Епідемія коронавірусу та її наслідки стали найсерйознішою за останні десятиліття перевіркою на міцність не тільки для економіки, але й для ефективності та стійкості ринку юридичних послуг і цілих правових інститутів. Не секрет, що сьогодні в нашій державі впроваджується багато юридичних новацій, які за своєю суттю є екстраординарними та важко вписуються у відомі правові конструкції. Також безпрецедентно високою є швидкість правотворчості (про її якість поки промовчимо). Все це разом нервує і бізнес, і юристів. Однак зупинити деякі зміни вже неможливо. Вперше за багато десятиліть юридичні фірми серйозно замислилися про перехід у віртуальний офіс, на дистанційне обслуговування довірителів, а також про впровадження Legal Tech продуктів у свою діяльність.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
«Юридична Газета» неодноразово аналізувала можливості розвитку legaltech в Україні та щоразу висновки були вельми скептичними. Адже навіть сьогодні, у достатньо технологічне століття, частка legaltech займає не більше ніж 5% загального ринку юридичних послуг. Якщо це вже значна сума для США, де сукупний ринок величезний (понад 450 млрд доларів), то на всьому пострадянському просторі він складає не більше ніж 5 млрд доларів, а в Україні лише близько 700 млн доларів. Ймовірно, немає лиха без добра. Пандемія дала копняка консервативним юристам до більш активної цифровізації своєї діяльності. Однак навіть у найближчому майбутньому глибина впровадження «юридичних технологій» у ринок не перевищить 18-20%. Річ у тім, що з огляду на результати опитувань юрфірм Східної Європи, за період самоізоляції найбільше в роботі знадобилися такі не дуже вибагливі технології як електронний документообіг (30,4% опитаних). Онлайн-сервіси та чат-боти стали найбільш корисними для 9,6% опитаних. Такий інструмент як перевірка контрагентів став актуальним для 8% юристів, а 3,2% стали в нагоді одразу всі вищезазначені інструменти. Цифри не вражають, але все ж таки вони є достатніми, щоб окремі партнери юрфірм почали замислюватися про віртуалізацію своєї діяльності.
Передумови для створення віртуальної роботи юриста
Збільшення кількості фахівців, які працюють на стику технологій і права, має цілком конкретні причини, пов'язані не тільки з карантином та самоізоляцією. По-перше, багато юристів вже усвідомлюють, що професія трансформується. Тепер, щоб вижити професійно, необхідно використовувати у своїй роботі нові технології. По-друге, з кожним роком автоматизація дедалі більше замінює юристів на початкових етапах. Наприклад, для того щоб подати документи на реєстрацію торгової марки, проконсультуватися з цивільних питань або скласти документ, тепер не потрібно фізично йти до юриста. Все це можна зробити у чат-ботах, мобільних додатках та на онлайн-платформах за лічені хвилини.
Загалом, напрямки та продукти Legal Tech можна розділити на дві основні групи: які вирішують проблеми юристів та юридичних компаній, оптимізуючи їхні процеси роботи, а також які виникають, відштовхуючись від запитів споживачів. Зараз більше уваги ми приділимо саме першій групі, зосередившись або на роботі юристів віддалено та на їхніх взаємовідносинах з клієнтом, або в контексті повного переходу юридичного офісу в онлайн.
Річ у тім, що різні моделі віртуальних юридичних фірм виникають не лише як спосіб більш ефективного обслуговування клієнтів, але і як варіант вирішення проблем, з якими зіштовхуються юристи так званої традиційної практики: незадоволеність роботою, зниження ефективності, дисбаланс між роботою та особистим життям. Ще до пандемії звучали думки, що віртуальні юристи мають більш гнучкий підхід до того, де, як і коли вони працюють. Просто сьогодення змусило дослухатися до цих думок більш уважно. Загалом, віртуалізація офісу означає вигоду для юридичних фірм. Така робота може зменшити традиційні позареалізаційні витрати й дозволити компаніям залучати більше професійних працівників, оскільки географічні бар'єри знімаються та пропонується більша свобода дій. Окрім того, сьогодні клієнти хочуть отримувати порівнянний (докризовий) рівень послуг, але з меншими витратами. Вигравати будуть ті команди й фірми, які зможуть запропонувати такі продукти та послуги.
