31 березня 2020, 17:41

Якщо можете вплинути на ситуацію – дійте, якщо ні – пристосовуйтеся

Тому поясни, що робити, цього заспокой, тут проконсультуй, напиши гайд, а тепер зроби це все, сидячи вдома, - звичайні будні наших інхаусів. Як вони з цим вправляються і як налаштувати бізнес працювати в майбутньому? Про це вони розповіли в нашій спецрубриці «The world goes digital».


Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!


Лукьянова (2) Ольга Лук'янова, начальник юридичного відділу/комплаєнс-офіцер групи компаній Henkel в Україні

- Які питання наразі стали першочерговими у Вашій діяльності (через запровадження карантину)?

- Компанія Henkel почала підготовку до роботи в умовах карантину заздалегідь (ще в лютому). Всі новації, обмеження та заборони, а також застосування нових умов праці для нас не були великим викликом або сюрпризом. Все поступово прийшло з Китаю, де в Henkel також є дочірні компанії. По-перше, ввели обмеження на подорожі до Китаю, потім обмежили подорожі по всьому світу, в тому числі Європою. Невдовзі встановили заборону на відвідування масових заходів та ввели 2-тижневий карантин для людей, які подорожували у країни з високим ризиком зараження. Ми відмовилися від участі в усіх масових заходах, починаючи з 01.03.2020 р. Прикро, але це було усвідомлене рішення з метою уникнення будь-яких ризиків. Наступним кроком стала заборона пересування - навіть всередині країн, в яких компанія здійснює свою діяльність.

- Як саме довелося змінювати підходи до організації робочих процесів?

- Як я вже зазначала, все було зроблено поступово. Не в один день і навіть не за один тиждень. Кризовий Комітет в Україні зібрався два тижні тому стосовно визначення першочергових заходів, але обмеження та потенційні ризики були обговорені на зборах Ради директорів Хенкель в Україні вже 05.03.2020 р. Крім цього, останніми роками, відповідно до своєї стратегії, компанія Хенкель швидко діджиталізує та смартизує всі бізнес-процеси, що надає нам додаткові переваги у веденні бізнесу в умовах високої конкуренції.

Вже кілька років поспіль ми заохочуємо та використовуємо модель роботи з дому. Майже всі працівники компанії мають у використанні ноутбуки та інші мобільні пристрої, додатки з доступом до відео-конференц-зв’язку та платформ сумісного використання, а також з можливістю доступу до серверів компанії з будь-якого місця, де є Wi-Fi або 3/4G. Тому запровадження роботи на дистанції для нас не є новацією, а скоріше додатковим тестом на витримку в часі. Звісно, є відділи, яким необхідно відвідувати робоче місце (наприклад, логістика або виробництво), але тут всі процеси організовані відповідно до наших SHE (Safety, Health & Environment) стандартів та санітарних вимог українського законодавства.

Важливим кроком для Кризового комітету та Ради директорів було встановлення постійної комунікації з працівниками. Це завжди допомагає зорієнтувати людей у непростий час, відповісти на можливі питання, пояснити ті чи інші дії, які приймає керівництво компанії. До того ж ми одразу застосували додаткові засоби захисту для людей на роботі - санітайзери, маски, додаткове прибирання, провітрювання приміщень тощо.

- Як налаштований бізнес у своїх прогнозах?

- Ми орієнтуємося на світові прогнози та наші можливості, але ж ми - не чарівники. Стратегія бізнесу визначається штаб-квартирою в Дюссельдорфі. Наше спільне завдання - побороти хворобу, що зупинила швидкий рух світу. Всі разом ми зможемо знову рухатися вперед до інновацій, задоволення потреб та бажань наших споживачів!

- Дайте п’ять порад бізнесу, як пережити цю ситуацію.

- По-перше, подумайте про людей, з якими ви працюєте. Якщо є можливість їх залишити - це ваш майбутній капітал на повернення до успіху. Говоріть з людьми, не приховуйте правду.

По-друге, сплануйте декілька сценаріїв розвитку вашого бізнесу, сплануйте роботу вашого бізнесу найближчим часом, прорахуйте навіть найскладніший сценарій. Так буде легше приймати важкі рішення.

По-третє, знайдіть можливість переформатуватися - це непросто, але можливо. Малий дохід кращий, ніж ніякий.

По-четверте, вчіться, використовуйте час з користю, адже це допоможе в майбутньому. Ніхто не знає, які нові компетенції, навички або знання стануть вам у нагоді.

По-п’яте, здається, ми вже переживаємо п’яту кризу. Напевно, для нас криза - це вже звичний цикл життя або виклик перед новим стрибком у краще майбутнє. Я вірю, що ми це переживемо! Оптимістично? Так! Але ж не плакати! У 90-х не було чого їсти, однак ми впоралися. Залишаємося вдома, щоб скоріше повернутися до звичного життя! Тож більше оптимізму та віри в себе і своє оточення!

Viktoriya Ogryza Вікторія Огриза, керівник юридичного департаменту компаній PepsiCo в Україні

- Які питання наразі стали першочерговими у Вашій діяльності?

- Насамперед, питання щодо здійснення оцінки ризиків для компанії та співробітників, можливості швидкої адаптації постачальників, партнерів, внутрішніх процесів до нових умов. У межах ризик-менеджменту ми змогли спрогнозувати наступні дії на перші два тижні карантину завдяки постійному апдейту відділу зовнішніх комунікацій та досвіду колег з європейських країн, де обмеження були запровадженні на 2-3 тижні раніше. Крім цього, ми провели стрес-аналіз чинного законодавства з питань праці, господарських відносин та зовнішньо-економічної діяльності. Тенденції останнього тижня свідчать про те, що будуть питання щодо антимонопольного, податкового законодавства, а також банкрутства.

