Міжнародні дослідження доводять, що майже всі юристи постійно перевантажені роботою, через що можуть довго затримуватися у своїх офісах, а деякі завдання вимушені дороблювати вдома. Британський портал Legal Cheek провів дослідження, де виявив завантаженість починаючих правників у великих юридичних фірмах. Тоді учасники дослідження скаржились на те, що необхідність затриматися на роботі виникає майже кожного дня. Повезе, якщо в звичайний день юристи зможуть піти додому десь о 7 годині вечора. Інколи вони затримуються до 4 години ранку, розповідають стажери лондонських фірм.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Схожі висновки отримали автори «Legal Trend Report 2017». Дослідники встановили, що продуктивність роботи юристів дуже часто не така висока, як того хотілося б. Але це навіть не через велику кількість роботи та клієнтів. Справа в тайм-менеджменті, організації праці та якості надання послуг. 25% юристів сказали, що їх відривають від основної роботи майже 10 разів на день, а ще 30% - що треба змінювати задачі 6-10 разів. 28% опитаних сказали, що в них з тайм-менеджментом неабиякі проблеми.
Більше того, погана організованість може відбиватися і на обслуговуванні своїх клієнтів. Важливо чітко слідкувати за тим, чи є завершеним кожне завдання по клієнту, з якою якістю воно виконано і чи не виникне потреби в його подальшій переробці.
Загалом, всі проблеми з організацією роботи юристів можна звести до чотирьох пунктів:
- Нераціональне використання власного часу, витрата його на адміністративні задачі, такі як виставлення рахунків, білінг. Такі задачі можуть бути автоматизованими;
- Відсутність контролю за часом під кожну задачу;
- Погана постановка завдань своїм працівникам та їх перевірка;
- Відсутність завершеної роботи з першого разу та потреба в переробці того ж самого завдання ще декілька разів.
«Вміння керувати власним часом – дуже важлива навичка, особливо для юристів, які займаються вирішенням судових спорів», – розповідає Світлана Нежута, яка є практикуючим правником. Юрист має підготувати позицію, погодити її з клієнтом, вчасно направити процесуальний документ до суду. Неправильне ж використання часу може потребувати роботи у вихідні дні. На щастя, є інструменти, які допомагають вести адміністрування юридичної діяльності. Майже всі закордонні юристи вже давно використовують їх у своїй практиці, в Україні ж такі інструменти з’явилися тільки нещодавно.
Як юристам покращити свій тайм-менеджмент?
Візьмемо до прикладу американський ринок. Він вже давно має системи, які допомагають юристам контролювати їх діяльність та налагоджувати юридичні процеси. Але не можна сказати, що завантаження закордонних юристів набагато більше за українських. За дослідженням того ж Legal Cheeck, в середньому молоді юристи провідних світових юридичних фірм, таких як Latham&Watkins або Clifford Chance, проводять на роботі в середньому 12 годин! Але майже жодна з провідних фірм не здійснює свою діяльність без професійного обладнання, яке дозволяє з однієї робочої панелі контролювати за всією роботою фірми. Мова йде про професійні CRM-системи.
Мета CRM – допомогти налагодити всі процеси, пов’язані з роботою фірми. Завдяки CRM юристи можуть контролювати власний час, роботу працівників, ставити задачі та виконувати інші функції. Такі відомі системи як Clio або Lexicata контролюють разом понад 80% всього юридичного ринку Америки.
Поява професійної CRM для юристів в Україні
До цього часу в Україні ще не було реалізовано таких систем, які б повністю були налаштовані під юридичний ринок. Спілкуючись з багатьма правниками, вони були вимушені працювати в Excel або документах Word. Більшість функцій, які потрібні юристам, ще не були реалізовані.
Проте нещодавно в Україні була запущена перша професійна CRM-система для юристів, яку розробили юристи, програмісти і дизайнери відомої технологічної компанії «Дом юриста». Команда запропонувала першу хмарну систему, якою за декілька днів вже почали користуватися декілька сотень українських колег. Система має назву Jusnote.
Один з розробників системи Олег Смотров розповідає: «Як практикуючий юрист з майже 20-річною практикою, можу з впевненістю сказати – в Україні не було реалізовано зручних інструментів, які б допомагати вести адміністрування власної юридичної практики. Тому ми подумали, що нам, в першу чергу як юристам, було б зручно, якби така система з’явилася. Як наслідок: ми вирішили її реалізувати самостійно».
На сьогоднішній день система містить інструменти, які дозволяють юристам виставляти рахунки, вести облік своєї діяльності, працювати з документами, додавати і вести базу власних клієнтів, ставити задачі і контролювати їх виконання, контролювати фінанси, вести роботу по проектам тощо.
Як розповідає команда розробників, більше всього уваги вони приділили безпеці системи. «Ми розуміємо, що в першу чергу адвокати мають бути впевнені в збереженні адвокатської таємниці. Тому багато зусиль наших програмістів було зосереджено на побудові такої системи, яка б унеможливлювала доступ до даних будь-яких осіб, включаючи розробників». Вони повідомили, що всі дані зберігаються в хмарі за межами України, а саме в США та Західній Європі.
Поки що команда Jusnote активно збирає відгуки у своїх користувачів. Вони обіцяють, що система буде оновлюватися кожні 2 тижні, де будуть додаватися нові можливості. Кожного дня до системи приєднують нові юристи, а команда Дом юриста вважає, що система через деякий час система буде однією з найбільш затребуваних на ринку.