Безперечно, юристи найчастіше схильні критично сприймати будь-яку нову інформацію та зміни, тому їм необхідно спочатку переконатися в надійності та безпеці запропонованого технологічного рішення. Також технологічні продукти найчастіше розробляються без залучення потенційних користувачів, що неминуче призводить до того, що запропонований продукт не повністю відповідає їхнім потребам. Однак ситуація поступово змінюється. Прогрес буде рухатися далі.
(для перегляду натисніть на зображення)
Зростання віртуальної та віддаленої роботи за кордоном
Згідно зі звітом Upwork Фріланс в Америці, 25% робочої сили в США у 2019 р. складали фрілансери. Серед фрілансерів, які вважають, що ринок змінився за останні 3 роки, 77% сказали, що технології полегшили пошук фріланс-роботи, а 46% заявили про неможливість працювати через особисті обставини поза вільним графіком фрілансу. Також звіт показує, що молоде покоління більш схильне до фрілансу, 53% покоління Gen Z (народилися приблизно з 1997 р. до 2012 р.) вже фрілансувало у 2019 р.
Згідно з інформацією Товариства з питань управління людськими ресурсами, популярність віддаленої роботи продовжує зростати. Частково віддалена робота тепер надає значна більшість компаній (69% у 2019 р.), а повний робочий день на постійній основі – четверта частина компаній.
Очевидно, що рано чи пізно, але ці тенденції будуть актуальними для України. Наведемо простий приклад. До пандемії більшість юристів були проти проведення онлайн-консультацій з клієнтами. Це обґрунтовувалося необхідністю роботи з великими масивами даних, безпекою інформації, що передається, та її збереженням. Карантин змусив перейти в онлайн навіть затятих супротивників такого способу ведення справ. Виявилося, що не все так погано. Відповідно до опитування «Юридичної Газети», у 38% опитаних респондентів клієнти виявилися задоволеними консультаціями онлайн, лише в деяких випадках були потрібні особисті зустрічі. Ще 21% взагалі вирішили всі питання клієнтів в онлайні, навіть не вдаючись до зустрічей в офісі. Лише 20% проводили консультації, як і раніше, в офісному режимі (з дотриманням соціальної дистанції). На нашу думку, це свідчить про готовність ринку спробувати на смак віртуальний офіс.
Організація віртуальної юридичної фірми
Віртуальні юридичні фірми вимагають креативного підходу в управлінській сфері та у веденні організаційної діяльності. Для управління віртуальними командами необхідні певні механізми, процеси й засоби зв'язку. Незалежно від того, як ви організуєте свою віртуальну команду або які послуги ви надаєте, структурування юридичної фірми пов'язане як з неминучими ризиками, так і з величезними вигодами.
Насамперед, віртуальні юридичні фірми передбачають менші накладні витрати, оскільки у них зазвичай немає фактичного офісного простору. Використання зовнішнього підряду для виконання робіт і використання інструментів автоматизації дозволяє віртуальним юридичним фірмам не наймати постійний персонал. Ці фірми більш ефективні, адже всі процеси значною мірою автоматизовані. Завдяки залученню автоматизації та раціоналізації процесів зменшується можливість помилки, що призводить до зменшення відповідальності.
Перехід на безпаперове діловодство також може зменшити витрати, а інформація у справах розміщується в місці, більш доступному для управління та спільної роботи. Ця модель може бути легко налаштована під нові процеси та є достатньою гнучкою для швидкого масштабування.
