Переваги аутсорсу над інхаусом

Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!

У сучасному бізнес-середовищі, де гнучкість та адаптивність визначають конкурентоспроможність компанії, стратегії управління стають головними елементами успіху. Ключовими аспектами є управління фінансами, юридичними процесами, кадрове обслуговування та підбір персоналу, які вимагають компетентності, експертизи та чіткого розуміння вимог законодавства. На сьогодні все більше компаній виявляють зацікавленість у переході від традиційної моделі внутрішнього управління (інхаус) до аутсорсингу. Ця стратегія дозволяє компаніям не лише зменшити витрати, але й отримати доступ до висококваліфікованих фахівців та експертної підтримки в різних галузях. У цій статті ми розглянемо переваги аутсорсингу щодо всіх функцій бек-офісу над інхаус моделлю та проаналізуємо, чому цей підхід стає все привабливішим для сучасних компаній.

Аналізуючи сучасні тенденції в організації управління функціями бек-офісу, а саме в управлінні фінансами, юридичними процесами, кадровому обслуговуванні та підборі персоналу, очевидно, що аутсорсинг стає важливою стратегією для багатьох компаній, які прагнуть оптимізувати свої процеси та забезпечити ефективне вирішення адміністративних питань. Ініціатива з переведення частини або всієї команди на зовнішнє партнерство та децентралізоване виконання функцій відкриває широкий спектр переваг, які важливо розглянути для більш глибокого розуміння вибору між аутсорсингом та внутрішнім управлінням (інхаус). Далі ми розглянемо основні переваги аутсорсингу та проаналізуємо, як вони сприяють покращенню ефективності та результативності діяльності компаній.

Нові часи — нові правила!

Наразі швидкість розвитку та динаміка ринку диктують нові умови гри, компаніям стає все складніше втримувати у своїх стінах працівників, зі всіма необхідними компетенціями. Особливо це стосується управління юридичними процесами та фінансами, де велика потреба в експертності та конфіденційності. Крім того, такі ж тенденції зачіпляють і сфери бухгалтерського та податкового обліку та питання підбору персоналу. Аутсорсинг виявляється ефективним рішенням у цьому контексті, забезпечуючи компаніям доступ до висококваліфікованих юристів, фінансових фахівців, спеціалістів із податкового та бухгалтерського обліку та підбору персоналу без необхідності втримувати їх на постійній основі. Завдяки цьому підприємства можуть ефективно управляти своїми фінансовими, податковими та юридичними питаннями, зменшуючи витрати та збільшуючи швидкість реагування на зміни в законодавстві та судові рішення.

Дефіцит кадрів у роботі над організацією всіх функцій бек-офісу поставив перед бізнесом і організаціями серйозне завдання забезпечити свою   безпеку, зокрема правову, та відповідність законодавству. У таких умовах аутсорсинг виявляється надзвичайно ефективним і стратегічно обґрунтованим рішенням. Однією з головних переваг цього підходу є можливість залучення висококваліфікованих фахівців без необхідності витрачати значні часові та фінансові ресурси на їх пошук і утримання в штаті. Це дозволяє компаніям скоротити витрати на заробітну плату, соціальні виплати та інші витрати, пов'язані з підтриманням власного юридичного чи фінансового, наприклад, відділу. Крім того, аутсорсинг дозволяє отримати доступ до широкого спектру експертів з різних галузей, що може бути особливо важливим для компаній, що операційно працюють в різних секторах ринку. Такий підхід дозволяє бізнесу оперативно отримувати кваліфіковану фахову допомогу та мінімізувати ризики, пов'язані з неправильною або несвоєчасною реакцією на будь-які питання. У результаті, аутсорсинг стає важливим інструментом для підтримання конкурентоспроможності та стабільності бізнесу в умовах високо динамічного ринкового середовища та наявного дефіциту цінних кадрів на сьогодні. 

Крім того, останнім часом набуває популярності така послуга аутсорсингових компанія як аутстафінг. По факту аутстафінг — це тип моделі віддаленого найму, коли аутсорсингова компанія надає групу фахівців або одного спеціаліста для участі у проєкті чи якійсь іншій зазвичай строковій роботі на час дії контракту. При такі моделі підрядник (у даному випадку аутсорсингова компанія організовує підбір персоналу, закриває бухгалтерські та  юридичні питання регулювання діяльності цього персоналу, а замовник дає завдання, контролює співробітників та оцінює результати роботи. Вважаємо, це досить перспективний напрямок, особливо це стає актуально в нашій країні, що існує в режимі нестачі та дефіциту кадрів.

Працюємо із запереченнями. Чи є конфіденційність?

