Переходити на дистанційну роботу чи працювати в офісі?

Метро зачиняється, ТРЦ зачиняються. Працюватимуть лише продуктові магазини, аптеки, банки та автозаправки. А юрфірми?

Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!

Чи є в них можливість перейти на дистанційну роботу? Чи буде ця робота такою ж ефективною, як і в офісі? Якщо працювати з офісу, то як організувати транспорт для своїх співробітників?

Поглянувши на ситуацію на юридичному ринку в Україні, ми бачимо, що суттєва кількість юридичних компаній продовжує роботу в офісах, ввівши обмеження на відрядження та проведення зустрічей та залишивши в офісі мінімальну кількість співробітників, необхідну для забезпечення оперативної роботи.

Читайте також: «КАРАНТИН VS БІЗНЕС: як не програти».

Так, в ЮФ «Дмитрієва та партнери» проінформували, що з 17.03.2020 р., частина співробітників їх офісу переходить на віддалену роботу. «Просимо утриматися від відвідування нашого офісу без нагальної потреби. У робочий час всі співробітники нашої компанії залишаються на зв’язку по телефону, e-mail, Skype, Viber. Користуйтеся, будь ласка, послугами кур’єрських служб для передачі документів», - йдеться в повідомленні. У такому режимі ЮФ буде працювати попередньо до 04.04.2020 р.

ЮФ «Астерс» ще 11.03.2020 р. заявили про тимчасові обмеження на відрядження за кордон та проведення зустрічей в офісі: «Ці тимчасові заходи діятимуть, як мінімум, один місяць. Впродовж цього періоду Астерс надає клієнтам та бізнес-партнерам можливість користуватися зручними та надійно захищеними сервісами онлайн-зв'язку та зустрічей, зокрема Microsoft Teams, а також сервісами багатосторонніх телеконференцій. Детальні інструкції та контактна інформація для участі в онлайн-зустрічах будуть надіслані електронною поштою безпосередньо клієнтам та бізнес-партнерам Астерс».

Повністю у режим віддаленої роботи ще з 12 квітня перейшли у Arzinger. «З 12 березня і до 3 квітня усі офіси Arzinger переходять у режим віддаленої роботи. Ми продовжуємо працювати як і зазвичай, доступні по всіх каналах зв’язку і проводитимемо всі робочі зустрічі, але в режимі онлайн. Заходи, проведення яких припадає на період карантину, відповідно, переносяться - нові дати будуть повідомлені окремо», - йдеться у повідомленні на їх сайті.

На необхідності забезпечення безперервної роботи наголошують і у Sayenko Kharenko, що створили цільову групу для вирішення широкого кола юридичних та бізнес-питань, з якими компанії, ймовірно, зіткнуться у наступні тижні чи місяці, коли працюватимуть із наслідками глобальної пандемії.

Суди, державні установи, бізнес

Водночас карантин торкнувся і судів, і державних органів. Голова Ради суддів України Богдан Моніч звернувся до голів судів з рекомендацією запровадити особливий режим роботи на період карантинних заходів. Про це було повідомлено листом РСУ №186/20 від 16.03.2020 р.

У листі зазначено, що, враховуючи постанову Кабінету Міністрів України №211 «Про запобігання поширенню на території України коронавірусу COVID-19», судам рекомендовано на період з 16 березня до 3 квітня 2020 р. встановити особливий режим роботи. З повним тестом цього листа можна ознайомитися тут.

Нотаріальна палата України рекомендувала нотаріусам здійснити всі можливі профілактичні заходи та призупинити особистий прийом громадян, здійснюючи останній лише у випадках крайньої необхідності - при відкритті спадщини, коли минає 6-місячний строк, а також для того, щоб убезпечити громадян від порушень їх прав у разі пропуску строків. Всі інші питання слід вирішувати дистанційно.

У зв’язку з ситуацією, викликаною коронавірусом, НКЦПФР вважає за доцільне встановити тимчасово на 2020 р. спеціальний порядок скликання та проведення загальних зборів акціонерів, який передбачатиме:

• можливість проведення у 2020 р. загальних зборів акціонерів дистанційно;

• встановлені законодавством терміни проведення річних загальні зборів акціонерів не застосовуватимуться у 2020 р. Збори можна буде провести до 31 грудня 2020 р.;

• встановлені законодавством терміни оприлюднення річної звітності акціонерними товариствами - емітентами цінних паперів не застосовуватимуться у 2020 р. Річну звітність можна буде розкрити впродовж 5 робочих днів після проведення загальних зборів акціонерів у загальному порядку;

• у разі завершення строку повноважень членів наглядових рад акціонерних товариств у 2020 р., повноваження таких членів наглядових рад будуть продовжені у повному обсязі до дати проведення загальних зборів акціонерів.

