Побудова бізнесу, а особливо середнього або великого — це багатокроковий і складний процес. Водночас не менш важливим і складним етапом розвитку є забезпечення стабільності побудованого бізнесу і сталості його функціонування. Система повинна працювати самостійно і безперервно, тільки тоді бізнес зможе надалі масштабуватися й працювати як єдиний організм.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Одним із важливих інструментів для забезпечення стабільності бізнесу є комплаєнс у різних його проявах. Для сучасного бізнесу, що прагне довгострокового успіху, комплаєнс є не просто формальністю, а необхідністю. У цій статті ми розглянемо, що таке корпоративний комплаєнс, його ключові аспекти, основні виклики та практичні поради щодо впровадження.
Compliance (або комплаєнс) на підприємствах — це система заходів, правил і процесів, які забезпечують відповідність діяльності компанії внутрішнім політикам, законам, стандартам і нормативним вимогам. Мета комплаєнсу — запобігти порушенням, зменшити ризики та створити етичну культуру на підприємстві.
Отже, комплаєнс потрібен для захисту бізнесу від викликів ззовні (тобто уникнення порушень законодавства працівниками і підприємством), і зсередини (створення корпоративної культури, дотримання працівниками інструкцій, політик, інших регуляторних документів підприємства).
При цьому для ефективного впровадження комплаєнсу і виконання ним своїх функцій важливо мати глибинне розуміння його цінності, а також будувати комплаєнс саме як систему. Тобто не просто запроваджувати інструкції та накази, а детально пропрацьовувати кожен внутрішній документ і правило в розрізі таких запитань:
1. Яку мету переслідує документ чи правило?
2. Наскільки він зрозумілий для виконання? Чи є неточності/простір для різного трактування тощо?
3. Які передбачені наслідки за порушення встановлених правил?
4. Хто відповідає за дотримання комплаєнс-процедур, який статус і повноваження цієї людини?
Тож розглянемо систему комплаєнсу на підприємстві, з чого вона складається. При цьому пам’ятаймо, що кожен бізнес індивідуальний, а запропонований перелік уніфікований. Для якогось бізнесу варто впроваджувати додаткові інструкції, а хтось може обмежитися двома-трьома пунктами, і це забезпечить бізнесу достатній захист.
Фінансовий комплаєнс
Перше, що є важливим для будь-якого бізнесу – це фінанси і забезпечення здорового фінансового становища. Йдеться, зокрема, про:
- своєчасне і коректне подання фінансової звітності;
- своєчасну і відповідну законодавству сплату податків і зборів;
- контроль за оплатами, фінансовими потоками;
- внутрішню звітність і можливість аналізу важливих для керівництва показників без їх штучного викривлення/змін тощо;
Для забезпечення цієї мети зазвичай компанії запроваджують інструкції платежів, матриці погодження платежів, додаткові точки контролю при ініціюванні та проведенні платежів, інструкцію про проведення закупівель/продажів тощо. Саме чіткі правила щодо погодження і розпорядження фінансами дають змогу мінімізувати корупційні ризики, забезпечити контроль за кеш-флоу і, як наслідок, ефективніше використовувати грошові кошти.
Наприклад, компанія може багато боротися при проведенні переговорів із постачальником і домовитися про відстрочку оплати. Але це буде марними зусиллями, якщо дата оплати не контролюється, і оплата проводиться як тільки отримано рахунок або первинний бухгалтерський документ.
Так само не варто допускати і прострочень оплат, що може призвести до штрафних санкцій і подальшої негативної зміни договірних умов для підприємства.
Загалом на прикладі фінансового комплаєнсу і запропонованого прикладу добре розкривається визначення комплаєнсу (від слова comply — відповідати). Тобто запровадження інструкцій повинно забезпечити відповідність договірним умовам, іншим правилам і процедурам.
Забезпечення фінансового комплаєнсу зазвичай покладається на фінансового директора/головного бухгалтера/іншого співробітника, який має повний доступ до платіжної інформації, первинних документів і необхідну компетенцію для перевірки інформації та вчинення необхідних дій для зупинення порушень.
Корпоративний комплаєнс
Найбільш розповсюджена форма комплаєнсу, яку часто запроваджують як данину моді й сьогоденню, а не як ефективний інструмент управління компанією. При цьому потенціал корпоративного комплаєнсу величезний.
Корпоративний комплаєнс — це система, яка допомагає компанії:
- уникати юридичних ризиків (штрафів, судових позовів);
- підтримувати репутацію як етичної організації;
- створювати прозоре та ефективне середовище всередині компанії.
Основою корпоративного комплаєнсу є кодекс етики. Це базовий документ, який визначає принципи та цінності компанії. Він може містити положення про уникнення конфлікту інтересів, недопущення дискримінації та утисків на робочому місці та в робочому середовищі, етичну поведінку в бізнесі (наприклад, у відносинах із партнерами та клієнтами) та на робочому місці.
Загалом частою практикою є виділення окремо політики про протидію хабарництву і конфлікту інтересів, політики про забезпечення рівності, політики про користування соціальними мережами тощо. Усі ці питання можуть бути описані в межах кодексу етики.
Моя особиста думка, яка базується на практичному використанні різних підходів у комплаєнсі на підприємствах, полягає в тому, що набагато ефективніше впроваджувати якомога меншу кількість документів з якомога більшим змістом. Причина полягає в тому, що працівникам елементарно простіше слідувати одному зводу правил, ніж розбивати правила на багато документів.
