Існування юридичного відділу на підприємстві, мабуть, є найбільш суперечливим питанням, яке виникає під час створення структурних підрозділів. Бути чи не бути юристу на підприємстві – це одвічне питання, яке постає у засновників та керівників. Тоді як одні підприємства вводять посаду юриста як штатну одиницю, інші – вважають, що найкращою оптимізацією є виведення юриста зі штату шляхом переведення його на аутсорс або взагалі передання повного юридичного супроводу підприємства юридичним фірмам. Як на мене, то останнє не буде ефективним для підприємства та навіть ризикованим, адже інхауз-юрист є не просто юридичним «вартовим», який може запобігти виникненню складної ситуації або оперативно вчинити дії для зменшення настання негативного результату, але й певним чином виконує адміністративну функцію (наприклад, систематизація та архівування договорів і документів).
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Отже, чому дилема постає щодо існування на підприємстві саме юридичного відділу чи юриста? Нещодавно я натрапила на статтю Генерального юрисконсульта однієї іноземної компанії, яка починалася фразою «it sucks being a cost center», що перекладається приблизно як «погано бути рядком витрат». Дійсно, коли комерційні відділи приносять прибуток підприємству, то адміністративні (в тому числі юридичний відділ) є затратними. Навіть коли юрист доводить, наскільки цінною є його позиція на підприємстві, він все одно залишається «рядком витрат». Якщо бізнес бачить юриста саме таким «рядком», то він опиняється поряд з іншими витратами та підпадає під скорочення в день Х. Саме тому інхауз-юристам завжди потрібно фокусуватися на тому, як бути найбільш ефективними для бізнесу. Коли бізнес відчує беззаперечну важливість юриста, то він стане найціннішим «рядком витрат», без якого підприємство не може функціонувати.
Як побудувати взаємодію юридичного відділу з іншими структурними підрозділами та підвищити його ефективність і важливість для бізнесу? Серед інхауз-юристів існує думка, що робота юридичного відділу має бути чітко регламентована. Я вважаю, що існування такого документа, який чітко визначає функції, обов‘язки та відповідальність юридичного відділу, обмежує роботу такого відділу, тоді як останній має бути відкритим та, навпаки, виходити за межі у своїй діяльності, інакше він не встигне за бізнесом, який розвивається з шаленою швидкістю.
Інхауз-юрист має бути одночасно бізнес-партнером та довіреним консультантом. Стратегічне партнерство зі сторони юриста означає, що він має привести в єдине свої думки та юридичні практики з бізнес-очікуваннями та процесами своїх внутрішніх корпоративних клієнтів, яких він обслуговує. Інхауз-юрист має використовувати всі свої вміння, щоб оцінити бізнес-плани, зробити висновки та визначитися з рекомендаціями, які він надає після аналізу всіх складових. Так, юридичний відділ має перетворитися з відділу, який говорить «ні», на відділ, який надаватиме варіанти рішень. У прийнятті рішень юрист завжди стоїть на тонкій межі між бізнес-потребами та юридичними реаліями. Окрім цього, юрист повинен пам‘ятати, що він є таким собі «клеєм» між клієнтами та підприємством, а подекуди й між іншими структурними підрозділами.
Не останнє місце в результативній співпраці з бізнес-підрозділами займає вміння слухати та спілкуватися. Інхауз-юрист повинен мати навички дипломатичного ведення перемовин, уважно слухати та ставити запитання, які б сприяли відкритому та чесному діалогу, замість створення бойових баталій і протистоянь. Відкритість у розмові сприяє не лише успішній співпраці, але й допомагає виявити ситуації, які можуть бути ризикованими для підприємства. В цьому контексті не можна не згадати вислів Натана Ротшильда: «Хто володіє інформацією, той володіє світом».
Звісно, середовище та культура, в яких працює інхауз-юрист, визначає, наскільки взаємодія з іншими підрозділами буде успішною, а також яким чином бізнес буде оцінювати досягнення юриста. До речі, саме це відрізняє інхауз-юриста від зовнішнього юридичного радника: інхауз-юрист оцінюватиметься бізнесом за успішністю досягнення бізнес-цілей, тоді як зовнішній юрист – за успішністю досягнення юридичних цілей.
