Добіг кінця останній модуль весняного семестру Правничої школи ЕВА-Asters. Заключну лекцію семестру провела керівник юридичного відділу, офіцер з дотримання корпоративних стандартів та політик Henkel Ukraine Ольга Лук’янова з цікавої доповіддю про важливість письмової комунікації.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
«Зі свого досвіду можу констатувати, що будь-який документ, який ми створюємо, завжди має юридичні наслідки. І не лише для юристів. Тому до цього процесу потрібно підходити з розумінням можливих наслідків», – розпочала свою промову пані Ольга. За її словами, будь-яка комунікація, письмова чи ні, важлива, адже наслідки непорозуміння можуть бути катастрофічними. Тому те, що ми пишемо чи говоримо, має бути простим і зрозумілим, переконана юрист.
«Які види документів ми, як правило, складаємо? У принципі, їх досить неважко класифікувати: це якісь запити, пояснення, аналітичні документи тощо. Для чого ми пишемо той чи інший документ? Щоб поінформувати, відповісти на питання? Чи задати їх, оскільки збираємо інформацію? Та повторюся, що будь-яка письмова комунікація має наслідки, тож юристам необхідно вміти правильно складати будь-які документи. Це повага не лише до себе, а й до колег та партнерів. Ми маємо культивувати ці відносини, щоб поставлені цілі та задачі були реалізовані, а не просто задекларовані», – підкреслила експерт.
Існує 4 стадії підготовки документів. Перша – підготовча, так би мовити, стадія, на якій ви обмислюєте документ. Друга стадія – структурування: цифри, факти і все те, що буде доповнювати лист. Третя і найголовніша – безпосередньо написання документу, тобто викладення усього, що ви консолідували, поєднували, вивчали, аналізували. І четверта стадія – контрольна: підготований лист слід кілька разів уважно перечитати. Це не менш важливий етап, на якому ви вирішуєте, що далі з цим документом робити.
«Основне правило на етапі підготовки полягає у тому, що ви маєте подумати, кому надсилаєте документ. Як кажуть, вдягніть черевики вашого співрозмовника», – радить пані Лук’янова. Уявіть собі, що людина, з якою ви збираєтесь комунікувати, не має жодного уявлення щодо теми спілкування. Тому ви маєте розуміти, з якою метою та кому ваш лист буде направлений. Дуже важлива ключова ідея того, що ви говорите, і розуміння, якого результату ви від такої комунікації очікуєте. «Візьміть паузу, перш ніж написати лист, зважте усі за і проти. Втім, це стосується не лише листів, а й будь-яких документів, що можуть вплинути на обставини у вашій роботі. І лише коли остаточно з’ясуєте для себе, що саме і навіщо збираєтесь писати, можна переходити до наступної стадії», – наголошує фахівець. Тобто ви, перш за все, маєте самі добре розуміти, що хочете отримати від людини, з якою комунікуєте, і чи змусить людину прийняти те чи інше рішення те, як ви будете викладати думки.
«З тієї купи інформації, що маєте, вибирайте найнеобхідніше. Те, що можна донести у розмові, у письмовій формі має бути лаконічним і логічно вибудованим. На жаль, у юридичних документах дуже часто присутня «вода», і в результаті ми отримуємо документ на кількох сторінках, тоді як усе можна було б вмістити у кількох абзацах», – резюмувала спікер.