Більш того, комісія звернула увагу акціонерних товариств, які мають кількість голосуючих акціонерів більше п’яти осіб, що проведення ними загальних зборів акціонерів порушуватиме встановлені на період карантину санітарні правила і норми.

Європейська Бізнес Асоціація також проінформувала про зміну формату роботи через загрозу коронавірусу. «ЕВА переходить на режим роботи в онлайн-форматі. Тому звертаємо увагу бізнесу, що задля індивідуального захисту зустрічі та переговори будуть відбуватися у форматі відео-чатів та конференц-колів. Масові заходи та офлайн-зустрічі від 20 осіб в цей період скасовуються. Водночас, задля забезпечення ефективної роботи спільноти, все ж можливими будуть зустрічі робочого формату та невеликі зібрання», - йдеться у повідомленні.

Ситуація за кордоном

За інформацією Law.com, Akin Gump Strauss Hauer & Feld найняла епідеміолога для консультації стосовно пандемії коронавірусу та рекомендувала своєму персоналу та партнерам працювати вдома. Водночас офіси юридичної компанії залишаться відкритими та працюватимуть з мінімальним штатом.

Таку ж політику ввели: Allen & Overy, Clifford Chance, Dechert, King & Spalding, Pillsbury Winthrop Shaw & Pittman, Reed Smith, Slaughter and May, Squire Patton Boggs, Stroock & Stroock & Lavan, Thompson & Knight, Wilmer Cutler Pickering Hale and Dorr.

Baker McKenzie закрили офіси в США та Торонто. Dickinson Wright закрив 18 усі офісів. Крім цього, свої офіси закрили та перейшли на дистанційну роботу Burns White та Cadwalader, Wickersham & Taft.

Читайте також: «Рада ухвалила закон для запобігання COVID-19».

Близько 40 співробітників Taylor Wessing вдалися до «самоізоляції» після того, як у Франкфуртському офісі було клінічно підтверджено зараження одного з працівників COVID-19. За словами офіційного представника фірми, хворий швидко видужує після легкого перебігу захворювання. Поверх, на якому працював заражений працівник, зачинений та обробляється, проте інші поверхи будівлі франкфуртського офісу працюють.

Станом на 12 березня, офіси Clark Hill відкриті, не зважаючи на одне зараження коронавірусом у будівельному комплексі Prudential Plaza у Чикаго, що підтвердилося. Водночас у фірмі наголошують на готовності перевести персонал на роботу з дому.

Davis Wright Tremaine перевели всі свої офіси на дистанційну роботу та закрили офіси після того, як одна співробітниця потрапила додому із симптомами грипу та померла через два дні. Станом на 13 березня інформації, що б підтвердила саме зараження COVID-19, немає.

Разом з цим ми вирішили поцікавитися в українських юридичних компаніях, як вони організовують роботу в умовах карантину.

Коментарі:

Євген Грушовець, партнер Ario Law Firm

«Допоки українська судова система працює у звичайному режимі, ми не можемо дозволити собі повністю перейти на дистанційну роботу під час карантину.

Щодо організації роботи в офісі під час карантину. Підвищені профілактичні норми в офісі Ario Law Firm ми впровадили ще до оголошення карантину в Україні. Це стосується щоденного прибирання з дезінфікуючими засобами, забезпечення приміщень санітайзерами для рук, проведення інструктажу зі співробітниками.

Серед основних застережень для співробітників - уникати громадського транспорту. Відтепер колеги-власники авто кооперуються з тими, у кого немає автотранспорту, аби приїхати на роботу та доїхати додому. Тих же, хто проживає за містом і не можуть дістатися до офісу в інший спосіб, ніж за допомогою громадського транспорту, ми перевели на дистанційну роботу.

Ще одне суворе правило для команди Ario Law Firm: за умови виявлення у себе чи у своїх близьких ознак застуди чи грипу - у жодному разі не виходити на роботу та одразу звернутися до лікаря. Самоізоляція має тривати до повного одужання співробітника або (у разі захворювання у когось з родичів співробітників) до встановлення діагнозу та підтвердження того, що це - не COVID-2019.