Стратегічне партнерство, менеджмент проектів, відкритість спілкування не є єдиними чинниками у взаємодії юридичного та бізнес-відділів. Побудувати ефективну співпрацю допомагають також технології. Наприклад, юридичний відділ може мати власний сайт в інтранеті. Наявність такого сайту може значно оптимізувати роботу як інхауз-юриста, так і співробітників бізнес-підрозділів. При цьому сайт має бути простим та доступним. На ньому можуть розміщуватися зразки типових договорів, шаблони документів, процедури, інструкції, загальні консультації, онлайн-тренінги та відповіді на запитання, які часто ставлять співробітники. Так, у разі виникнення запитання чи необхідності в отриманні типового договору, співробітнику не потрібно йти до юридичного відділу, адже він може отримати необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця. На сайті також може бути розміщена вкладинка для зворотного зв‘язку, де співробітник може залишати свої відгуки, побажання чи навіть скарги щодо роботи юридичного відділу. Отримана інформація є дуже важливою, тому що вона допомагає виявити сильні сторони юридичного відділу, а також зони, які необхідно поліпшити.
Аналізуючи взаємодію свого юридичного відділу (чи юридичної функції) зі структурними бізнес-підрозділами, можна поставити собі такі запитання:
- Як юридичний відділ може найкраще допомогти підприємству в розвитку? Відповідаючи на це запитання, необхідно пам‘ятати про стратегію та цілі підприємства.
- Яким чином юридичний відділ може припинити бути «рядком витрат» для підприємства? Відповідаючи на це запитання, потрібно проаналізувати всі витрати, які здійснює юридичний відділ, розподіляючи їх на ті, що мають бути, а також ті, які можна зменшити або взагалі усунути.
- Чи потрібно юридичному відділу фокусуватися на всіх питаннях, якими він зараз займається? Відповідь на це запитання дозволить оптимізувати роботу юридичного відділу шляхом виявлення питань, розгляд яких юридичний відділ може упустити, оскільки вони не становлять ризик для підприємства, а є такими, що розглядаються історично («тому що так було завжди»). Упущення розгляду «історичних» питань звільнить час на питання, які дійсно допоможуть бізнесу в розвитку. Водночас варто зауважити, що достатньо часто відмові від розгляду «історичних» питань передує проведення тренінгів бізнес-підрозділам чи надання покрокових інструкцій щодо тих чи інших дій в «історичних» питаннях.
- Чи можна оцінити вартість внеску, який юридичний відділ робить бізнесу? Іноді з бізнесом потрібно розмовляти його мовою. Саме такою мовою є цифри.
- Які є технічні ресурси, які могли б спростити роботу юридичного відділу та налагодили б зв‘язок з бізнес-підрозділами? Це питання має постійно моніторитися, адже технології розвиваються кожного дня.
- Що може допомогти юридичному відділу розглядати ситуацію під іншим кутом, беручи до уваги, але не концентруючись виключно на юридичній стороні? Розгляд ситуації з усіх боків (360 градусів) потребує від юриста застосування знань не лише у сфері права. Якщо інхауз-юрист не може всебічно проаналізувати ситуацію, він не зможе виявити всі можливості та усунути ризики.
- Які навички й таланти цінуватимуться бізнесом у майбутньому? Розуміння потреб бізнесу в розрізі людського ресурсу допоможе сконцентрувати увагу на розвитку співробітників з метою їх швидкої адаптації, розуміння та підтримки бізнес-процесів.
Професіоналізм інхауз-юриста найкраще визначається його можливістю бути стратегом, цілковитою здатністю поглинатися у бізнес-процеси та співконтролювати діяльність внутрішніх клієнтів. Інхауз-юрист повинен пропонувати бізнесу більше, щоб стати більш цінним стратегічним партнером. Результатом роботи інхауза має бути не надання глибокої юридичної консультації, а прийняття рішення, яке зможе вдосконалити роботу підприємства та сприятиме досягненню поставлених цілей. Саме в цьому полягає завдання юридичного відділу як стратегічного партнера структурних підрозділів.