Оцифрування архівних документів під час війни стало одним зі способів зберегти інформацію у разі загрози знищення фізичних носіїв. У Міністерстві юстиції України розповіли, як таку "цифрову евакуацію" проводять у Державному архіві Київської області.
 |
Маєте Телеграм? Два кліки - і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час! |
Читайте також: "Міжнародний Реєстр збитків відкрив категорії заяв щодо культурних цінностей"
У Мін’юсті зазначили, що через масштаби архівних фондів фізично евакуювати навіть найцінніші документи у разі безпосередньої загрози практично неможливо. Тому після початку повномасштабного вторгнення оцифрування стало одним із пріоритетних напрямів роботи державних архівів.
У Державному архіві Київської області ще напередодні вторгнення визначили близько 150 тисяч документів, які мали б евакуювати першочергово. Водночас це становило менш як 10% усіх матеріалів, що зберігаються в установі. Одним із пріоритетних для оцифрування став фонд № 1542 – "Колекція карт і креслень Київської губернії", до якого входять документи за 1781–1919 роки. Йдеться про плани населених пунктів і земель, топографічні карти та спеціальні креслення.
У межах проєкту документи не лише переводили в електронний формат, а й попередньо реставрували. Наразі оцифровано понад 6,7 тисячі унікальних карт і креслень, копії яких доступні у пошуковій базі архіву.
Сьогодні у ДАКО працюють шість камер, за допомогою яких щодня створюють близько 7 тисяч цифрових копій. Оцифровують, зокрема, дворянські справи Київської губернії XIX століття, книги реєстрації актів цивільного стану XX століття, листи остарбайтерів та інші історичні документи.
Також архів розпочав масштабне оцифрування господарських книг, які можуть використовуватися для генеалогічних досліджень і відновлення родинних історій повоєнного періоду.
Перед створенням цифрової копії фахівці перевіряють фізичний стан кожного аркуша. За даними архіву, близько 20% документів перед оцифруванням потребують реставрації. Після сканування цифрові копії зберігають на сервері архіву або у хмарному сховищі. Потім матеріали систематизують, пов’язують з обліковими даними та завантажують до пошукової бази. Від моменту сканування до появи документа у відкритому доступі може минути два-три місяці.
У Мін’юсті нагадали, що протягом 2022–2025 років державні архівні установи України створили понад 105,5 млн цифрових копій документів. На початку 2026 року Державна архівна служба України затвердила Програму оцифрування архівних інформаційних ресурсів на 2026–2030 роки. Вона передбачає створення ще понад 150 млн цифрових копій документів.
У відомстві підкреслили, що оцифрування не замінює збереження оригіналів, однак дозволяє зменшити роботу з крихкими документами, розширити доступ до архівних матеріалів та зберегти зафіксовану в них інформацію у разі втрати фізичного носія.