Щодо організації процесів роботи з клієнтами. Ми мінімізували кількість очних зустрічей і питання, які можна вирішити телефоном, електронною поштою чи за допомогою відеоконференцій, вирішуємо саме у такий спосіб.

Щодо організації дистанційної роботи. В Ario Law Firm технічні можливості для віддаленої роботи забезпечені вже не один рік. Ця необхідність виникла не у зв’язку з пандемією, а через численні відрядження колег до клієнтів у різні регіони. Отже, окрім стандартних електронної пошти, месенджерів, хмарних сховищ для документів, CRM для контролю виконання завдань співробітниками та білінгування, наша команда підключена до спеціальної корпоративної платформи, що містить у собі робочі чати за кожним окремим проектом, замітки, зустрічі, вкладення та можливість одночасного колективного редагування документів.  Таким чином, навіть у разі, якщо буде необхідність повністю перейти на дистанційний режим роботи, Ario Law Firm для цього абсолютно підготовлена.

Безумовно, здоров’я людей є для нас найвищим пріоритетом, тому робимо усе можливе для того, щоб убезпечити колег та клієнтів. Але так само критично важливим для нас залишається виконання взятих на себе обов’язків перед клієнтами. Тому ми маємо знайти такий баланс, що дозволить вийти з цієї пандемії з мінімальною шкодою».

Олександр Ружицький, партнер EVERLEGAL

- Чи перейшла Ваша компанія на дистанційну роботу на час карантину?

- На нашу думку, найкраще, що ми можемо наразі зробити, - це максимально самоізолюватися на певний період.  Для нас здоров’я та життя клієнтів, співробітників та партнерів - найвищий пріоритет, тому впродовж цього тижня наша команда поступово переходить на дистанційний робочий графік на час карантину.

- Як організувати робочі процеси так, щоб це не вплинуло на ефективність роботи? Якими програмами Ви користуєтеся для налагодження дистанційної роботи (чати, таск-менеджери, відео-конференції)?

- Для того, щоб ефективно організувати робочі процеси, усі внутрішні та зовнішні комунікації ми переносимо у надійні сервіси багатосторонніх телеконференцій, онлайн-чати та телефонні дзвінки. Наради організовуємо в бізнес-скайпі, і в основному користуємося інструментами Microsoft Office. Для зручності під кожен проект працівників ми поділили на команди, які працюють дистанційно у надійних сервісах комунікацій для забезпечення високого рівня захисту персональних даних клієнтів.

- Які рекомендації Ви надаєте працівникам, які вимушені залишитися на робочому місці?

- У разі ситуації, якщо працівнику необхідно бути в офісі, ми ввели певні правила, які діятимуть, допоки ситуація з коронавірусом не стане більш зрозумілою. Кожен рівень загрози ми поділили на три кольори, але оскільки «ЗЕЛЕНИЙ» рівень загрози уже позаду, то розпочинаємо із жовтого.

«Жовта» зона (наразі):

Гігієна:

• дотримуємося особистої гігієни: постійно миємо руки;
• намагаємося не торкатися руками очей, носа, рота;
• користуємося антисептичними засобами; 
• не вітаємося за руку;
• при будь-яких ознаках застуди, кашлю та іншого - одразу звертаємося за медичною допомогою.

Якщо піднялася температура, необхідно обов'язково обстежитися у лікаря.

Подорожі:

• не користуємося громадським транспортом (взагалі!) (альтернатива - велосипед, власне авто чи таксі);
• якщо немає можливості не користуватися громадським транспортом - залишаємося вдома.

Комунікації:

• не відвідуємо конференції / виставки, ресторани та інші багатолюдні місця - особливо у закритих приміщеннях;
• не виїжджаємо до клієнтів та не приймаємо їх в офісі, переносимо спілкування онлайн;
• обмежуємо кількість нарад, вся комунікація - в Microsoft Teams (це стосується всіх видів нарад).

«Червона» зона: 

Вона наступає після появи хоча б одного співробітника з підозрою на коронавірус (сухий кашель, температура). План дій: 

• ніхто зі співробітників не приїжджає в офіс;
• проводиться повна дезінфекція офісу.