(для перегляду натисніть на зображення)
Водночас, незважаючи на переваги, пов'язані з цією моделлю юридичної фірми, потрібно враховувати певні ризики, які не властиві традиційній моделі ведення юридичної практики. Велика частина віртуальної практики проходить поза стінами традиційного офісного простору. Всі фірми мають дотримуватися стандартів безпеки та конфіденційності. При цьому віртуальні юридичні фірми зіштовхуються з особливими ризиками для конфіденційності даних як у площині робочого простору, так і в межах технологічної безпеки.
Ще одне опитування, проведене «Юридичною Газетою» у власному Телеграм-каналі, показує слабку технічну підготовку юристів у питаннях безпеки даних. Для спілкування з колегами та клієнтами переважна більшість юристів використовує Zoom (44%) і Telegram (42%), ще 20% – Viber, 13% – Skype, 14% – WhatsApp (в опитуванні можна було обрати кілька варіантів) і лише 5% – власний софт. Однак найпопулярніші – не означає найбезпечніші. Компанія ExpressVPN, яка займається питаннями конфіденційності та безпеки в інтернеті, склала рейтинг найбільш захищених мобільних додатків для обміну повідомленнями (в порядку зменшення): iMessege, Wickr, Viber, Signal, Jabber/OTR, Telegram. Про те, що Zoom зламували неодноразово, а паролі до мільйонів акаунтів «гуляють» даркнетом, взагалі писалося неодноразово.
Проте будь-який з перелічених варіантів міг бути використаний лише як тимчасовий карантинний захід, оскільки жоден з них не проходить навіть середню перевірку в корпоративному середовищі. Зазвичай всі ці месенджери неможливо встановити на сервер компанії. Це означає, що вся критична інформація знаходиться на стороні розробника, що є мішенню для хакерів і спецслужб. До того ж, навіть якщо стерти з месенджерів інформацію, то фахівець все одно зможе витягти дані. Також це можна зробити зі смартфоном, увімкнувши «авіарежим». Якщо можна зайти в месенджери та побачити переписку, то підкований у цій сфері професіонал витягне і листування, і фотографії, й іншу інформацію.
Наступна важлива віртуальна проблема, яку потрібно вирішити – це проблема ідентифікації сторін. Вона виникає, тому що персоніфікацію учасників чату вони проводять самостійно, а не за допомогою об'єктивних джерел. Тому навіть якщо є повідомлення від авторизованого користувача (клієнта), не завжди можна достовірно встановити, хто саме висловлює волю на укладення угоди. Іншими словами, немає каналу зв'язку, який дозволив би визначити, що документ виходить від сторони за договором. Це призведе до негативних результатів у випадку судового розгляду. Іноді судді зовсім відмовляються визнавати месенджери придатними для ідентифікації сторін, хоча це не так.
Важливою проблемою для віртуальних юристів є створення параметрів надання послуг таким чином, щоб уникнути порушення будь-яких кордонів юрисдикції або правил ведення практики. В цьому випадку просто нагадаємо, що деякі месенджери (наприклад, WhatsApp і Telegram) заблоковані в Китаї.
Віртуальні нюанси, з якими всі зіштовхнуться
Найлегше перехід на онлайн-консультації клієнтів дасться тим, хто вже давно налагодив у своїй фірмі більш технологічний формат роботи. Наприклад, на ринку є деякі компанії, які вже кілька років використовують систему постановки, обліку та отримання доручень від довірителів у віддаленому форматі через спеціальну онлайн-оболонку, а також IP-телефонію. При обопільних домовленостях з клієнтами будь-який їхній лист стає завданням для виконання співробітниками компанії. Особливу ефективність такий метод показує в роботі із замовниками з інших країн. Великих проблем не зазнають в тих юрфірмах, де заздалегідь обладнали хмарне сховище та систему із загальним доступом усіх співробітників до правових систем і документів.