Однак серед усієї вигідності аутсорсингу постає питання про конфіденційність. Управління конфіденційністю даних є ключовим аспектом у співпраці зі зовнішніми постачальниками послуг. Тому перед обранням партнера для аутсорсингу, компаніям слід уважно вивчити його політику забезпечення конфіденційності, дотриманням вимог законодавства та міжнародних стандартів безпеки даних. Запровадження відповідних контрольних механізмів та обмежень у договорах може забезпечити надійний захист конфіденційної інформації та підвищити рівень довіри між сторонами. Такий підхід дозволяє компаніям насолоджуватися усіма перевагами аутсорсингу, забезпечуючи одночасно безпеку та конфіденційність інформації.

Питання конфіденційності виявляється надзвичайно важливим при будь-якій формі співпраці з аутсорсинговими партнерами, особливо в контексті управління фінансовими та юридичними процесами, а також у процесі рекрутингу та адмініструванні кадрів. Забезпечення надійного захисту конфіденційної інформації вимагає не лише уважного вибору постачальника послуг, але й встановлення ефективних контрольних механізмів. Перед впровадженням аутсорсингових рішень необхідно провести ретельний аналіз потенційних ризиків та визначити стратегії їх управління. Надійний постачальник послуг повинен мати відповідні сертифікати та стандарти безпеки інформації, а також досвід роботи з конфіденційною інформацією у схожих проєктах.

Крім того, не менш важливим аспектом є розробка та впровадження ефективних контрольних механізмів, які б дозволили забезпечити відповідність правилам та стандартам безпеки в управлінні конфіденційною інформацією. Це можуть бути системи моніторингу доступу, шифрування даних, регулярні аудити безпеки та інші заходи, спрямовані на запобігання витоку чутливої, конфіденційної інформації. До того ж, важливо встановити чіткі умови та обмеження щодо використання конфіденційної інформації аутсорсинговим партнером, а також передбачити механізми контролю їх виконання. Всі ці заходи сприятимуть забезпеченню безпеки та захисту конфіденційної інформації в умовах співпраці з аутсорсинговими партнерами, зберігаючи при цьому високий рівень довіри та ефективності управління всіма процесами.

То чому саме аутсорс?

Отже, до ряду переваг аутсорсингу над інхаусом входить: 

• Економія витрат: аутсорсинг дозволяє компаніям зменшити витрати на зарплати, найм, навчання та утримання персоналу у внутрішніх підрозділах, що стосуються управління фінансами, кадрового обслуговування, підбору персоналу та юридичного супроводу.

• Зосередженість на основних завданнях: Аутсорсинг дозволяє компаніям зосередитися на своїй основній діяльності і стратегічних цілях, звільнивши час та ресурси для розвитку бізнесу та конкурентоспроможності.

• Експертна підтримка: використання послуг зовнішніх постачальників дозволяє отримати доступ до висококваліфікованих фахівців у сферах фінансів, кадрів та юриспруденції, що може покращити якість обслуговування та порад.

• Гнучкість та масштабованість: аутсорсинг дає можливість легко адаптуватися до змін у потребах компанії, збільшуючи або зменшуючи обсяги послуг відповідно до ситуації на ринку та внутрішніх потреб бізнесу.

• Зниження ризиків: залучення зовнішніх фахівців зменшує ризики, пов'язані з внутрішньою залежністю від обмеженого кола експертів, а також забезпечує додержання вимог законодавства та нормативних актів.

• Підвищення продуктивності: аутсорсинг дозволяє вивільнити внутрішні ресурси для інших цілей, що може призвести до підвищення продуктивності та ефективності всієї компанії.

• Глобальний доступ: аутсорсингові компанії можуть надавати послуги з будь-якої точки світу, що дозволяє компаніям мати доступ до міжнародних експертів та ресурсів.

• Менша адміністративна відповідальність: замість внутрішнього управління персоналом та адмініструванням відділів, компанії можуть передати цю відповідальність аутсорсинговим партнерам, що звільняє внутрішні ресурси для інших завдань.

Отже, аутсорсинг управління функцій бек-офісу виявляється переважним вибором для багатьох компаній у сучасному бізнес-середовищі. Він дозволяє знизити витрати, отримати доступ до широкого спектру експертів, забезпечити гнучкість та масштабованість, а також зменшити ризики порушення законодавства. Ці переваги допомагають компаніям підтримувати конкурентоспроможність, зосереджуючись на основних аспектах свого бізнесу та забезпечуючи ефективне вирішення питань різної складності за допомогою висококваліфікованих партнерів з аутсорсингу.