Всі вищеперераховані заходи тимчасові і спрямовані в першу чергу на захист і безпеку працівників, клієнтів та партнерів.

Бережемося!

Ірина Петрова, керівник відділу маркетингу та PR ЮК PRAVO GARANT

«З 16 березня компанія PRAVO GARANT частково перейшла на дистанційну роботу на період карантину. У першу чергу були переведені працівники з дітьми (у зв’язку із закриттям шкіл та дитячих садочків). Також були скасовані усі відрядження та частково скасовані зустрічі з клієнтами (замінили на skype-call). З 18 березня планується перехід на дистанційну роботу всього офісу.

PRAVO GARANT має офіси у трьох регіонах (Київ, Дніпро, Запоріжжя) і дуже часто юристи з різних офісів (міст) працюють над одним проектом дистанційно, тому робочі процеси нашої компанії з самого початку вибудовувалися таким чином, щоб дистанційна робота була ефективною. Спеціально під наші потреби була розроблена CRM-система, в яку також інтегровано таск-менеджер та календар подій кожного юриста. Всі документи, відомості про клієнтів та інша необхідна в роботі інформація зберігається на хмарному сервері та доступна для працівників PRAVO GARANT із будь-якого пристрою.

Ми оснастили офіс дезінфекторами для рук, частіше проводимо вологе прибирання та провітрювання приміщення. Для працівників, яким доводилося добиратися в офіс громадським транспортом, організували програму «Підвези колегу», яка полягає у тому що, люди які їдуть на власному авто, забирають своїх колег, які пересуваються громадським транспортом».

Назар Чернявський, партнер Sayenko Kharenko

- Чи перейшла Ваша компанія на дистанційну роботу на час карантину?

- Цього тижня Sayenko Kharenko перейшла на дистанційну роботу. Є частина співробітників, які час від часу мають знаходитися в офісі для забезпечення роботи фірми, яким необхідно мати доступ до оригіналів документів тощо, проте це незначна кількість людей.

Тому вони мають змогу витримувати рекомендовану дистанцію у 2-2,5 метри. До роботи в офісі ми допускаємо тільки тих колег, які дістаються до роботи та додому власним транспортом або пішки.

- Як організувати робочі процеси так, щоб це не вплинуло на ефективність роботи? Якими програмами Ви користуєтеся для налагодження дистанційної роботи (чати, таск-менеджери, відео-конференції)?

- Ще у 2014 р. ми перейшли на «хмару», тому наразі змогли дуже оперативно налагодити безпечний доступ до всіх необхідних документів та сервісів фірми з «домашніх офісів» співробітників. Звісно, сама ситуація доволі стресова, проте в нашому випадку цей стрес точно не пов’язаний із переходом на дистанційну роботу. Єдине, чого колегам, які працюють із дому, може бракувати, так це можливості роздрукувати або відсканувати документи, офісної кавомашини або просто одне одного. Аби колеги не почували себе соціально ізольованим, ми рекомендуємо регулярно організовувати спільні онлайн-«зустрічі» та просто телефонувати один-одному.

- Які рекомендації Ви надаєте працівникам, які вимушені залишитися на робочому місці?

- Нічого нового до рекомендацій ВООЗ та МОЗ ми додати не можемо. Рекомендації дуже прості, проте критично їх неухильно дотримуватися:

• мити руки з милом теплою водою впродовж 30-40 секунд або обробляти їх антисептичним засобом кожної години або після кожного контакту із необробленою антисептичним засобом поверхнею;
• не торкатися брудними руками обличчя - носу, роту та очей;
• не користуватися громадським транспортом;
• уникати скупчень людей, тримати мінімальну рекомендовану дистанцію;
• при появі ознак хвороби одразу самоізолюватися вдома та звертатися по медичну допомогу.

Ну, і взагалі всім можу порадити намагатися зберігати спокій, проте не втрачати пильність. У разі появи ознак хвороби не слід займатися самолікуванням, а звертатися до лікарів. Сьогодні як ніколи необхідно ставити колективні інтереси на один рівень із власними, адже запорука успіху - дисципліна особиста та суспільства загалом. Спеціалісти прогнозують, що заразиться 70% населення планети, і тоді виробиться колективний імунітет. Зараз завдання кожного з нас - намагатися потрапити до 30% щасливчиків, а якщо все-таки не пощастить, то одразу ж звернутися до лікарів.