Бізнес в Україні все активніше переходить на електронний документообіг. Дедалі більше українських компаній відмовляються від паперових бізнес-процесів та замінюють їх на електронні. Детальніше про це розповіли юрист Darwin Lawyer Ярослав Піта та керівник відділу підтримки користувачів сервісу для обміну документами «Вчасно» Володимир Онучак.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Перехід на електронний документообіг має чимало переваг, а саме:
- значне пришвидшення обміну документами;
- економія на кур’єрських відправленнях;
- можливість оперативного виправлення помилок;
- скорочення обсягу паперової документації;
- додаткова можливість шифрування документів і конфіденційність;
- використання одних і тих самих засобів ЕЦП у разі обміну даними або подання звітності.
З чого почати, щоб перейти на електронний документообіг?
Спершу потрібно одержати ЕЦП в акредитованому центрі сертифікації ключів. На сьогодні їх зареєстровано вже 25. Далі необхідно укласти додаткову угоду або новий договір з контрагентами, в якому відповідно до ст. 207 ЦК України потрібно підтвердити надання згоди на використання ЕЦП. Насамкінець, укладення договору із сервісом, що надаватиме змогу відсилати документи в електронному режимі.
На що варто звернути увагу під час вибору сервісу?
Насамперед, необхідно звертати увагу на зручність використання сервісу. Важливою перевагою, особливо для бухгалтерів, буде можливість імпортувати документи безпосередньо з 1C. У разі наявності великої кількості документів це дуже важливо. Також радимо використовувати сервіси, які не потребують використання додаткових програм. Це спростить переведення контрагентів на електронний документообіг.
Розглянемо електронний цифровий підпис докладніше з юридичної позиції:
- Якщо ви вирішили перейти на електронний документообіг, вам потрібно внести відповідні зміни у документи. Зокрема, у договори або додаткові угоди може бути внесений такий пункт: «Підписуючи цей договір, сторони також погодили використання електронного цифрового підпису в документообігу в межах виконання цього договору». Також варто відредагувати основний договір та усунути певні вади в усьому тексті договору.
- Що стосується дати договору, то потрібно уточнити кілька деталей. Якщо в договорі зазначено, що датою підписання документа буде дата проставлення підпису, то датою підписання документа, відповідно, буде дата накладення ЕЦП двох сторін.
Якщо у договорі йдеться про те, що умови договору застосовуються до відносин, які виникли до його укладення (наприклад, договір укладено 5 березня, а сторони погодили, що відносини з 1 березня також регулюються договором), тоді договір буде укладено з 5 березня, але, згідно з ч. 3 ст. 631 ЦК України, матиме зворотну дію.
- Щодо первинних документів, тобто документів, які містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення, є декілька неоднозначностей. Проте учасники вебінару дійшли такого висновку: відповідно до закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та згідно з принципами бухгалтерського обліку, датою складення Акта надання-прийняття послуг є дата, зазначена виконавцем в Акті, незалежно від моменту підписання сторонами такого Акта, чи моменту накладення на нього електронного цифрового підпису сторони. Також варто прописати цей пункт у відповідних документах.
Отже, електронний документообіг хоча й має багато нюансів, але значно спрощує життя кожному, хто має справу з документацією. Тепер за лічені секунди ви зможете укласти договір, акт виконаних робіт, наданих послуг та обмінятися іншими документами. Найголовніше – документи, які обидві сторони підписали ЕЦП, прирівнюються до паперових оригіналів з печаткою.