Популярні матеріали

06 червня 2017, 11:32

Автоматизація юридичних документів

Як витрачати втричі менше часу і готувати втричі якісніші документи

Останнім часом звучить багато розмов про штучний інтелект, автоматизацію і роботизацію юридичної професії. Наші колеги з США та Великобританії вже активно освоюють новітні технології на службі у юристів. Програми з елементами штучного інтелекту аналізують величезні масиви інформації за хвилини, а розумні конструктори договорів дозволяють підготувати документ за кілька хвилин без залучення юристів.

Деколи здається, що ми не встигаємо за розвитком технологій. Та й самі технології, на перший погляд, створюють загрозу юридичній професії… Проте я вважаю, що це не так. Юридична професія – це бізнес стосунків, довіра між клієнтом і юристом, це мистецтво переговорів і вміння юриста витлумачити законодавство так, як цього вимагає ситуація, а не просто сухо цитувати закон. Ми ще не скоро автоматизуємо ці процеси. Однак юридична професія має й інший бік – щоденна рутинна робота над стандартними документами, яка займає багато часу, але приносить мало задоволення. Було б класно делегувати таку роботу комп’ютеру. І на щастя, це можна зробити.

Звичайний процес підготовки документів

Для початку розглянемо звичний підхід юриста до підготовки документів. Для зручності розглянемо його на практичному прикладі – продаж частки у ТОВ.

Клієнт (фізична особа) звертається до свого юриста з проханням оформити продаж його частки у розмірі 30% у статутному капіталі ТОВ третій особі. Інші 70% належать партнеру клієнта. Отримавши такий запит, юрист шукає прецеденти (шаблони): 1) договору купівлі-продажу, 2) повідомлення про відчуження частки, 3) відмови від переважного права на відчуження частки, 4) згоди подружжя та 5) протоколу загальних зборів учасників ТОВ. Або ж шукає пакет документів зі своєї останньої подібної угоди.

У юридичному департаменті компанії часто трапляється схожа ситуація, коли потрібно підготувати пакет документів для найму нового працівника, укладення договору з новим контрагентом чи провести загальні збори акціонерів.

Чому це проблема? По-перше, можна забути змінити реквізити документу та сторін, які використовувалися минулого разу. Крім того, існує ризик, що у документі, який ви берете за основу, в процесі переговорів був видалений важливий пункт або внесені зміни, які невигідні поточному клієнту. Тобто цілком може скластися так, що кінцевий документ не буде максимально якісним.

Знайшовши потрібний прецедент, юрист починає заповнювати кожен документ вручну, видаляючи старі реквізити та додаючи нові (імена, реквізити паспорта та податкові номери кожної зі сторін) у кожному з 5 документів у кількох місцях. Таким же чином він потім буде додавати реквізити товариства та описувати частку, що відчужується, і т.д.

Таким чином, юрист витратить на підготовку документів приблизно такий час:

- договір купівлі-продажу – 40 хвилин;

- повідомлення про відчуження частки – 15 хвилин;

- відмова від переважного права – 15 хвилин;

- згода подружжя – 15 хвилин;

- протокол загальних зборів – 25 хвилин.

Загальний час – 1 година 50 хвилин

Думаю, є юристи, які зроблять це швидше, але візьмемо це як середній показник.

Автоматизація документів у дії

А тепер уявимо собі, що у цього ж юриста є можливість скористатися автоматизованим прецедентом (наприклад, він користувач AxDraft).

У такому випадку юрист переходить на сайт www.axdraft.com (не треба нічого шукати) і відкриває потрібний йому документ (усі документи відсортовані за напрямками роботи). Далі він відповідає на ряд простих запитань, наприклад: 1) покупець фізична особа чи юридична? 2) сплата покупної ціни відбувається у дату договору чи передбачена відстрочка платежу та інше. Кожна відповідь змінює кінцевий документ та наступні відповіді. Наприклад, якщо ви обрали, що одна із сторін є нерезидентом, договір буде двомовний, і у вас буде можливість обрати іноземне право (є іноземний елемент). Якщо усі сторони резиденти України, договір буде українською мовою, вибір права і AxDraft не запропонує.

Далі ще краще: замість того, щоб вводити дані сторін, товариства та опис частки кілька разів, юрист вводить їх лише один раз, і вони автоматично переносяться в усі документи по угоді. Таким чином, за 20–30 хвилин користувач отримує 5 готових, вичитаних документів у його корпоративному стилі у форматі .doc, що дозволяє йому вносити зміни у документ у будь-який момент. Тобто час на підготовку документа скоротився з 1 години 50 хвилин до 30 хвилин.

Дехто скаже: це підходить для простих документів, але ж ми працюємо з неймовірно складними документами, і вони завжди унікальні. З цим важко погодитися. Будь-який документ можна автоматизувати. Навіть унікальні протоколи загальних зборів акціонерів чи інших органів управління компанією, де в кожному питанні детально описані усі обставини прийняття рішення, можна автоматизувати щонайменше на 40%, прописавши структуру документу та заповнення реквізитів компаній. А автоматичне перенесення детального опису обставин прийняття рішення з одного документу в інший (наприклад, з протоколу в бюлетень) – це ще 10% зекономленого часу. Що вже казати про те, що можна спростити форму самого протоколу.

Стандартні договори закупки, оренди чи трудові угоди – це взагалі робота, яку можна передати менеджерам відповідного департаменту. Відповівши на кілька простих запитань і додавши реквізити контрагента, вони зможуть отримати потрібний їм документ за кілька хвилин без додаткового залучення юридичного департаменту.

Для великих юридичних фірм теж є аргументи. Скажімо, договір купівлі-продажу за англійським правом на 60% складається зі стандартних положень (boilerplate+warranties). Ще 20% – це 5–6 можливих варіацій, які теж можна автоматизувати, і лише 20% – унікальні положення. Кредитні договори і договори забезпечення взагалі повинні бути стандартними, тому що їх стандартність – це запорука впевненості кредитора. Навіть у юридичних висновках є стандартні припущення (assumptions) та застереження (qualifications), які можна автоматизувати і спростити свою роботу.

А найкраще у цьому всьому те, що ніхто не нав’язує вам використання інших документів. Будь-який документ, який ви використовуєте у своїй щоденній роботі, можна автоматизувати. Це буде ВАШ документ, тільки покращений!

Час автоматизації

Подивіться на свою роботу ширше. На жаль, вона не завжди така унікальна, якою ми хотіли б, щоб вона була. Зекономивши час на стандартних документах, ми звільняємо час для творчої роботи та професійного росту. Тобто ми стаємо кращими юристами і маємо більше вільного часу!

Автоматизація документів відкриває безліч нових можливостей для організації і структурування роботи юридичних департаментів. А для юридичних фірм вона є одним із способів підвищення ефективності і зближення цінових очікувань клієнтів і часових затрат юристів.

Найближчим часом автоматизація стане не інновацією у сфері права, а новим стандартом професії. Залишається лише одне запитання: «Чому ви досі не використовуєте автоматизовані документи?»

0
0

Додати коментар

Відмінити Опублікувати