Отже, як основу комплаєнсу на підприємстві кодекс етики варто розглядати з погляду фіксації всіх основних правил, принципів, моральних аспектів і правил поведінки на підприємстві. Це допоможе об’єднати людей спільними цілями, принципами, зблизити працівників на основі спільних ідей і правил, що в результаті забезпечить саморегуляцію на підприємстві. Тобто при ефективному впровадженні працівники випрацюють культуру нульової толерантності до порушень і самостійно будуть забезпечувати екосистему всередині компанії. Надалі це допомагає бренду роботодавця, сприяє мінімізації конфліктних ситуацій між працівниками і підвищенню ефективності роботи компанії як такої.
Звісно, це непростий, іноді навіть конфліктний процес, адже стандарти і правила, а особливо моральні різні у кожної людини. Але метою тут має бути не зробити всіх людей однаковими, а об’єднати їх на основі спільних рис, які є важливими для кожного конкретного бізнесу. Іншими словами, для сфери обслуговування важливо, щоб люди були об’єднані спільним стандартом якості обслуговування, привітності тощо. А в бізнесі, де важливим є вміння ставити жорсткі кордони і вміти досягати результату в конфліктних ситуаціях і під тиском, спільні якості та принципи для роботи будуть радикально іншими.
Але так чи інакше, світ рухається і вже прийшов до того, що клієнти купують не продукт або послугу, а бренд. І саме тому, купуючи бренд, споживач впевнений, що незалежно від країни, величини свого запиту тощо він отримає належний рівень обслуговування, не нижчий за певний сталий стандарт.
Саме завдяки тому, що працівники сильних всесвітньо відомих брендів об’єднані спільними цінностями, рівень обслуговування і системність роботи компаній завжди є сталими, незалежно від культури певної країни діяльності, імені того чи іншого працівника тощо.
Інші види комплаєнсу
Залежно від специфіки роботи тієї чи іншої компанії можуть бути спеціальні правила і вимоги, яких повинно дотримуватися підприємство.
Це може бути екологічний комплаєнс, санкційний комплаєнс, комплаєнс правилам захисту персональних даних, комплаєнс специфічним законодавчим нормам, особливо якщо компанія здійснює діяльність, що підлягає ліцензуванню, тощо.
Тобто можливості для регуляції компанією своєї діяльності неосяжні й обмежені лише здоровим глуздом, а також розумінням того, що для ефективного впровадження правил та інструкцій їхня кількість повинна бути такою, що дозволяє працівникам дійсно їх запам’ятати і використовувати. Тобто кожен документ має переслідувати чітку мету і бути необхідним. Звичайне копіювання всіх норм законодавства є не тільки неефективним, а і шкодить засвоєнню працівниками по-справжньому важливих специфічних правил і принципів підприємства.
Як контролювати?
Звісно, важливим завданням для бізнесу є створення певних правил, культури і принципів. Однак на створенні та впровадженні правил процес не зупиняється. Не менш важливим є забезпечення ефективності цих правил, їх обов’язковість і контроль за їх дотриманням. Отже хтось повинен дійсно контролювати актуальність правил, їх дотримання, своєчасне уточнення тощо. Для цього існує посада комплаєнс-офіцера.
Комплаєнс-офіцер — це спеціаліст, який відповідає за впровадження, моніторинг і контроль дотримання комплаєнс-політик у компанії. Він є ключовою фігурою в побудові системи комплаєнсу, виступає посередником між керівництвом, працівниками та зовнішніми регуляторами. При цьому є непоодинокі випадки, коли позиція комплаєнс-офіцера є допоміжною і його завдання виконуються юристом, фінансовим директором, головним бухгалтером або іншим працівником. Так чи інакше, це має бути людина, яка детально знає всі процеси в компанії, розділяє і пропагує цінності й принципи, а також користується повагою та довірою від колег. Такий працівник повинен знати законодавство, мати аналітичні здібності для оцінки ризиків, а також високі комунікативні навички.
Відповідальність за порушення
Компанія, яка нехтує комплаєнс-процедурами, має підвищені ризики потрапити під фінансові санкції з боку контролюючих органів або контрагентів, ризик репутаційних втрат, потраплянь у скандали тощо.
При цьому після імплементації комплаєнс-процедур, призначення комплаєнс-офіцера і побудови необхідних процесів для стабільного використання таких процедур постає питання про відповідальність за порушення, які можуть статися. Відповідальність працівників за порушення комплаєнс-процедур залежить від тяжкості порушення та його наслідків. Працівник може понести дисциплінарну відповідальність, яка передбачає догану, позбавлення бонусів, зниження посади або звільнення. Якщо порушення завдало компанії фінансових збитків, може застосовуватися матеріальна відповідальність — відшкодування шкоди. У разі порушення закону працівник може нести адміністративну або кримінальну відповідальність, наприклад, за участь у корупційних схемах чи розголошення комерційної таємниці.
У деяких випадках можливі цивільно-правові санкції, наприклад, через укладення контракту, який суперечить інтересам компанії. Роботодавець може ініціювати внутрішнє розслідування, а за результатами передати матеріали до правоохоронних органів. За недотримання політик конфіденційності або захисту даних (наприклад, згідно з GDPR) працівник також може бути притягнутий до відповідальності. Крім юридичних наслідків, репутація працівника може суттєво постраждати, що вплине на його подальшу кар’єру.
Також важливим моментом є відкриті канали комунікації про порушення, за якими працівники можуть повідомити комплаєнс-офіцера або керівництво компанії про ймовірні порушення. Вкрай важливо, щоб людина, яка повідомляє про такі порушення, була захищена від будь-яких переслідувань і відчувала безпеку.
Користуючись усіма наданими порадами, можливо побудувати якісну і стабільну систему комплаєнсу в компанії, яка буде ефективним інструментом для управління бізнесом.