- Як саме довелося змінювати підходи до організації робочих процесів?

- Зміни вплинули на роботу офісів, запроваджений відділений формат роботи, здійснені всі необхідні заходи для захисту працівників, які мають працювати на своїх робочих місцях, адже безперебійна робота підприємства харчової промисловості є критичною. Практика роботи вдома в компанії існує два роки, але перший тиждень карантину, звичайно, відбувалася адаптація. До того ж були переформатовані внутрішні процеси. Ми організували домашні офіси з необхідним обладнанням для підписання контрактів та обміну сканкопіями без візиту до офісу і кур’єра, не ставимо печатку, сконцентрували підписання документів за певними менеджерами, відмовилися від підпису та друку внутрішніх документів.

- Якими сервісами захисту даних Ви користуєтеся в умовах дистанційної роботи?

- Захист даних впроваджений на глобальному рівні, мережа компанії захищена від зовнішнього втручання, інформація зберігається на «хмарних» сервісах, канали передачі даних зашифровані, а всі дані компанії закриптовані.

- Як налаштований бізнес у своїх прогнозах?

- Прогнози бізнесу залежать від певних чинників, але всі впевнені, що ця криза мине. Здебільшого великий бізнес вже оцінив свої ризики та працює як над поточною ситуацією, так і над планами на майбутнє. Звичайно, наслідки для всіх будуть різними, але загалом шок має пройти.

- Дайте п’ять порад бізнесу, як пережити цю ситуацію.

- Мої поради ґрунтуються виключно на власному досвіді, тому я раджу обирати свій шлях, але не втрачати дорогоцінний час.

По-перше, не панікуйте. Проста порада, але вона надважлива як для пересічної людини, так і для бізнесу. Кризи, на жаль, відбуваються. За кожною кризою настає відлига або інша реальність.

По-друге, оцініть ризики та створіть план дій. Досвід попередніх криз та подій 2014 р. свідчить, що ситуації для бізнесу здебільшого повторюються (падіння гривні, зниження aбо зміна попиту, обмеження постачання і логістики, згортання кредитування тощо). Сьогодення має певні особливості, але «покриваючі» дії здебільшого зрозумілі: створення ризик-команди, оцінка ризиків та план дій, аналітика прогнозів, чітка координація та впровадження заходів.

По-третє, постійно комунікуйте. Рекомендації соціальної дистанції та два тижні карантину наживо демонструють, що люди потребують спілкування та роз’яснювальної інформації. Внутрішні та зовнішні комунікації, в тому числі з державними органами, мають бути чіткими та зваженими. При цьому важливо не поринути у вирій спаму, який ми бачимо сьогодні.

По-четверте, впроваджуйте нові ідеї. Сьогодні, як ніколи, актуальним є питання діджиталізації. Електронні підписи, електронний документообіг, онлайн-колаборація мають бути запроваджені, зокрема, як «покриваюча» ризик-дія. В будь-якій інновації є нюанси, але використайте цей час турбулентності для тестування нових інструментів. В умовах стресу звичайні процеси зазнають кардинальних змін.

По-п’яте, будьте готовими до змін. Ситуація змінюється щодня, сприймайте це як умову ведення бізнесу. Працюйте з фактами, тенденціями та прогнозами. Якщо можете вплинути на ситуацію - дійте, якщо ні - пристосовуйтеся, використовуючи той самий алгоритм п’яти порад.

Моє побажання всім: тримайте голову світлою, а бізнес - готовим до післязавтра.

максим бугай Максим Бугай, старший юридичний радник, Східна Європа, FedEx Corp

- Які питання наразі стали першочерговими у Вашій діяльності (через запровадження карантину)?

- Це моніторинг регуляторних ініціатив уряду в режимі 24/7. Також роз’яснення особливостей режиму надзвичайної ситуації та оформлення дистанційної роботи працівників компанії. На порядку денному - аналіз випадків, у яких можна буде посилатися на обставини форс-мажору.

- Як саме довелося змінювати підходи до організації робочих процесів?

- Важко відповісти. Насправді ще не пройшло багато часу, щоб кардинально змінювати робочі процеси. Як клієнти, так і постачальники тільки починають адаптовуватися до нової реальності ведення бізнесу.

- Якими сервісами захисту даних Ви користуєтеся в умовах дистанційної роботи?

- Враховуючи, що більшість працівників повністю перейшли працювати онлайн, то це додаткові заходи криптографічного захисту.

- Як налаштований бізнес у своїх прогнозах?

- Хочеться сподіватися, що негативні наслідки для економіки будуть мінімізовані, але ще незрозуміло, яким чином це відбуватиметься.

- Дайте п’ять порад бізнесу, як пережити цю ситуацію.

- Продовжувати працювати, ніби нічого не сталося. Ставитися відповідально до засобів захисту інформації. Не зволікати зі швидкою адаптацією до нових вимог сучасності. Піклуватися про своїх працівників (у разі можливості забезпечувати засобами індивідуального захисту). Звісно ж, мити руки!

- Настав час, коли онлайн - це не майбутнє, а реальність. Назвіть три ефективні кроки, з яких потрібно почати.

- Сподіваюся, що карантин змусить український бізнес повністю перейти на застосування електронного документообігу та ЕЦП. Очікую, що навіть після закінчення пандемії COVID-19 частина працівників продовжить віддалену роботу. Виявиться, що вдома також можна ефективно працювати.

0
0

Додати коментар

Відмінити Опублікувати