Популярні матеріали

10 квітня 2018, 12:51

Використання ЕЦП для бізнесу в Україні

Ольга Цимбалюк
Ольга Цимбалюк Community Manager платформи Darwin Lawyer

Бізнес в Україні все активніше переходить на електронний документообіг. Дедалі більше українських компаній відмовляються від паперових бізнес-процесів та замінюють їх на електронні. Детальніше про це розповіли юрист Darwin Lawyer Ярослав Піта та керівник відділу підтримки користувачів сервісу для обміну документами «Вчасно» Володимир Онучак.

Перехід на електронний документообіг має чимало переваг, а саме:

  • значне пришвидшення обміну документами;
  • економія на кур’єрських відправленнях;
  • можливість оперативного виправлення помилок;
  • скорочення обсягу паперової документації;
  • додаткова можливість шифрування документів і конфіденційність;
  • використання одних і тих самих засобів ЕЦП у разі обміну даними або подання звітності.

З чого почати, щоб перейти на електронний документообіг?

Спершу потрібно одержати ЕЦП в акредитованому центрі сертифікації ключів. На сьогодні їх зареєстровано вже 25. Далі необхідно укласти додаткову угоду або новий договір з контрагентами, в якому відповідно до ст. 207 ЦК України потрібно підтвердити надання згоди на використання ЕЦП. Насамкінець, укладення договору із сервісом, що надаватиме змогу відсилати документи в електронному режимі.

На що варто звернути увагу під час вибору сервісу?

Насамперед, необхідно звертати увагу на зручність використання сервісу. Важливою перевагою, особливо для бухгалтерів, буде можливість імпортувати документи безпосередньо з 1C. У разі наявності великої кількості документів це дуже важливо. Також радимо використовувати сервіси, які не потребують використання додаткових програм. Це спростить переведення контрагентів на електронний документообіг.

Розглянемо електронний цифровий підпис докладніше з юридичної позиції:

  • Якщо ви вирішили перейти на електронний документообіг, вам потрібно внести відповідні зміни у документи. Зокрема, у договори або додаткові угоди може бути внесений такий пункт: «Підписуючи цей договір, сторони також погодили використання електронного цифрового підпису в документообігу в межах виконання цього договору». Також варто відредагувати основний договір та усунути певні вади в усьому тексті договору.
  • Що стосується дати договору, то потрібно уточнити кілька деталей. Якщо в договорі зазначено, що датою підписання документа буде дата проставлення підпису, то датою підписання документа, відповідно, буде дата накладення ЕЦП двох сторін.

Якщо у договорі йдеться про те, що умови договору застосовуються до відносин, які виникли до його укладення (наприклад, договір укладено 5 березня, а сторони погодили, що відносини з 1 березня також регулюються договором), тоді договір буде укладено з 5 березня, але, згідно з ч. 3 ст. 631 ЦК України, матиме зворотну дію.

  • Щодо первинних документів, тобто документів, які містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення, є декілька неоднозначностей. Проте учасники вебінару дійшли такого висновку: відповідно до закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та згідно з принципами бухгалтерського обліку, датою складення Акта надання-прийняття послуг є дата, зазначена виконавцем в Акті, незалежно від моменту підписання сторонами такого Акта, чи моменту накладення на нього електронного цифрового підпису сторони. Також варто прописати цей пункт у відповідних документах.

Отже, електронний документообіг хоча й має багато нюансів, але значно спрощує життя кожному, хто має справу з документацією. Тепер за лічені секунди ви зможете укласти договір, акт виконаних робіт, наданих послуг та обмінятися іншими документами. Найголовніше – документи, які обидві сторони підписали ЕЦП, прирівнюються до паперових оригіналів з печаткою.

0
0

Додати коментар

Відмінити Опублікувати