Обшук у компанії: внутрішній протокол дій персоналу та юрдепартаменту

Обшук в компанії — це завжди екстремальна ситуація, оскільки він, як правило, починається неочікувано, хоча інколи і прогнозовано, однак в будь-якому випадку потребує чіткого, послідовного внутрішнього плану і алгоритму дій персоналу — від самого початку цієї слідчої дії і до її завершення.

Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!

Пропоную розглянути ключові моменти, які мають бути враховані до початку проведення обшуку, під час його здійснення і на завершальному етапі слідчої дії. 

Першочерговим завданням юридичного департаменту будь-якої компанії є розробка, затвердження, впровадження та доведення до відома персоналу покрокових інструкцій щодо дій під час обшуку. Цей документ може мати будь-яку форму: наказ, положення, регламент. Він має містити вичерпну інформацію та контактні дані про адвокатів, з якими укладено договори про надання правничої допомоги, і, які на випадок загрози проведення обшуку максимально оперативно прибудуть на місце події; дані про визначених відповідальних осіб, які зобов’язані першочергово проінформувати керівника компанії та адвокатів про прибуття правоохоронців для проведення обшуку, із визначенням засобів, порядку та черговості такого інформування; правила поведінки та спілкування персоналу з представниками правоохоронних органів; правила перевірки їх повноважень та підстав для проведення обшуку; основні права та обов’язки учасників слідчої дії; порядок і способи фіксації можливих порушень під час обшуку. 

Важливо пам’ятати, що кожен працівник компанії повинен завчасно бути ознайомлений із цими положеннями для забезпечення дотримання їхніх прав і законних інтересів як учасників обшуку.

Буде корисним проведення в компанії навчань персоналу у форматі фахового інструктажу або симуляції обшуку із залученням практикуючих адвокатів у галузі кримінального права та процесу. Це допоможе  уникнути паніки в колективі, мінімізувати помилки під час реального обшуку та напрацювати внутрішню узгодженість дій працівників. Такі тренінги бажано проводити не рідше одного разу на рік із детальним роз’ясненням працівникам компанії їхніх прав та обов’язків. Зокрема, щодо можливості залучення адвоката як представника компанії чи окремих її співробітників, можливості в будь-який момент скористатися правом не надавати під час обшуку пояснення, запобігати спробам фізичного перешкоджання діям слідчого під час вилучення гаджетів, коштів, інших речей та документів, права заявляти клопотання та долучати до протоколу обшуку письмові заперечення щодо  слідчої дії. 

При підготовці інструкцій слід обов’язково зазначити інформацію щодо першочергових дій персоналу під час початкового етапу обшуку, після виклику адвоката, але до його прибуття на місце події, а саме щодо перевірки обґрунтованості допуску правоохоронців до обшуку. 

За загальним правилом, проведення обшуку здійснюється на виконання ухвали слідчого судді. Однак останнім часом широкого застосування набула практика проведення так званого невідкладного обшуку у випадках, пов’язаних із порятунком життя, майна чи безпосереднім переслідуванням осіб, підозрюваних у вчиненні кримінального правопорушення.

На жаль, протягом останніх років стали «нормою» випадки проведення правоохоронцями безпідставних невідкладних обшуків, без ухвали слідчого судді. Як наслідок, ними допускаються численні зловживання при вилученні майна, зокрема комп’ютерної техніки і документів фінансово-господарської діяльності, що спричиняє грубе порушення права власності з «перспективою» довготривалого неповернення вилученого, внаслідок чого паралізується звична господарська діяльність підприємства та заподіюються істотні матеріальні збитки. 

