Сучасний документообіг поступово стає електронним. Робота з документами в електронному вигляді має свої особливості. Чинним законодавством України передбачено ряд нюансів, які необхідно враховувати при роботі з документами в межах електронного документообігу.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Скільки часу необхідно зберігати електронні документи? Як правильно організувати таке зберігання? Що таке електронний архів та коли він потрібен? Ці та багато інших питань часто виникають при роботі з документами в електронному вигляді. Спробуємо прояснити ситуацію.
Загальні вимоги
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон) встановлює загальні вимоги до зберігання електронних документів. Так, передбачається, що суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Закон говорить, що у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Закон передбачає, що строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Таким чином паперові та електронні документи зберігаються однаковий строк.
Строки
Строки зберігання паперових документів передбачило, зокрема, Міністерство юстиції України в наказі від 12.04.2012 № 578/5, яким затвердило «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Документом також передбачено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Перелік документів і строків їх зберігання досить обширний. Його можна переглянути тут.
Звертаємо також вашу увагу, що обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року. Строки зберігання науково-технічної документації (НТД) обчислюються з 01 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.
Варто також зауважити, що в Листі Державної податкової служби України від 18.05.2012 р. № 13920/Ж/17-1216 передбачено, що платники податків у випадку, коли перевірка органом ДПС не проводилась протягом терміну, який перевищує 1095 днів, повинні забезпечити належне зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, та здати їх в архів. Таким чином варто особливу увагу приділяти зберіганню первинних документів на підприємстві.
Деталі
Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
В документі говориться, що особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
В наказі також говориться, що особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 (далі - Порядок роботи з електронними документами). Останній встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
Для отримання більш детальної інформації щодо нормативного регулювання зберігання електронних документів заходьте за посиланням та отримайте безкоштовний аналітичний документ з питань організації електронного документообігу в компанії.