Поки всі святкували День юриста, Asters спільно з European Business Association (EBA) розпочали 13-й семестр Правничої школи ЕВА-Астерс. Першим лектором осіннього семестру стала Анна Жарова, керівник юридичного відділу, комплаєнс-офіцер компанії Philips Ukraine, яка розповіла про особливості підготовки персоналу до перевірок (Dawn Raid) і основні помилки, які можна допустити при такій підготовці.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Помилки і цінний досвід
«Ми в Philips зрозуміли, що недостатньо проводити тренінги, в стресовий момент (а перевірка - це завжди стрес для всіх, крім юриста) колеги губляться і забувають всі настанови, тому важливо залишити бізнесу чіткі інструкції - дії, які будуть «під рукою» в момент перевірки - особливо для ресепції», - сказала пані Жарова.
«Основні завдання, які компанія ставить перед собою, це в першу чергу - виконати вимогу законодавства, в момент перевірки не варто робити незаконних перепон або рухів, які можуть пізніше оскаржувати в суді. При цьому паралельно варто фокусуватися на тому, щоб не розкрити додаткову зайву інформацію. У цьому допоможе правило «чистого столу» і періодичні нагадування через комунікацію за допомогою HR-відділу. Правило є корисним не тільки під час перевірок, а й тоді, коли приходять партнери в офіс».
Як підготувати співробітників до перевірки?
Пані Жарова радить проаналізувати бізнес-процеси і використовувати шаблони актів перевірки контролюючих органів, що розміщені на їх офіційних сайтах, як додаткові чек-листи для аналізу бізнес-процесів і документообігу, і звісно провести зустріч із персоналом.
Якщо мова йде про перевірки Держпраці (їхні перевірки найбільше торкаються персоналу), то персонал потрібно підготувати до ймовірних питань інспектора, а саме:
- на якій посаді працює співробітник;
- дата, з якої працює на цій посаді;
- що входить у його посадові обов’язки і яку роботу він виконує;
- його робочий час (з/по);
- час для відпочинку;
- розмір заробітної плати і яким чином вона виплачується (на карту/ готівкою);
- яким чином працівник оформлений на роботі (наказ, трудова книга, цивільно-правова угода, по домовленості сторін);
- чи проводився інструктаж із питань охорони праці на робочому місці;
- чи є медична книжка.
Часто співробітники не пам’ятають дату працевлаштування або точну назву своєї посади, адже більше використовують абревіатури чи назви англійською. Тому дійсно корисна справа - пройтися по можливих питаннях від інспектора праці.
Також у цілому варто виділяти час на детальну підготовку до зустрічей із перевіряючими, проаналізувати всі можливі розвитки подій і алгоритми дій. Адже, як казав Поль Брегг, унція профілактики набагато краща, ніж фунт лікування.