Так, при розробці внутрішнього протоколу дій персоналу під час обшуку в компанії мають враховуватися положення, котрі передбачають, що відповідальна особа або керівник підрозділу, який перебуває на місці проведення обшуку, має обов’язково отримати від слідчого копію ухвали про дозвіл на проведення обшуку, перевірити її чинність, а також повноваження осіб, які прибули для участі у цій слідчій дії, з’ясувати правильність зазначення назви та реквізитів підприємства, адреси проведення обшуку, конкретних речей та документів, дозвіл на відшукання і вилучення яких надано судом. Адже якщо адреса в рішенні суду не збігається із фактичною адресою проведення обшуку згідно з правовстановлюючими документами, технічним паспортом, договором оренди, або номери офісних приміщень не відповідають зазначеним в ухвалі, або строк дії ухвали вже закінчився, це утворює достатні правові підстави для відмови у доступі до приміщень та початку здійснення обшуку.

У протоколі окремо необхідно прописати дії працівників у ситуації, коли правоохоронці, незважаючи на очевидні невідповідності фактичних даних і змісту рішення суду, намагаються у будь-який спосіб провести обшук та потрапити до офісних, виробничих приміщень та робочих місць працівників або до кабінетів службових осіб компанії. У такому разі працівники компанії, не зволікаючи, мають звернутися з усною заявою під відеофіксацію та вимагати негайного припинення слідчої дії з послідовним роз’ясненням суттєвих розбіжностей. 

У разі продовження протиправних дій з боку правоохоронців щодо спроб незаконного проникнення до офісних приміщень компанії відповідальній особі слід негайно викликати поліцію з метою фіксації зазначеного правопорушення. 

Водночас необхідно уникати фізичного, силового блокування доступу до приміщень, оскільки такі дії навряд чи унеможливлять проведення обшуку, натомість створять ризики притягнення працівників до відповідальності за перешкоджання діям працівників правоохоронного органу під час виконання ними службових обов’язків. Основне завдання персоналу — не піддаватись на можливі провокації з боку правоохоронців, зберігати спокій і максимально чітко та обґрунтовано фіксувати всі процесуальні порушення для їх використання в подальшому з метою захисту законних інтересів компанії. 

Наступний етап, який слід прописати в алгоритмах дій персоналу, — негайне сповіщення свого керівництва та виклик на місце події адвоката. При цьому необхідно пам’ятати, що слідчий або прокурор зобов’язаний допустити адвоката до цієї слідчої дії на будь-якій стадії обшуку.  

Після цього слід заявити клопотання слідчому про припинення активних дій щодо проведення обшуку з метою надання розумного часу для прибуття адвоката. З моменту прибуття адвокат забезпечить дотримання законних прав осіб, інтереси яких він представляє, проконтролює всі умови проведення обшуку, зокрема час початку і завершення слідчої дії, перевірить законність вилучення речей та документів, їх пакування та маркування, складення протоколу та опис вилучених предметів, а за наявності допущених процесуальних порушень складе ґрунтовні письмові зауваження до протоколу обшуку.

Нерідко обшуки завершуються вилученням терміналів мобільного зв’язку, комп’ютерної техніки, серверів, флеш-накопичувачів, тому персоналу необхідно до або під час обшуку довести до відома про заборону на вчинення дій, спрямованих на умисне видалення з них інформації, оскільки вона може бути відновлена на пристроях, а така поведінка буде розцінена стороною обвинувачення як умисне знищення інформації з метою приховування слідів злочину. Разом з цим не слід на телефоні зберігати без додаткового захисту записи з паролями та кодами доступу до «хмар», електронних пристроїв, носіїв інформації.

За можливості слід  наполягати на копіюванні наявної інформації з метою запобігання вилученню носіїв, серверів, системних блоків, зовнішніх жорстких дисків. Але в будь-якому випадку відповідальна особа, адвокат обов’язково мають бути присутніми при вилученні техніки, документів та інших речей, контролювати процедуру вилучення, складення опису, пакування вилученого майна, зокрема правильне зазначення ідентифікуючих ознак, а саме назви, марки, моделі, серійного номера, кількості, реквізитів документів, оскільки це має важливе значення для подальшого оскарження бездіяльності слідчого щодо неповернення тимчасово вилученого майна, а також при розгляді в суді клопотань прокурора про накладення арешту на майно або його скасування за ініціативою власника чи його представника. 

