичного висновку до досягнення нею шестирічного віку, працівники, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, а також особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Надомна робота[2]:
- За своєї суттю надомна робота призначена саме для виробничої діяльності на дому (або в інших приміщеннях працівника).
- Для надомної роботи повинна бути закріплена зона, технічні засоби (прилади, інвентар тощо), які дозволять виробляти продукцію, виконувати роботи чи надавати послуги компанії поза її приміщенням.
- Місце виконання є фіксованим: це не обов’язково має бути саме житло працівника, може бути й будь-яке інше придатне приміщення, але, на відміну від дистанційної роботи, працівник не може виконувати її де заманеться – зранку в квартирі, після обіду в кофейні чи парку і т.д.
- Договір про надомну роботу також укладається в письмовій формі (і має буде розроблений типовий договір).
- За загальним правилом надомник працює в часи роботи інших працівників, а витрати на обладнання, матеріали, інструменти тощо покладаються на роботодавця, якщо інше не узгоджено в договорі.
- В особливих випадках, як і з дистанційною працею, надомна робота вводиться наказом роботодавця (з попередження щонайменше за два дні) без укладання письмового договору.
- Надомна робота не може бути запроваджена для всіх працівників – лише для тих, хто має практичні навички виконання певних робіт (або кого можна навчити).
- Як і з дистанційниками, надомник несе повну матеріальну відповідальність за збереження обладнання, інвентаря тощо, які належать компанії-роботодавцю, та ним використовуються.
- Забезпечено право особливих категорій (див. вище) працювати надомниками, якщо у роботодавця є такі можливості.
Гнучкий робочий час:
- Гнучкий робочий час має дозволити працівнику самостійно регулювати час початку та закінчення роботи, а також його тривалість (в рамках встановленої норми робочого часу – на тиждень, місяць рік тощо).
- В деяких випадках (загроза поширення епідемії, власне пандемія, загроза збройної агресії, надзвичайні ситуації) гнучкий робочий час встановлюється односторонньо наказом роботодавця (з попередженням щонайменше за два дні).
- Гнучкий робочий час може встановлюватися як при прийнятті на роботу, так і після цього. При цьому за заявою працівника (тобто, його ініціативою) гнучкий робочий час вводиться без дотримання стандартної вимоги про попередження за два місяці, а за ініціативою роботодавця – з повідомлення за два місяці.
- Гнучкий робочий час може складатися з фіксованого (присутність на робочому місці та виконання обов’язків), змінного (на розсуд працівника) та перерв для відпочинку та харчування.
- Цікаво, що роботодавець контролює дотримання режиму робочого часу і, в разі порушення гнучкого графіку, має право перевести працівника на загальний режим (без дотримання строку попередження за два місяці).
Таким чином, врегулювання питань дистанційної та надомної праці, а також питання гнучкого робочого часу дозволить компаніям-роботодавцям певним чином навести лад у своїх відносинах зі співробітниками, враховуючи не тільки потреби сучасності, а й такі загрози як пандемії.
Прийнятий законопроект 4051 вступить в силу після його оприлюднення, перехідного періоду не буде і через це ми радимо компаніям-роботодавцям:
- Переглянути існуючі форми роботи в компанії та розробити трудові договори про дистанційну та надомну роботу;
- Внести зміни до колективних договорів та правил внутрішнього трудового розпорядку (в частині питань, що стосуються дистанційної, надомної праці та гнучкого робочого часу);
- Укласти письмові трудові договори – з дистанційниками та надомниками – з врахуванням змін;
- Внести зміни до тих трудових договорів, які стосуються питання форми праці чи гнучкого робочого часу.
Трудові книжки (№ 3623)
Застосування письмових трудових книжок в Україні стало архаїзмом давно. Багатьом іноземним компаніям при виході на український ринок було взагалі незрозуміло, навіщо їх вести, а тим більше – чому роботодавець має стільки клопоту: правильно заповнювати, зберігати, вчасно видавати, збільшуючи тягар адміністративних витрат.
Тож перехід на облік страхового стажу в електронній формі назрівав роками і, нарешті, 05.02.2021 парламент прийняв законопроект № 3623.
Планується, що закон набуде чинності через три місяці після його опублікування, а транзитний період для переходу від паперових трудових книжок до електронного обліку становить п’ять років. Саме в цей період дані працівників будуть вноситися до відповідного державного реєстру.
Після цього компанії зможуть передати трудові книжки працівникам.
Передбачається, що при першому прийомі на роботу трудова книжка заводитиметься лише на вимогу працівника. Зберігатиметься вона також у працівника, а записи в неї будуть вноситися тільки на його вимогу.
Звичайно, що більш прогресивному середовищу – великому вітчизняному бізнесу чи іноземним компаніям в Україні – перехід вдасться легше, адже вони до нього готові морально.
Дійсно є ряд побоювань – щодо збереження електронних даних, неможливості їх фальсифікації чи видалення або втрати, рівня захисту персональних даних.
Але ж просто паперовий документ теж не знімає всі ризики і світ так чи інакше йде до діджиталізації.
Тож, що потрібно в першу чергу робити компаніям-роботодавцям?
a) Після прийнятті відповідних підзаконних актів розробити внутрішній план заходів щодо перенесення відомостей з трудових книжок працівників до електронного реєстру;
b) Видати оригінали трудових книжок працівникам для їх подальшого зберігання (під розпис, після внесення відомостей до електронного реєстру).