Головне у «віртуальному» кабінеті — дотримуватися нескладних правил. Потрібно бути на постійному зв'язку з офісом і клієнтами, не відволікатися на соцмережі у форматі «подивіться, я відпочиваю», а також бути готовим оперативно приїхати на зустріч у будь-яку хвилину.
Що стосується підготовки до онлайн-консультацій, то тут рекомендується завчасно вивчити весь функціонал програми відеоконференції, встановити потрібний браузер (у кого немає Chrome, можна використовувати Safari), запустити та провести переговори зі своїми колегами в тестовому режимі. Також у разі можливості необхідно використовувати два монітори, щоб в одному дивитися онлайн-трансляцію перемовин з клієнтом, а в іншому спілкуватися з колегами та уточнювати матеріали справи.
З клієнтами буде трохи складніше. Бізнес звик обговорювати багато питань під час особистих зустрічей. Деякі моменти під час дистанційного спілкування клієнт може свідомо (а іноді несвідомо) не сказати або спотворити. До того ж не у всіх клієнтів оцінка серйозності ситуації збігається з такою, як у юристів.
Сьогодні через ситуацію, яка склалася з коронавірусом, особливо постраждали практики, де необхідні максимально довірчі відносини й особистий контакт. Наприклад, сімейне право, яке наразі є актуальним. Карантин по всьому світу каталізував подружні суперечки. Багатьом людям довелося бути у спільній ізоляції, до якої вони виявилися неготовими. Все це посилюється економічними проблемами. Значно підвищується не тільки ймовірність розлучень, але й ризик насильства в сім'ї, якому зараз дуже важко запобігти, відстежити й зупинити. Не вистачає соціальних і правових інститутів, які б допомогли багатьом пережити цю кризу. Тому сьогодні адвокатам доводиться лише віртуально тримати за руку своїх довірителів. Однак це не зовсім те, що треба.
З іншими проблемами зіштовхнулися кримінальні адвокати. У них режим роботи спочатку взагалі не змінювався. Просто одягли маски, відмовилися від рукостискань під час зустрічі та почали частіше провітрювати офіс і мити руки. Однак з'явилися клієнти, які готові зустрічатися лише перед судовим засіданням. Звичайно, це ускладнює ведення захисту.
Ще один нюанс – як не дивно, але більшості юристів не вистачає горезвісного почуття «колективного розуму», коли будь-яке питання або ідею можна було негайно пропустити через фільтр колег та отримати цінні поради й думки. Однак робота вдома сприяє більшому зосередженню, якого іноді не вистачає партнерам, захопленими гучними дискусіями.
Деякі висновки на майбутнє
Головний ресурс, який ми додатково отримуємо в умовах дистанційної роботи – це час. Тут можна називати багато складових: економія часу на дорогу, економія часу на неробочі обговорення, економія часу на робочі обговорення. Навіть у робочих обговореннях існує вступна частина і певні ліричні відступи. Дистанційне спілкування менш схильне до емпатії, а отже, займає менше часу.
Традиційний робочий день з 9:00 до 17:00 вже не є прийнятним для життя багатьох людей. Наявність віртуальної команди дозволяє людям працювати в той час, який підходить до їхнього графіка, замість примусу їх до роботи за розкладом. Це призводить до більш високої мотивації та задоволеності роботою. Існують закордонні дослідження, які говорять, що співробітники на дистанційній роботі на 13% більш продуктивні, ніж «офісні» колеги.
Можуть виникнути труднощі з пошуком цілеспрямованих людей, які мають сувору трудову дисципліну та гідно оцінюють вигоду віртуальної роботи. Ґрунтовний підхід до зарахування у штат і регулярні перевірки допомагають віртуальній команді не збитися зі шляху та дозволяють оцінювати співпрацю після певного часу.