Фінальною стадією обшуку є складання протоколу та додатків до нього, де відображаються результати проведеної слідчої дії, які після перевірки адвокатом на наявність недоліків відписуються усіма учасниками обшуку з наданням копії представнику компанії, адвокату. 

Крім цього, в інструкції важливо окремо прописати необхідність дотримання  правил щодо категоричної заборони всім працівникам підприємства підписувати будь-які документи, надані працівниками правоохоронних органів до, під час та після обшуку, без погодження з керівником компанії чи адвокатом, який надає правничу допомогу під час слідчої дії. Вказане правило особливо стосується підписання протоколу обшуку, додатків до нього та отримання повісток про виклик на допит.

Тому завжди важливо пам’ятати, що перед підписанням протоколу обшуку та додатків до нього, необхідно уважно перевірити кожен абзац процесуального документа, дату, час початку та закінчення слідчої дії, перелік опис вилучених речей та документів, підписи учасників, залучених спеціалістів, оперативних працівників та понятих, і тільки після узгодження з відповідальною особою ставити свій підпис. 

У разі, якщо під час обшуку або відразу після його завершення правоохоронці намагаються отримати показання у працівників шляхом проведення допиту з оформленням відповідного протоколу, слід пам’ятати, що працівники, незалежно від процесуального статусу свідка чи підозрюваного, мають право на правничу допомогу адвоката і право не надавати жодних показань відносно себе на підставі ст. 63 Конституції України. Ба більше, виклик особи для участі в проведенні допиту в кримінальному провадженні має здійснюватися шляхом вручення слідчим або прокурором письмового повідомлення про виклик за три дні до його проведення. Тобто під час проведення обшуку закон не дозволяє слідчому чи прокурору одночасно проводити ще й іншу слідчу дію — допит. 

Також варто зафіксувати необхідність персоналу бути пильними та уважними під час проведення обшуку і слідкувати за тим, щоб правоохоронці не залишались наодинці, без «нагляду», в приміщеннях у той час, коли в одному приміщенні проводять обшук з відеофіксацією за участю слідчого, понятих, представника компанії, адвоката, а в цей же час оперативники самостійно та безперешкодно проникають та проводять огляд інших приміщень компанії, включаючи технічні, підсобні кабінети. Вказані дії несуть ризик виявлення правоохоронцями ними ж принесених із собою речей та документів з метою подальшого їх вилучення і використання як доказів нібито причетності компанії до протиправної діяльності.

Дотримання цієї процедури на всіх етапах проведення обшуку є важливим, а іноді і вирішальним елементом при оскарженні неправомірних дій або бездіяльності представників сторони обвинувачення та запобіганні негативним наслідкам обшуку у вигляді тимчасового вилучення майна або при вирішенні питання про накладення судом арешту на це майно.

Отже, обшук — це лише, так би мовити, початок шляху та перший етап, після завершення якого можливе проведення інших слідчих, процесуальних дій у межах кримінального провадження, зокрема проведення допитів, судових засідань з розгляду клопотань про арешт майна або скарг про повернення тимчасово вилученого майна, оскарження інших дій або бездіяльності органу досудового розслідування. Тому рекомендовано після обшуку провести внутрішню нараду за участю адвокатів, під час якої підвести підсумки слідчої дії, визначити наступні кроки взаємодії між працівниками компанії та правоохоронцями, опрацювати допущені помилки, спрогнозувати наслідки для компанії із урахуванням можливих ризиків та вжити додаткових заходів для їх мінімізації. 

Безперечно, обшук — це завжди неординарна подія в діяльності кожної компанії, але у більшості випадків, завчасно підготувавшись до його можливого проведення, реально запобігти настанню більшості негативних наслідків або хоча б звести їх до мінімуму. Отже, чіткий, послідовний, своєчасно розроблений та впроваджений внутрішній протокол дій на випадок обшуку, теоретичне навчання та практична підготовка персоналу, призначення відповідальних осіб у компанії та професійна адвокатська допомога сприятимуть ефективному управлінню кризовою ситуацією та запобігатимуть дестабілізації господарської діяльності підприємства.