30 січня 2019, 11:29

Планування — запорука ефективності

Опубліковано в №4-5 (658-659)

Віра Проценко
Віра Проценко CEO GOLOVA BOUTIQUE, кар’єрний консультант, коуч

Розпочався 2019 р., швидко промайнули свята і ми знову поринули в робочий ритм. Хтось з нас встиг поставити цілі наприкінці 2018 р., а інші лише зараз замислилися над тим, куди вони йдуть. Це не погано чи добре, адже питання не в тому, коли ви це зробите. Важливо — як і для чого ви це робите. Сьогодні ми поговоримо про планування, його необхідність в нашому житті, інструменти та зони ризику, які вдасться зменшити, створивши action plan.

Для чого нам потрібно планувати та як це робити правильно? Згідно з дослідженням вчених, у голові середньостатистичної людини щоденно живуть 60 тис. різних думок. Ще цікавішим є той факт, що 90% з них щодня повторюються, а 80% мають негативний відтінок. Уявляєте, наскільки непросто фокусуватися на наших цілях, якщо вони не сплановані та не зафіксовані у спеціально відведеному місці? Наш мозок побудований таким чином, що фокусуючись на будь-якій цілі, він починає помічати необхідні нам ресурси: людей, фінанси, нові можливості тощо.

Тому я виступаю «ЗА» планування та щоденну роботу над собою. Я рекомендую розділити будь-яке планування на три етапи. Перший етап — це наші глобальні цілі на рік. Проаналізуйте попередній період, ваші актуальні побажання і напишіть 3‑5 великих та амбітних цілей. Пам'ятайте про такий корисний інструмент як SMART (ER). Саме він допоможе уникнути або знизити зони ризику та підвищити якість планування. Є люди, які розпочинають планування з цілей на 3‑5‑10 років і лише потім будують плани на рік. Якщо ви відчуваєте, що вам так зручніше, вперед!

Другий етап — це розписати ваші великі цілі на більш дрібні та зафіксувати кроки до них, які необхідно здійснювати щомісяця. Ні для кого не секрет, що великого «слона» зручніше їсти шматочками. Таким чином, ціль виявляється більш реальною. Як результат, ми рухаємося значно швидше. Я неодноразово чула від клієнтів, що нереально виконати той чи інший план, досягти поставленої цілі саме тому, що вони були занадто масштабними та з певним викликом. Однак після того як ми до них наближалися, розбивали кожну на багато кроків, всі точно розуміли, що це таке ж завдання, як і багато інших, вже успішно реалізованих.

Третій етап полягає у щотижневому плануванні. Я пропоную виділити кілька годин (краще один раз на тиждень) і вносити завдання в наш календар або пленер на 7 календарних днів уперед. Буде ідеально, якщо ви зможете розподілити завдання не лише по днях, але й по годинах. Наприклад, з 9:00 до 12:00 я розбираю поштову скриньку, відповідаю на питання, проводжу внутрішні зустрічі; з 14:00 до 16:00 займаюся безпосереднім виконанням завдань, веденням проектів тощо. Це допоможе мінімально відволікатися на інші незаплановані дії та знизити ризик виникнення прокрастинації. Що стосується імплементації та використання різних інструментів з планування, тут кожен вирішує сам для себе. Варто зазначити, що не існує ідеального рецепта. Я знаю людей, які планують цілі лише на місяць, а завдання на кожен день вносять тоді, коли в цьому є потреба. При цьому вони є ефективними менеджерами та успішними особистостями.

Перед тим як розпочати планування та перейти до практики, проаналізуйте відповідні інструменти, що існують на ринку. Можливо, у вашій компанії є розроблена програма, яка повністю задовольняє всі ваші потреби. Хтось обирає онлайн календарі (Google або Microsoft Outlook), інші схиляються до офлайн помічників (різноманітних планерів). Наприклад, я комбіную обидва рішення, адже кожне з них має свої переваги. Онлайн календар дозволяє переглянути свій графік, де б ти не знаходився. Для цього потрібен лише телефон, без якого ми вже не уявляємо свого життя. До того ж є автоматичні нагадування, можливість дублювання завдань на рік уперед, внесення зустрічі в календар іншої людини тощо. Офлайн календар простіше та зручніше адаптувати під себе, додаючи певні опції, розфарбовуючи в яскраві кольори, використовуючи наліпки на всі випадки життя. Мені подобається можливість фіксувати досягнення наприкінці місяця, читати цитати, які мотивують, та використовувати багато корисної інформації, яка додається до планера.

Враховуючи власний досвід у цьому питанні, а також той факт, що я є співавтором унікального інструмента з планування життя (коучпленера), хочу поділитися основними порадами. Впевнена, що ці поради та інформація, зазначена вище, зроблять ваше життя більш усвідомленим, ефективним і щасливим.

Порада 1

Не плануйте заради планування. Починайте лише тоді, якщо ви дійсно вірите в те, що це може підвищити вашу ефективність.

Порада 2

Проведіть невеличке розслідування і спробуйте найзручніший для вас інструмент з планування. Адже якщо ви оберете хибний, тобі буде незручно, а мотивація зникне дуже швидко.

Порада 3

Якщо вірити різним джерелам, звичка напрацьовується через 21‑30 днів. Тож перші дні може бути непросто, тому тут важливо не здаватися. Придумайте, як ви будете себе підтримувати.

Порада 4

Прописавши детально одну глобальну ціль та/або її реалізувавши, подякуйте собі. Це може бути щось смачне або придбання чогось дуже бажаного. Таким чином ви зафіксуєте перемогу і факт того, що цей інструмент працює.

Порада 5

Постійно переглядайте свої цілі, обговорюйте їх з важливими для вас людьми, корегуйте, якщо потрібно. Пам'ятайте, що це ваше життя. Лише ви можете все змінити. Абсолютно нормально, якщо деякі з поставлених завдань втратили свою актуальність.

0
0

Додати коментар

Відмінити Опублікувати