Наявність центрального, безпечного інструменту, який базується у хмарі для передачі повідомлень, є ключовим. Будь-яка юридична команда, яка планує перебратися до віртуалу, просто зобов'язана користуватися максимально безпечними платформами обміну миттєвими повідомленнями для запитань, обміну інформацією, відеодзвінків і спільної роботи. Лідери закордонних віртуальних юридичних офісів пропонують такий набір інструментів: 1Password для управління паролів, Clio для ведення практики та управління проектами, Notion для постановки завдань, Calendly для ведення подій, Google Meet для відеоконференцій, Slack для спілкування в команді, Dubsado для управління взаємовідносинами з клієнтами.
Швидко та безболісно перейти в онлайн-консультування вийде не у багатьох, а тому на перших етапах знадобляться щотижневі чати, часті дзвінки та листування з членами команди підтримки, командні (в тому числі клієнтоорієнтовані) зустрічі в офісі. Однак епоха онлайн, однозначно, вже захоплює нові горизонти в юридичному бізнесі.
Коментарі
Дмитро Шаповал, адвокат, керуючий партнер АО Glagos
- Наскільки сталою за останні кілька місяців стала практика онлайн-консультування клієнтів?
- Відверто кажучи, практику онлайн-консультування ми не запроваджували та не використовували в контексті карантинного періоду. Як і до карантину, якщо клієнту було зручно поспілкуватися онлайн, то ми так і спілкувалися. Проте в нашій ключовій практиці вирішення судових спорів більш притаманним є формат тет-а-тет.
- Чи можете виділити основні переваги (недоліки)?
- Звісно, основною перевагою є оперативність та економія часу, але не завжди ці переваги можуть компенсувати недолік щодо конфіденційності інформації.
Олена Сукманова, партнер Sayenko Kharenko
- Наскільки сталою за останні 3 місяці стала практика онлайн-консультування клієнтів? Чи можете виділити основні переваги та недоліки?
- Частково ми перейшли у формат онлайн-зустрічей ще до офіційного введення карантину в Україні, просто розуміючи, що до того все йде. Особисті зустрічі ставали все рідшими, а з початком офіційного карантину взагалі майже зникли з наших календарів. Звичайно, це не стосується роботи кримінальних адвокатів, адже роботу правоохоронних органів ніхто не зупиняв.
Щодо переваг онлайн-спілкування, я виділила б надзвичайну економію часу. Саме зараз ми зрозуміли, скільки витрачали часу на дорогу, зустрічі в ресторанах та живе спілкування! До речі, такі ж самі відгуки ми отримуємо від наших клієнтів, які працюють дистанційно! Також ми отримали незалежність від кордонів, оскільки можна залучати до однієї зустрічі людей з різних континентів. Сьогодні це вже стало нормою для всіх. Парадоксально, але ми також отримали пришвидшення в обговоренні та прийнятті рішень – раніше якісь питання відкладалися на потім, щоб обговорити їх під час зустрічі, а тепер всі питання вирішуються тут і зараз.
Серед недоліків у моєму списку такі моменти залежність від інтернету та електропостачання (хоча, звісно, від цих чинників ми залежали й раніше) та нестача живого спілкування. Здається, що представники нашої професії є особливо соціальними людьми. Ми звикли придивлятися до людської реакції, заглядати в очі своєму клієнту, міцно потискати йому руку, палко обговорювати юридичні позиції захисту і наступу, сміятися разом та ділитися жартами. Цього точно не вистачає!
- Якщо онлайн-спілкування з клієнтами буде запроваджене у повсякденній діяльності компанії, то які два аспекти є найважливішими: захищеність персональних даних, якість аудіо та відеозв'язку, кількість користувачів, тривалість конференцій, оплатність чи безоплатність, контроль доступу та шифрування даних, легкість користувацького інтерфейсу?
- Насправді, все в цьому списку є важливим. Однак якщо все ж таки обирати два аспекти, то на перше місце я поставила б захищеність персональних даних і розмов, повідомлень та документів, які передаються, а також якість зв’язку. Якщо йдеться про платформу для спілкування саме для бізнесу, то за це варто платити, адже кіберризики переоцінити неможливо.