 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Особливості складання внутрішніх нормативних документів організації обговорювали правники під час чергового семінару-практикуму, організованого Секцією юрисконсультів спільно з Комітетом АПУ з енергетики, нафти та газу. Головним доповідачем заходу виступила керівник юридичного департаменту ПАТ «Київобленерго» Наталія Перевознікова. Експерт ознайомила присутніх з оформленням внутрішніх нормативних документів, відповідно до стандартів ISO, внутрішньою документацією юридичної дирекції Товариства, електронним документообігом та аналізом роботи.
Глобальний бізнес
Так, за словами Наталі Перевознікової, у 2011 р. у Товаристві було введено інтегровану систему управління, відповідно до Міжнародних стандартів системи управління якості, управління охорони праці та управління екології. «Введення такої системи вимагало від працівників Товариства розглянути бізнес-процес товариства як один глобальний бізнес, до якого залучені всі структурні підрозділи. Кожен працівник, кожного структурного підрозділу повинен бачити, яку дію він виконує та з ким зі своїх колегами він взаємодіє. Так, кожен підрозділ мав визначити й задокументувати ті дії, які виконуються працівниками; визначити, з якими структурними підрозділами він взаємодіє на вході до процесу та на виході з нього;які ресурси використовуються для досягнення цілей», – ділиться досвідом експерт.
При цьому пані Перевознікова додає, що за необхідності вся документація, яка була складена, переглядається та виходить у новій редакції. Таким чином, нові працівники, які приходять до компанії, мають можливість на початку своєї діяльності ознайомитися із задокументованими процесами, побачити, яку дію у процесі вони будуть виконувати.
За словами доповідачки, документація у Товаристві розподіляється на документи та записи. У свою чергу, документи поділяються на документи зовнішнього походження (нормативно-правові акти, ліцензія, вхідна кореспонденція) та внутрішні документи (методика, політика, документовані процедури). До записів належать ті документи, які містять доказ про виконану роботу (акти, заявки, табелі робочого часу, довідки, переліки).
Для встановлення порядку в оформленні документації та в управлінні документацією, у Товаристві впроваджені документовані процедури, які затверджують форми документів і записів, визначається місце та терміни їх зберігання, порядок їх вилучення і відновлення. Управління документами й записами, правила оформлення документації та аналіз роботи здійснюється на підставі документованої процедури про внутрішній аудит інтегрованої системи управління. «Ми визначили декілька записів, які використовуються в юридичній дирекції ПАТ «Київобленерго»: акти про витрати не врегульованих спорів у судах, журнали реєстрації та видачі довіреностей, журнали реєстрації перевірок, видачі штампів та печаток, щомісячні звіти. До документів юридичної дирекції належать: положення, посадові інструкції, розпорядження, стандарти», – каже пані Перевознікова.
Карта процесу – передусім!
Варто зазначити, що особливу увагу присутніх експерт акцентувала на так званій карті документованого процесу. «В юридичній дирекції Товариства ми задокументували чотири процеси: процес моніторингу законодавчих нормативно-правових актів; процес моніторингу та правового забезпечення законності перевірок з боку органів виконавчої влади, інспектуючих організацій; процес контролю права власності; процес претензійно-позовної роботи. Що ж, власне, являє собою карта процесу? У карті процесу ми зазначаємо ціль процесу. Процес моніторингу законодавчих та нормативно-правових актів передбачає, що працівники юридичної дирекції,під час виконання поставленої задачі вказаного процесу, повинні здійснювати аналітичну роботу, узагальнювати законодавчі норми. Вони здійснюють моніторинг законодавства на щоденній основі. У разі, якщо ми отримуємо звернення, запити внутрішнього клієнта на будь-яку довідку, консультацію – ми надаємо цю інформацію. Увесь цей процес задокументовано у карті процесу», – пояснює фахівець.
А з перевірками як?
Процес моніторингу та правового забезпечення законності перевірок також передбачає, що працівники юридичної дирекції здійснюють моніторинг нормативної бази, супровід перевірки. «Ми надаємо консультацію внутрішньому клієнту стосовно того, чи відповідають документи, пред’явлені нам, тим документам, які передбачені законодавством для проведення перевірок. Також ми аналізуємо ситуацію і можемо одразу зазначити, які існують ризики у разі будь-яких дій. Процес претензійно-позовної роботи прописаний так, що юристи бачать з якими структурними підрозділами вони взаємодіють. Тобто ми отримуємо від юристів позовні заяви, наприклад, які надходять від зовнішніх клієнтів (це наші споживачі), отримуємо претензії, інформацію від наших комерсантів (що є споживач, у якого наявна дебіторська заборгованість). Це інформація, яку ми отримуємо на вході до процесу. Надалі ми використовуємо ресурси (як людські, так і інформаційну базу), обробляємо цю інформацію та видаємо на виході з процесу (або відповідь на претензію, або позовну заяву, або відповідь чи консультацію). Усе це ми прописуємо у карті процесу. Також зазначається, на кого розповсюджується ця карта процесу, хто відповідальний за процес і область дії цієї карти. У процесі контролю права власності на активи, ми прописуємо процес реєстрації нерухомості, яка знаходиться у власності або на балансі Товариства», – констатує експерт.
Контрольні точки
Як було зазначено, працівник, який вперше прийшов до Товариства, проходить навчання та отримує карту процесу для ознайомлення. «Таким чином новий співробітник бачить, які дії йому необхідно вжити для відповідних процесів, до кого необхідно звертатися за отриманням інформації. У карті процесу зазначається також моніторинг процесу. Це визначені контрольні точки процесу, тобто, що необхідно вжити при відповідних діях. Також може бути зазначено, які коригувальні дії необхідно зробити. Обов’язково у карті процесу зазначається оцінка результативності процесу. Тобто, у разі здійснення позовної роботи, юристи щомісячно готують звіти. І оскільки у кожного юриста, згідно з розпорядженням, поставлений план, він повинен підготовити та направити звіт за результатами своєї роботи. У процесі ми зазначаємо, протягом якого часу готується звіт, кому він направляється та що повинен у собі містити. Тобто, зазначаємо у карті процесу, на підставі якого розпорядження, наказу, готується звіт», – пояснює юрист.
Крім того, у кожній карті процесу визначається, якими записами користується працівник при виконанні поставлених задач. «Наприклад, у процесі претензійно-позовної роботи, один із записів – це акти на врегулювання судових спорів у судах. Тобто юрист, при отриманні справи для ведення позовної роботи, готує позовну заяву, робить розрахунок судового збору, заповнює акт, направляє його помічникові юрисконсульта та контролює строки оплати бухгалтерією за цим актом. Цей акт є записом у нашій юридичній дирекції. Також у карті процесу зазначаються екологічні ризики. Карта процесу розробляється відповідно до інтегрованої системи управління та відповідно до стандартів, тому передбачення ризиків є обов’язковим», – резюмувала Наталя Перевознікова.